Теперь это официально – государственные архивные службы заговорили об управлении документами в организациях и учреждениях на основе оценки рисков, что по сути дела означает признание большинством этих служб того, что установленные ими обязательные стандарты не соблюдаются. Теперь они рекомендуют «расходовать имеющиеся ресурсы на соответствующие вещи» (что для циничных людей — да, таких как Вы — означает: «не пытайтесь полностью исполнить все установленные требования, это не сработает»).
Но ничего не меняется. В лучшем случае мы видим документные системы, позиционирующие себя как инструменты управления документами «по месту» - и в большинстве случаев этим «местом» оказывается Microsoft 365 (и если вы понимаете ход эволюции SharePoint, то можете понять, как это произошло).
Похоже, что на данный момент на рынке существуют три подхода к управлению документами «по месту» (т.е. непосредственно в деловых информационных системах, без перемещения их в специализированные системы управления документами – Н.Х.):
- Управление документами в Microsoft 365, приобретя систему, которая предоставляет отдельное хранилище метаданных и механизм процессов для управления сроками хранения;
- Управление документами в Microsoft 365, приобретя систему, которая синхронизируется с другим хранилищем – в надежде либо на то, что это хранилище поддерживает достаточные возможности по структуризации, чтобы обеспечить управление сроками хранения, либо на появление чего-то волшебного, что сможет решить эту проблему.
- Управление в других системах (в основном это Microsoft 365 и файловые сервера), приобретя программное обеспечение, которое захватывает все доступные метаданные из другой системы, а затем использует классификатор для установления сроков хранения и поддерживает процесс уничтожения/передачи.
Типичным здесь является то, что все эти подходы подразумевают «приобретение системы, которая…» обеспечивает соответствие установленным требования – на что способен лишь очень небольшой процент систем.
Я не наблюдаю подхода типа «мы собираемся провести оценку риска для всех наших систем и решить, нужны ли для выбранного уровня допустимого риска какие-либо дополнительные функциональные возможности» - потому что для многих систем вопрос решается совсем иначе.
Для многих систем, в которых документы хранятся в течение короткого периода времени, требуется, чтобы кто-либо «удалял весь контент старше x дней и делал это каждые y дней» - для чего любой мало-мальски компетентный администратор базы данных или системный администратор мог бы написать скрипт (сценарий).
Как мне кажется, это на самом деле говорит о том, насколько укоренилось мышление типа «вот наша документная система, и именно в ней мы работаем с документами» - что, по сути, является парадигмой «хранения документов в документной системе», даже если сейчас речь идёт только о хранении метаданных.
Я думаю, что для нашей профессии это стопор, от которого следует уходить – и что такое отношение коренится в нежелании управлять рисками
Ко многим решениям мы по-прежнему относимся как к «чему-то такому, чего мы не можем знать». И мы не видим иронии в том, что те самые организации, в которых мы работаем, часто имеют дело со стихийными бедствиями, несчастными случаями и иными событиями, о которых мы можем иметь только статистическое представление, а не точные причинно-следственные связи.
Проще говоря, мы зашли в тупик. Я буду считать, что мы вышли из тупика, когда увижу кого-то, кто сделает устанавливаемые архивными службами нормы и правила «нашей работой» - вместо того, чтобы возлагать ответственность за это на всю организацию посредством положений политик, которые явно невозможно соблюдать (т.е. «мы предоставим вам для выполнения вашей работы законченную деловую систему, а затем скажем вам, что документы вам следует хранить в другой системе - специализированной EDRMS-системе для управления документами и контентом»).
Как это будет выглядеть? Назову несколько моментов.
Во-первых, полагаю, мы могли бы нанять историка/архивиста – специалиста, которому будет поручено заранее определить, какие транзакции организации могут иметь долгосрочную историческую ценность, и захватить информацию о них.
Во-вторых, как мне кажется, уйдут традиционные документные системы. Это может показаться спорным, но я всегда считал, что архивы на самом деле не заинтересованы ни в чём, кроме документов постоянного срока хранения. В сравнении с тем, в чём они действительно заинтересованы, осуществляемое государственными архивными службами регулирование является чрезмерным - для меня это означает, что служба управления документами будущего будет владельцем системы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, которая будет захватывать весь контент, независимо от формата (т.е. включая базы данных, или, по крайней мере, представления их контента в деловых системах). Это будет отходом от ориентированного на контент видения управления документами, поскольку речь будет идти не о контенте, а о документах.
В-третьих, я полагаю, мы будем принимать участие в разработке систем для выполнения сотрудниками их работы, потому сейчас, как мне кажется, что большую часть сферы управления документами «засосала» парадигма хранения архивных документов, где работа в основном связана с хранилищем, в отличие от парадигмы управления документами, где работа выполняется в интересах обеспечения качества получаемых результатов и его повышения посредством изменения способа документирования информации. Это означает, что мы будем больше похожи на бизнес-аналитиков и аналитиков процессов, и что оценки рисков, которые мы собираемся проводить, будут исходить их необходимых для процессов возможностей и связанного с ними уровня риска.
Ну а для тех, кто по-прежнему хочет использовать специализированные EDRMS-системы для управления документами и контентом, это означает, что таких решений все ещё будет своя ниша – скажем, горнодобывающие и газовые компании внедряют EDRMS-системы совсем не потому, что так им велели государственные архивные службы, а потому что знают, что их деловая деятельность даст более высокие результаты, если они внедрят эти системы (и наймут пачками специалистов по контролю над контентом, т. е. специалистов по управлению документами, которые основное внимание уделяют работе с контентом).
Что вы думаете об этом? Согласны ли Вы с тем, что мы оказались в тупике? Как им Вы видите будущее?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-embeddedness-of-the-records-system
Комментариев нет:
Отправить комментарий