Национальные Архивы США: Выложена запись вебинара об опыте внедрения нового метода управления электронной почтой Capstone во внутренней работе архивного ведомства

Объёмы и сложность электронных объектов требуют использования новых подходов к управлению ими, которые порой достаточно сильно отходят от привычных принципов управления документами.

Я уже рассказывала о том, что американские коллеги, осознав невозможность обеспечить на практике управление электронной почтой с использованием традиционного подхода, предусматривающего перенос сообщений электронной почты в специализированную документную систему их раскладку по рубрикам классификационной схемы, решили легализовать управление электронной почтой на уровне учетных записей пользователей. Новый подход получил название Capstone («верхушка пирамиды»), о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html .

1 апреля 2014 года на сайте YouTube была выложена запись вебинара «Практическая реализация метода управления электронной почтой Capstone: Технические вопросы» (Capstone Email Management Implementation: Technical Perspective), который провела в марте этого года директор Национальных Архивов США по внутреннему делопроизводству (Corporate Records Management Director) Сюзан Салливан (Susan Sullivan). Длительность вебинара – 1 час 14 минут, слайды и звуковое сопровождение – на английском языке.

Салливан подробно рассказала о внедрении метода Capstone во внутренней деятельности Национальных Архивов США, отметив как причины этого шага, так и те проблемы, которые пришлось преодолевать. Она также рассказала об использованных программных решениях и их функциональных возможностях.

Как отмечается в анонсе вебинара, «Рабочая группа Национальных Архивов США по автоматизации управления электронными документами организовала выступление сертифицированного специалиста по управлению документами (CRM), руководителя собственной документационной службы Национальных Архивов Сюзан Салливан о внедрении в Национальных Архивах метода управления электронной почтой Capstone с использованием сервиса Gmail и программного обеспечения ZL Unified Archive.»

«В докладе представлен содержится обзор на техническом уровне процесса создания Национальными Архивами соответствующей системы, рассказывается о том, как автоматизация используется для облегчения ложащегося на конечных пользователей бремени по управлению электронной почтой; об извлеченных уроках и о планах на будущее.»

Мой комментарий: Новый подход был придуман не потому, что старый подход морально изжил себя, а в связи с тем, что у пользователей нет ни желания, ни времени классифицировать свою переписку и раскладывать её по папкам и делам.

Тем не менее, слушая доклад, я всё время ловила себя на мысли о том, что отказываясь от традиционных (действительно, очень трудоёмких и требующих хорошей исполнительской дисциплины) методов, коллеги в результате создают информационную помойку, которой неудобно пользоваться и которой они сами не вполне доверяют (поэтому как минимум год хранят на всякий случай базу данных, содержащую абсолютно все отправленные и полученные сотрудниками сообщения электронной почты).

В любом случае, данный опыт чрезвычайно интересен, особенно для тех наших организаций, которые уже сталкиваются с проблемами управления быстро нарастающими объёмами электронных документов.

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=7Q6HDDfCuCw