вторник, 12 июля 2011 г.

Выигрышное уравнение электронной архивации: NF Z 42-013 + ISO = ISO 14641-1

Статья Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), директора по маркетинге компании Ever-Team Software и члена комитета CN171 французского органа по стандартизации AFNOR, была опубликована 2 июля 2011 года в социальной сети LinkedIn, в группе по обсуждению французского стандарта NF Z 42-013. «Уравнение» расшифровывается так: если провести этот французский стандарт через Международную организацию по стандартизации (ИСО), то на выходе получим международный стандарт ISO 14641-1.

Стандарт NF Z 42-013 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes) представляет собой набор требований относительно технических и организационных мер, которые следует реализовать при создании, архивировании, предоставлении доступа и передаче электронных документов, в целях обеспечения их сохранности и целостности. Текущей является третья по счёту редакция, утвержденная в 2009 году и заменившая редакцию 2001 года.


Несмотря на неудачу несколько лет тому назад попытки международной стандартизации стандарта NF Z 42-013 в редакции 2001 года, упорство ассоциации APROGED (L’association professionnelle pour l'économie numérique, http://www.aproged.org/  – основанная в 1993 году французская профессиональная ассоциация по вопросам цифровой экономики – Н.Х.) наконец вознаграждено. После выпуска новой редакции стандарта в 2009 году и публикации руководства по его применению, переведенный на английский язык стандарт NF Z 42-013 в конце июня 2011 был «повышен» до статуса проекта международного стандарта ИСО – ISO/DIS 14641-1. Такое решение было принято по итогам голосования 14 стран-участниц технического подкомитета ИСО ТС 171/SC3.

Основные соавторы этого успеха - Филипп Мартин (Philippe Martin), Жерар Вайс (Gérard Weisz) и Лоран Превель (Laurent Prével) – сыграли ключевую роль в усилиях APROGED по расширению влияния стандарта на национальной и международной арене,  в смелой попытке:
  • Сплотить заинтересованные стороны вокруг APROGED и технического комитета CN171 французского национального органа по стандартизации AFNOR для подготовки в 2009 году пересмотренной редакции стандарта и публикации в 2010 году руководства по его применению;

  • Продвигать стандарт на национальном уровне с помощью ассоциации APROGED, путем проведения регулярных практических занятий по его внедрению (очередные такие курсы APROGED состоятся в середине июля);

  • Продемонстрировать, что стандарт NF Z 42-013 способен заполнить существующий вакуум в системе международных стандартов;

  • Подготовить перевод стандарта, адаптировав определенные его части с учётом ограничений, установленных международными стандартами;

  • Ускорить создание французской архивной службой (Service interministériel des Archives de France, SIAF) и Национальной федерацией доверенных третьих сторон (Fédération Nationale des Tiers de Confiance, FNTC) национального стандарта, дающего возможность организациям и компаниям сертифицировать свои системы электронной архивации (Système d'Archivage Electronique, SAE). Над этой новой задачей уже несколько недель идёт работа.
Общение со многими клиентами, потенциальными клиентами и партнерами показало, что французский стандарт сложен для восприятия. Перевод на английский язык также не облегчает его понимание. Чтобы понять, как внедрить систему электронной архивации на основе нашего NF Z 42-013, технический комитет CN171 AFNOR в июне 2010 года опубликовал руководство GA Z42-019 «Guide d'application de la NF Z42-013», с тем, чтобы дать ответы на ключевые вопросы, которые могут быть заданы пользователями редакции стандарта 2009 года.

Данное руководство поможет понять, что системы электронной архивации – это, в первую очередь, набор аппаратных и программных средств, используемых под управлением процедур и политики архивирования. Для создания такой системы требуется проделать большую работу, с тем, чтобы в проекте были заложены обеспечение качества и контроль в целях обеспечения долговременной сохранности архивных документов. Учитывая быстрое изменение технологий, важно наладить регулярный аудит системы электронной архивации, чтобы своевременно заметить моральное устаревание её компонентов и контролировать соответствие системы её техническому описанию.

Система электронной архивации - это не обычное готовое «коробочное» программное обеспечение, которое можно купить и установить в течение нескольких часов. Это система, требования к которой установлены стандартом. С помощью консультантов, специализирующихся в области консалтинга и внедрения систем электронной архивации, соответствующих требованиям стандарта NF Z 42-013, можно быстро настроить свою систему таким образом, чтобы сохраняемые в ней электронные документы имели доказательную силу. Что касается технической стороны дела, то такие компании, как Ever-Team, которые всегда активно участвовали в работе по стандартизации, могут предложить клиентам  программное обеспечение (в данном случае, решение EverSuite с поддержкой NF Z 42-013), соответствующее содержащимся в стандарте техническим требованиям. Это программное обеспечение уже применяется нашими клиентами, накоплен опыт его использования и аудита.

Сейчас для Вас настало время перейти к практическим действиям: создайте в Вашей компании или организации собственную систему электронной архивации, основанную на стандартах NF Z 42-013 или ISO 14641-1. Когда требуемый стандартом уровень будет достигнут, Вы можете, при желании, провести аудит и сертификацию вашей системы (об этом будет рассказано в последующих публикациях).

Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Источник: социальная сеть LinkedIn
http://www.linkedin.com/groups/%C3%89quation-gagnante-larchivage-%C3%A9lectronique-NF-1821365.S.60325275?view=&gid=1821365&type=member&item=60325275&trk=EML_anet_di_pst_ttle

Мой комментарий:  Стандарт ISO 14641-1 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» (Electronic document management - Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents - Part 1: Specification) готовится техническим комитетом ИСО TC171.

Проект подготовлен на основе известного французского стандарта NF Z 42-013 «Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes».

В апреле 2011 года наш технический подкомитет ПК6 ( http://www.pk6.eos.ru/ ) принял участие в обсуждении проекта ISO 14641-1 и представил по нему целый ряд замечаний и предложений.

Текущая версия проекта международного стандарта объёмом 47 страниц включает ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения захвата, архивации и доступа к электронным документам; а также читаемости, целостности и отслеживаемости этих документов в течение всего срока их хранения и использования.

Содержание стандарта следующее (следует иметь в виду, что терминология во многом осталась французская, и под «архивными документами» понимаются практические все документы, хранимые организацией – включая документы, активно используемые деловыми подразделениями):

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Общие характеристики и уровни требований

4.1. Характеристики
4.2. Уровни требований

5. Общие спецификации
5.1. Состав дела, содержащего техническое описание системы
5.2. Архивные профили (предустановленные наборы правил)
5.3. Оперативные процедуры
5.3.1. Процедуры работы с отсканированными документами
5.3.2. Процедуры работы с изначально электронными документами
5.3.3. Общие процедуры
5.4. Обеспечение защищённости и безопасности
5.4.1. Обеспечение и менеджмент безопасности
5.4.2. Оценка рисков
5.4.3. Физическая безопасность
5.4.4. Безопасность оборудования
5.4.5. Безопасность системного и прикладного программного обеспечения
5.4.6. Техническое обслуживание и поддержка системы
5.4.7. Менеджмент изменений и миграция носителей информации
5.4.8. Страховые копии
5.4.9. Непрерывность доступа к документам
5.5. Отметки времени и даты
5.6. Контрольная информация (Audit Trail)
5.6.1. Защищённое сохранение контрольной информации
5.6.2. Протоколирование жизненного цикла архивных документов
5.6.3. Протоколирование событий

6. Используемые для хранения документов носители информации

7. Системы, использующие съёмные носители информации

7.1. Инициализация съёмных носителей
7.2. Финализация съёмных носителей
7.3. Маркировка физических носителей информации однократной записи (WORM)

8. Системы, использующие логические носители информации однократной записи

9. Системы, использующие перезаписываемые носители информации

9.1. Стандартный уровень защиты
9.2. Повышенный уровень защиты
9.3. Усиленный уровень защиты

10. Процесс захвата
10.1. Изначально электронные документы
10.1.1. Процедура захвата архивных документов в систему (депозит)
10.1.2. Документы на основе языка разметки (структурированные)
10.1.3. Документы в презентационном формате (неструктурированные)
10.1.4. Прочие форматы электронных документов
10.1.5. Отображение документов в человеко-читаемом виде
10.1.6. Верификация документов
10.1.7. Захват метаданных
10.1.8. Индексирование и поиск
10.2. Бумажные документы или документы на микроформах
10.2.1. Устройства для сканирования документов
10.2.2.Устройства для обработки изображений
10.2.3. Процедура захвата бумажных документов и документов на микроформах
10.2.4. Контрольная информация
10.3. Аналоговые аудиовизуальные документы на магнитных лентах
10.3.1. Предварительная подготовка оригинальных магнитных лент
10.3.2. Оцифровка аудио- и аудиовизуальных документов
10.3.3. Обработка аудиовизуальной информации
10.3.4. Протоколирование событий
10.4. Технология сжатия графических образов, аудио- и видеозаписей
10.4.1. Документы на бумаге или на микроформах
10.4.2. Аудио- и аудиовизуальные документы
10.5. Преобразование (конверсия) форматов

11. Использование архивных документов
11.1. Доступ
11.1.1. Оцифрованные документы
11.1.2. Документы на основе языка разметки
11.1.3. Документы, использующие языки описания представления
11.2. Реституция (возврат)
11.3. Уничтожение документов

12. Аудит архивной системы
12.1. Общие положения
12.1.1. Цели
12.1.2. Ответственность аудитора
12.1.3. Персонал, ответственный за проведение аудита
12.1.4. Верификация документации
12.1.5. Документирование процесса аудита
12.2. Внутренний аудит
12.3. Внешний аудит

13. Архивация доверенной третьей стороной
13.1. Деятельность доверенной третьей стороны – поставщика услуг архивации
13.2. Типовой контракт на оказание услуг
13.2.1. Длительность контракта
13.2.2. Срок обеспечения сохранности (preservation period)
13.2.3. Качество услуг
13.2.4. Безопасность и защита данных
13.2.5. Информирование и консультирование
13.2.6. Передача документов и непрерывность ответственного хранения
13.2.7. Обратимость (reversibility)
13.2.8. Реституция (возврат)
13.2.9. Конфиденциальность и персональные данные
13.2.10. Страхование профессиональных рисков
13.2.11. Субподряд
13.2.12. Аудит

14. Поставщики услуг
14.1. Выбор поставщика услуг
14.2. Контракт с поставщиком услуг
14.3. Передача данных по телекоммуникационным сетям

Комментариев нет:

Отправка комментария