Электронная стратегия Национальных Архивов Великобритании

Пока наш Росархив размышляет о том, стоит ли обращать внимание на электронные документы, или же можно ещё десяток-другой лет перекантоваться, перешивая латаный-перелатаный «кафтан» бумажного делопроизводства и архивного дела, - аналогичные зарубежные службы продолжают стремительно уходить вперёд.

В январе 2017 года Национальные Архивы Великобритании опубликовали свою новую «Электронную стратегию» (Digital Strategy, http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf ). Хочу привести ряд цитат из этого документа, которые, на мой взгляд, не нуждаются в каких-то комментариях.

В резюме для руководства отмечается следующее:

«До сравнительно недавнего времени документы были физическими – часто это были короба с бумагами, фотографиями и картами. Теперь это уже не так. Сегодня у нас есть электронные документы, которые содержат не только тексты и непосредственно воспринимаемый человеком контент, но и неосязаемые биты, данные и коды. Использование электронных технологий серьёзнейшим образом  повлияло на то, какие типы документов создаются, захватываются, коллективно используются и раскрываются. Проблема электронных документов означает, что в архивах необходимо осуществить ряд больших перемен. Требуется никак не меньше чем революция в архивной практике, во главе которой должны пойти инновационные, рвущие со старыми традициями (disruptive) электронные архивы.»

«... В данной электронной стратегии сформулирован амбициозный план – за  ближайшие три года достичь цели, поставленные в бизнес-стратегии Национальных Архивов Великобритании «Архивы вдохновляют» (Archives Inspire – о ней см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/12/4.html - Н.Х.). Для этого мы планируем:

• Создать инновационный электронный архив,


• Расширить наше присутствие и привлечь новую аудиторию с помощью Интернета,


• Трансформировать способы получения доступа и использования физического архива,


• Развивать наши электронные возможности, навыки и культуру,


• Наладить партнерские отношения с другими архивами, идущими по пути электронных преобразований.»

Второй раздел посвящен проблемам, связанных с электронными документами. Приведу подзаголовки этого раздела:

• Документы из физических становятся виртуальными,


• Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов - дело трудное,


• Изменились ожидания пользователей,


• Начиная с данного момента, перемены будут идти непрерывно,


• Электронные знания и навыки в дефиците.

Самый интересный – это 4-й раздел, посвященный видению архивов будущего. Там, в частности, сказано:

«Наша текущая практика как электронного архива многое заимствует из подходов, используемых при работе с физическими документами. Мы сейчас являемся электронным архивом первого поколения, имитируя в электронной форме архивную практику, разработанную для бумажных документов. Электронные документы проходят экспертизу ценности и отбор на архивное хранение подобно физическим документам, в соответствии с правилами, сформированными на основе  модели жизненного цикла документов. Процесс передачи на хранение электронных материалов следует тому же пути, что был проложен для бумажных документов и  предусматривает значительный уровень ручного вмешательства на каждом этапе. После передачи архивное описание документов выполняется на основе  традиционных стандартов каталогизации. Поиск и доступ осуществляются через каталог и интернет-портал «Открытие» (Discovery, http://discovery.nationalarchives.gov.uk/ ).

Наше видение заключается в том, что мы должны стать электронным архивом  второго поколения, который является электронным по инстинкту и по своей конструкции. Инновационный, порывающий с бумажными традициями (disruptive) электронный архив фундаментально переосмысливает архивную  практику, начиная с основополагающих принципов.

Такой инновационный электронный архив:

• Четко говорит о том, какого различного рода пользу он может дать в разное время своим пользователям;


• Обеспечивает долговременную сохранность созданных государственными органами электронных документов любых видов, а не только тех, что были созданы в нескольких широко распространенных форматах;


• Вносит свой вклад в обсуждения новых систем, с тем, чтобы о вопросах электронной сохранности начинали задумываться как можно раньше;


• Разрабатывает новые способы сохранения контекста документов, управления рисками и обеспечения уверенности в неизменности документов;


• Внедряет подходы, на которые в значительной степени повлияла модель континуума документов, рассматривающая документы как архивные с момента их создания и, цитируя Сью МакКемиш (Sue McKemmish), «всегда находящиеся в состоянии становления»;


• Разрабатывает практику описания, рассматривающую документы как доказательства с позиций множества точек зрения, повлиявших на их формирование, - которые продолжают развиваться и изменяться в процессе их использования;


• Признает, что в эпоху аналитики больших данных совокупная ценность коллекций электронных документов намного превышает сумму ценностей их составных частей;


• Охватывает новую аудиторию через Интернет и реализует возможность стать более нужным, позволяя использовать всю свою коллекцию;


• Делится инструментами и опытом, и сотрудничает с другими сторонами в разработке новых архивных практики и стандартов;


• Включается в сотрудничество в рамках растущего глобального сообщества электронных архивов.

В документе подробно (и очень интересно) сказано о том, как электронный архив собирается быть полезным для своих пользователей, действуя по четырем основным направлениям: обеспечение сохранности, обеспечение контекста, представление и способствование использованию.

В целом же данный 15-страничный документ – это очень смелая программа развития, не имеющая ничего общего с тем, что предлагает наше собственное архивное ведомство.

Источник: сайт Национальных Архивов Великобритании
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf