В ситуации, когда органы исполнительной власти штатов США генерируют терабайты электронной почты, архивистам штатов нужно найти способы отсева, хранения и управления миллионами электронных сообщений.
Когда в прошлом месяце в штате Вермонт пришёл к власти новый губернатор, Архивно-документационная служба штата (State Archives and Records Administration) тоже получила кое-что: массив сообщений электронной почты предыдущей администрации, объём которых составил около терабайта.
В составе этого массива оказалось 80 тысяч одних только писем от избирателей, но «улов» мог бы быть ещё больше. Во время переходного периода документационная служба взаимодействовала с правительством штата с целью удалить как можно больше документов «преходящего» значения – таких, как сообщения о датах обедов, об использовании автопарка, которые выходят за рамки миссии службы, заключающейся в том, чтобы сохранять документы, «имеют непреходящую ценность» для штата и его граждан.
Уничтожение документов преходящего значения не только возможно без нарушения законодательно установленных требований к сохранению документов, но и является важным шагом в обеспечении удобного доступа общественности к более важным документам.
Штаты испытывают трудности с поиском эффективных методов хранения
«Люди постоянно говорят о том, что хранение сейчас стоит дешево, но оно оказывается совсем не дешевым, когда Вам приходится тратить время, пытаясь что-то найти», - говорит Архивист (руководитель архивно-документационной службы – Н.Х.) штата Вермонт Таня Маршалл (Tanya Marshall). «Просто хранение электронной переписки дешёвое, но картина получается совсем иная, когда Вам приходится реализовывать программу управления, делающую сообщения электронной почты доступными. Ведь бессмысленно хранить переписку, если люди не получат к ней доступ».
Заголовки о хранении электронной почты федеральными органами власти постоянно появлялись в прошлом году в СМИ в ходе президентской кампании, но тот вопрос также всплывает и на уровне штатов. К настоящему времени электронная почта широко используется уже в течение двух десятилетий, но штаты все еще испытывают трудности с внедрением решений, которые бы позволили им сохранять важные сообщения, удалять неважные и делать сохраненные материалы легкодоступными для широкой публики.
В некоторых случаях проблемы являются очевидными и вопиющими. Например, в начале этого года штат Монтана попал в заголовки новостей, когда было обнаружено, что в его архивах не сохранено ни единого сообщения электронной почты органов исполнительной власти штата. Раскрытие этого факта привело к взаимным обвинениям чиновниками штата друг друга, поскольку стало ясно, что не только был нарушен закон, но и утрачены государственные документы за целый ряд лет.
Даже те штаты, которые добросовестно предпринимают усилия по соблюдению законов об открытости документов и содержат всеобъемлющие архивы, иногда с трудом справляются с обработкой миллионов сообщений электронной почты. В число потенциальных проблем, связанных с ненадлежащим управлением электронной почтой, входят судебные иски, раскрытие персональных данных граждан и сотрудников, а также финансовая неэффективность.
«Электронной почты так много», - говорит Барбара Тиг (Barbara Teague), консультант по программам Совета руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA) и бывший руководитель архивной службы штата Кентукки. «Вам либо приходится вводить политику, говорящую «Мы собираемся сохранять только электронную переписку самых важных людей», либо просить органы исполнительной власти проводить отсев электронной почты перед передачей на архивное хранение. На практике, если документы вообще поступают на хранение, мы, вероятно, получаем много лишнего. Люди ведут переписку не только по вопросам, которые связаны с политикой – они пишут обо всем; но это лучше, чем вообще ничего не получить. Однако когда Вы загружаете эти материалы в электронную систему обеспечения долговременной сохранности, кто-то должен провести их обработку».
Внедрение архивных решений и приспособление к ним
Директор отдела Архивов штата Орегон Мэри Бет Херкерт (Mary Beth Herkert) отмечает, что должностные лица в некоторых штатах в практической работе ведут себя как «парализованные», занимаясь поиском идеального решения, которое бы позволило позволит решить все их проблемы с электронной почтой. «Идеального решения не существует», - подчеркивает она. «Вам следует выбрать лучшее решение из имеющихся, а затем проявить гибкость и приспособиться к его особенностям».
Штат Орегон в 2007 году внедрил электронную систему управления документами от фирмы Hewlett-Packard. Сейчас в системе хранится около 9 миллионов электронных документов – в том числе документы в формате Word, электронные Excel-таблицы, фотографии и электронные письма, поступившие от более чем 50 органов исполнительной власти штата. Работники государственных органов размещают свою электронную переписку в различных папках, помогая классифицировать документы и снабжая их сведениями о сроках хранения, прежде чем те автоматически переносятся в документную систему штата.
Данное решение позволило отделу Херкерт быстро выполнять запросы на поиск документов. Она, в частности, вспоминает о том, как в то время, когда предыдущий госсекретарь штата добивался переизбрания, штат получило запрос о представлении всей электронной переписки кандидата за нескольких предыдущих лет. «Когда Вы получаете подобный запрос, как правило, его исполнение занимает несколько недель», - говорит Херкерт. «Поскольку мы захватывали всю её электронную почту, как только она её получала или отправляла, то я смогла извлечь 83 тысячи писем за 90 секунд».
Избежать маловажной переписки и спама невозможно
Обучение пользователей, хорошие политики и системы, упрощающие классификацию сообщений, имеют важное значение для того, чтобы архивирование электронной почты было более управляемым. Тем не менее, многие штаты сталкиваются с тем, что полностью избежать сохранения какого-то количества маловажных сообщений практически невозможно. Херкерт рассказала о том, что при просмотре электронной переписки трёх предыдущих губернаторских администраций её небольшому штату архивистов пришлось пробираться через тысячи массово рассылавшихся сообщений о таких вещах, как продвижение продуктов питания, заодно сталкиваясь «с каждой шуткой об испорченном охладителе воды», которая когда-либо была придумана.
«Мы пытаемся выделить и удалить всё то, что нам не нужно», говорит Херкерт. «Это ручной процесс, и мы можем заниматься этой работой только тогда, когда у нас появляется свободное время, так что мусора всё равно остается много».
«Является ли она совершенной?», - задает вопрос Херберт, имея в виду документную систему своего штата. «Нет. Но это намного лучше, чем ничего не делать».
Калвин Хенник (Calvin Hennick)
Источник: журнал StateTech Magazine
http://www.statetechmagazine.com/article/2017/02/how-state-archivists-are-taking-avalanches-email-data
Комментариев нет:
Отправить комментарий