Мы рады объявить о публикации ответов на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, FAQ), касающиеся несоответствующих требованиям оцифрованным документам постоянного срока хранения (Non-Compliant Permanent Digitized Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/non-compliant-digitized ).
Эта публикация поддерживает нормативные акты Национальных Архивов США (NARA) в отношении стандартов оцифровки документов постоянного срока хранения (см. Свод федеральных нормативных актов США (CFR), раздел 36 CFR 1236, подраздел E, https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E ).
В этой публикации рассматриваются вопросы, касающиеся «несоответствующих требованиям» оцифрованным документам, под которыми понимаются оцифрованные версии документов, которые не соответствуют требованиям стандарта Национальных Архивов, обычно потому, что они были оцифрованы до его выпуска. В ответах описан ряд вариантов, которые могут рассмотреть федеральные органы исполнительной власти при определении того, что делать с ранее оцифрованными документами, а также шаги и условия, необходимые для реализации каждого такого варианта.
Если у Вас есть вопросы или комментарии по поводу данного руководства, пожалуйста, пишите по адресу rmstandards@nara.gov .
Мой комментарий: Веб-страница «Часто задаваемые вопросы, касающиеся несоответствующих требованиям оцифрованным документам постоянного срока хранения» (Frequently Asked Questions (FAQ) about Non-Compliant Permanent Digitized Records) появилась на сайте Национальных Архивов США 30 ноября 2023 года. В частности, там сказано следующее:
«Совместные меморандумы M-19-21 (это опубликованный в июне 2019 года меморандум «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records), https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf - Н.Х.) и M-23-07 (это меморандум М-23-07 от 23 декабря 2022 года об изменении крайних сроков перехода на электронной управление документами постоянного срока хранения, ранее установленных меморандумом М-19-21,см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf - Н.Х.) Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальных Архивов (National Archives and Records Administration, NARA) определяют новое важное направление в подходах федеральных органов исполнительной власти к управлению документами постоянного срока хранения.
Федеральные органы в максимально возможной степени должны передавать на архивное хранение в фонды Национальных Архивов США электронные версии документов постоянного срока хранения. В мае 2023 года Национальные Архивы выпустили правила, устанавливающие стандарты оцифровки таких документов, чтобы помочь федеральным органам выполнить эту задачу. Эти правила включены в Свод федеральных нормативных актов США (CFR), раздел 36 CFR 1236, подраздел E «Оцифровка федеральных документов постоянного рока хранения» (Digitizing Permanent Federal Records.). Данные правила являются обязательными для всех оцифрованных бумажных документов и фотоотпечатков постоянного срока хранения, ещё не переданных на архивное хранение в фонды Национальных Архивов. Это означает, что правила применяются независимо от того, были ли бумажные документы постоянного срока хранения оцифрованы до или после даты вступления правил в силу 5 июня 2023 года.
В данном разделе ответов на часто задаваемые вопросы даны ответы на вопросы о несоответствующих требованиям оцифрованных документах, которые были созданы до издания правил. Разумно предположить, что большинство документов, оцифрованных до издания правил, не будут соответствовать всем стандартам оцифровки. Вопросы следующие:
- Что такое «не соответствующие требованиям оцифрованные документы постоянного срока хранения»?
- Каков документный статус исходных и оцифрованных документов?
- Можно ли применять к оцифрованным документам ведомственные указания по срокам хранения и действиям по их истечении (ведомственные перечни) для исходных документов?
- Как быть, если оцифрованные документы не соответствуют стандартам, установленным правилами Национальных Архивов?
- Есть ли возможность передать в Национальные Архивы исходные документы вместо оцифрованных?
- Одним из вариантов управления ранее оцифрованными документами является представление в Национальные Архивы на согласование нового перечня документов с указанием сроков хранения. Как Национальные Архивы будут определять возможность включения ранее оцифрованных документов в новые перечни?
- Почему федеральным органам исполнительной власти нельзя использовать нейтральные по отношению к носителям информации перечни документов для передачи на хранение в Национальные Архивы ранее оцифрованных документов?
- Что, если федеральный орган исполнительной власти представит форму NA 13171 (это форма «Извещения о документах. которым ранее были установлен постоянный срок хранения» (Notification for Previously Scheduled Permanent Records) – Н.Х.)?
- Что, если федеральные органы исполнительной власти уже уничтожили исходные документы и располагают только оцифрованными версиями?
- Могут ли федеральные органы исполнительной власти сделать что-нибудь, чтобы привести ранее оцифрованные документы в соответствие со стандартами?
- Должны ли федеральные органы исполнительной власти обновить метаданные ранее оцифрованных документов, чтобы соответствовать стандартам?
- Должны ли федеральные органы исполнительной власти конвертировать черно-белые графические образы в оттенки серого, чтобы соответствовать стандартам?
- Что федеральным органам исполнительной власти делать с ранее оцифрованными документами на плёнках или иных носителях, на которые пока ещё не распространяются стандарты оцифровки?
- Какие еще имеются руководства и ресурсы, связанные с оцифрованными документами?»
Отвечая на первый вопрос – «Что такое «не соответствующие требованиям оцифрованные документы постоянного срока хранения»?» - Национальные Архивы отметили следующее:
«Не соответствующие требованиям оцифрованные документы постоянного срока хранения» – это документы, которые не соответствуют стандартам, установленным в соответствующих нормативных актах Национальных Архивов США. У федеральных органов исполнительной власти могут иметься текущие проекты по оцифровке, которые продолжают создавать несоответствующие требованиям электронные документы. Национальные Архивы признают, что федеральным органам исполнительной власти потребуется время для внедрения стандартов оцифровки документов постоянного срока хранения.»
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA / сайт NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/12/07/faq-non-compliant-permanent-digitized-records/
https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/non-compliant-digitized
Комментариев нет:
Отправить комментарий