Архивы Новой Зеландии: Новая концепция экспертизы ценности документов

Данный материал был опубликован на сайте Архивов Новой Зеландии 19 марта 2014 года.

Архивы Новой Зеландии проводят работу по упрощению и прояснению своей концепции экспертизы ценности, и рады сообщить о публикации новой Декларации об экспертизе ценности (Appraisal Statement, http://archives.govt.nz/advice/guidance-and-standards/appraisal-and-disposal-information/appraisal-statement ). Новая Декларация заменит ныне действующую политику проведения экспертизы ценности (Appraisal Policy). В ней определены на будущее направления выявления документов, подлежащих сохранению в государственных архивах, и отбора документов, подлежащих уничтожены по выполнении относящихся к ним деловых и иных требований.

Новая Декларация позиционирует экспертизу ценности в качестве ключевого элемента управления документами. В ней явно сказано о том, что в связи с нарастанием объёмов документов и информации, пользу от из сохранения необходимо сопоставлять с соответствующими затратами. Декларация поднимает планку при отборе документов на постоянное архивное хранение и содержит критерии и признаки ценности, которые следует использовать в процессе экспертизы ценности. Этот подход согласуется с новым Стандартом управления документами (Records Management Standard), в котором экспертиза ценности и уничтожение документов рассматриваются ключевые принципы управления документами.

Какова цель Декларации об экспертизе ценности?

• Сформулировать указания Архивов Новой Зеландии, касающиеся проведения экспертизы ценности в масштабах и контексте управления информацией во всех государственных органах и учреждениях;


• Позиционировать экспертизу ценности в качестве ключевого элемента практики управления документами,


• Установить планку для отбора документов на постоянное архивное хранение,


• Предложить критерии и признаки ценности для использования участниками процесса экспертизы ценности,


• Влиять на решения Главного Архивиста страны, касающиеся уничтожения государственных документов, в соответствии со статьей 20 Закона о государственных документах 2005 года.

Что изменилось?

• Дано новое определение экспертизы ценности,


• В предыдущей Политике упор в значительной степени делался на использование экспертизы ценности для отбора документов на постоянное хранение, в Декларации основное внимание переключается на процесс принятия решений о сроках хранении и действиях, выполняемых по их истечении, - в рамках деятельности по управлению документами во времени;


• Экспертиза ценности должна проводиться не на заключительном этапе жизненного цикла документов, а на более ранних стадиях;


• Теперь уже недостаточно выявить документы, представляющие длительную ценность – следует представить подтверждения величины их ценности;


• Признается возможность изменения ценности документов во времени, а также то, что экспертиза ценности может проводиться повторно в случае изменения условий, в которых принимаются соответствующие решения;


• Явно сказано о необходимости в ходе экспертизы ценности сопоставлять отдачу от сохранения документов и расходы на обеспечение их сохранности;


• Включены практические вопросы, которые следует учесть при проведении экспертизы ценности;


• Поощряется и поддерживается более четкое отражение в актах экспертизы сопоставлений ожидаемой отдачи и затрат;


• Требуется давать надлежащие обоснования заявлений о «важности» документов.

Декларация становится краеугольным камнем новой концепции проведения экспертизы ценности (Appraisal Framework), предусматривающей новую форму вовлечения клиентов; новый процесс подготовки актов экспертизы и указаний по срокам хранения и действиям по их истечении; новый формат актов и указаний по срокам хранения; новое руководство по проведению экспертизы ценности; а также предложение об изменении метода управления во времени нормативными документами, авторизующими уничтожения документов.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/guidance-and-standards/appraisal-and-disposal-information/appraisal-framework-and-statement