четверг, 27 августа 2009 г.

Германия: 7,4 км спасенных документов Кёльнского архива хранятся сейчас в Мюнстере


Руководитель университетских архивов доктор Сабина Хапп (Sabine Happ) (справа) и Каролина Майнц (Caroline Meyntz) из городского архива города Кёльна показывают поврежденные архивные документы, спасенные из руин рухнувшего в марте 2009 года Кёльнского архива. Фото: Matthias Ahlke

Доктор Йоханнес Буркхард (Johannes Burkhard) берёт с полки первую попавшуюся коробку и нетерпеливо открывает крышку. В коробке сверху лежит рукописный документ, подписанный прусским королем Фридрихом Вильгельмом III. «Выглядит совсем как новенький!», - радуется сотрудник архива земли Северный Рейн-Вестфалия. «По нему и не видно, что он пережил такую катастрофу». И архивист возвращает коробку на полку.

Такие счастливые моменты довольно редко выпадают Буркхарду и его коллегам из университетского архива и из земельного архивного союза (Landschaftsverband Archivamt): в большинстве открываемых ими коробов обнаруживаются сильно поврежденные, а нередко - даже разрушенные документы. Все они из фондов  обрушившегося в марте 2009 года Кёльнского городского архива, из обломков разрушенного здания которого все-таки удалось спасти 85% архивных документов. Сейчас эти документы распределены по архивным учреждениям всей страны, и почти треть всех материалов оказалась в Мюнстере. «В этом городе размещена большая часть спасенных документов из Кельна», - подчеркивает доктор Сабина Хапп, руководитель университетского архива.

Из 26 погонных километров документов Кёльнского архива, 7,4 км сейчас размещены в Мюнстере - в тысячах поступивших из Кёльна коробов и коробок. Так как во время спасательных работ уцелевшие документы в короба складывались без разбора, никто не знает, что в них находится. «Два архивных специалиста за год могут разобрать 80 метров документов», - подсчитывает Каролина Майнц  из городского архива в Кельне. Это Сизифов труд.

По крайней мере, в Мюнстере нет ограничений по времени хранения архивных документов. Площади, которые заняли короба из Кельна, в данный момент не требуются ни университетскому архиву, ни земельному архиву, ни архиву LWL. «Мы ориентируемся на то, что эти короба пробудут у нас, по крайней мере, пять лет», - говорит Катарина Тиманн (Katharina Tiemann) из LWL.

Полученные документы приходится сначала сушить. В течение первых дней после обрушения здания Кёльнского архива шел дождь, документы, дела и рукописи пропитались влагой, и им угрожает поражение плесенью. Влажные документы хранятся в замороженном виде в холодильнике в г. Эверсвинкель (Everswinkel), а затем в лаборатории LWL высушиваются методом сублимации.

«Этот метод обеспечивает щадящее высушивание, не вызывающее дополнительных повреждений», - подчеркивает Катарина Тиманн. Тем не менее,  сушка документов продолжится в течение всего следующего года, до тех пор, пока все документы не будут обработаны. На данный момент в лаборатории LWL уже просушены 13,4 тонн из  26,2 тонн доставленных документов. «Работа в Эверсвинкеле идет полным ходом», - отмечает Тиманн.

Между тем, каждая коробка, каждый ящик, которые эксперты открывают в архиве Мюнстера, содержит новые сюрпризы. «Поднимая крышку, мы никогда не знаем, в каком состоянии находятся документы», - говорит Буркхард. Как доказательство, он открывает несколько маленьких серых коробок. В одной из них находятся прекрасно сохранившиеся личные дела 1970-х годов, а в следующей - скомканные останки газеты. «Открывать коробки всегда интересно», - признаёт Буркхард. Катарина Тиманн соглашается с ним и добавляет: «Но зачастую так печально видеть состояние некоторых документов…».

В любом случае, потребуется масса детективной работы, чтобы восстановить Кёльнский архив таким, каким он был до катастрофы в марте 2009 года.

Мартин Калишке (Martin Kalitschke)
http://www.mv-online.de/lokales/muenster/nachrichten/1112505_74_Kilometer_gerettete_Dokumente_aus_Koeln.html

вторник, 25 августа 2009 г.

Международная организация по стандартизации опубликовала словарь терминов системы менеджмента информационной безопасности

Опубликован стандарт ISO/IEC 27000:2009 «Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общие положения и словарь» (Information technology. Security techniques. Information security management systems. Overview and vocabulary).

Стандарт ISO/IEC 27000:2009 содержит общее описание систем менеджмента информационной безопасности, которые являются предметом семейства стандартов 27000, а также определяет соответствующие термины. От использования ISO/IEC 27000:2009, все типы организаций (коммерческие предприятия, государственные учреждения и некоммерческие организации), как ожидается, получат:
  1. Обзор семейства стандартов по системам менеджмента информационной безопасности (СМИБ),
  2. Введение в СМИБ;
  3. Краткое описание цикла Деминга «Спланируй – Сделай – Проверь – Улучши» (Plan -Do-Check-Act ), а также
  4. Понимание терминов и определений, используемых во всех стандартах семейства СМИБ.
ISO/IEC 27000:2009 дает термины и определения, а также содержит введение в семейство стандартов СМИБ, в котором:
  1. Определяются требования к СМИБ, а также к тем, кто проводит сертификацию таких систем;
  2. Стандарт прямо поддерживает, и дает подробное описание и интерпретацию процессов и требований цикла Plan-Do-Check-Act (PDCA);
  3. Рассматривает отраслевые особенности СУИБ, и
  4. Рассматривает вопросы оценки соответствия требованиям СУИБ.
Содержание ISO/IEC 27000:
0 Введение

1 Область применения

2 Термины и определения

3 Системы менеджмента информационной безопасности
3.1 Введение
3.2 Что такое СМИБ?
3.3 Процессный подход
3.4 Почему СМИБ имеет важное значение
3.5 Создание, мониторинг, поддержка и улучшение СМИБ
3.6 Ключевые факторы успеха СМИБ
3.7 Польза от семейства стандартов СМИБ

4 Семейство стандартов СМИБ
4.1 Общая информация
4.2 Стандарты, описывающие общие положения и терминологию
4.3 Стандарты, устанавливающие требования
4.4 Стандарты, содержащие общие рекомендации
4.5 Стандарты, содержащие рекомендации, специфические для определенных отраслей

Приложение A: Формы изложения положений стандартов

Приложение B: Классифицированные термины

Библиография
Источник: Сайт ISO / сайт BSI
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=41933
http://www.bsigroup.com/en/Shop/Publication-Detail/?pid=000000000030146240

четверг, 20 августа 2009 г.

Международная ассоциация специалистов в области управления документами начинает разработку новых стандартов и руководств

Международная ассоциация ARMA International объявила о начале трёх новых проектов в рамках проводимой ассоциацией программы разработки стандартов (Standards Development Program). Руководителем всех трёх проектов будет Н.Барнс (N. Barnes).

1. Американский национальный стандарт «Воздействие веб-технологий на управление документами» (Implications of Web-Based Technologies in Records Management).

Лидер проекта – Пэт Френкс (Pat Franks). С веб-технологиями связаны существенные проблемы и риски в управлении документами, и данный стандарт станет руководством для профессионалов ДОУ по этим вопросам; он будет распространять общепринятые принципы управления документами. Предполагается рассмотреть и обсудить примеры использования веб-технологий, включая вики (wiki), блоги, миниблоги, мешапы (mashup), классификационные сайты и социальные сайты.

В публикации будут затронуты политики, процедуры, управление изменениями, обучение, технологии и метаданные в связи с передовым опытом управления документами и с использованием веб-технологий. В стандарте не будут рассматриваться документы, размещенные на корпоративных веб-сайтах или созданные вследствие транзакций, выполненных на корпоративных веб-сайтах, а также документы, содержащиеся в корпоративных системах.

Стандарт будет представлять интерес для пользователей веб-технологий в различных отраслях. Он будет полезен специалистам по управлению документами, поставщикам и педагогам, а также другим профессионалам в области права и информационных технологий.

2. Руководство «Аутсорсинг хранения документов в «облако»» (Outsourcing Records Storage in the Cloud).

Лидер проекта – Галина Дацковски (Galina Datskovsky). Последняя технологическая новинка, получившая широкий резонанс – это так называемые «вычисления в облаке» (cloud computing). Однако ключевой вопрос о последствиях размещения корпоративных документов в «облаке» пока что должным образом не исследован.

Специалисты по управлению документами должны иметь готовые ответы к тому моменту, когда их работодатели будут принимать решения, затрагивающие использование «облачных» вычислений. Цель данного руководства – выявить проблемы, возникающие в сфере управления документами, и помочь профессионалам в области права, информационных технологий и управления документами в определении контрактных, технологических и правовых требований, с тем, чтобы обеспечить исполнение политики организации в сфере управления документами и наилучшим образом защитить организацию от возможных рисков.

В руководстве будут рассмотрены вопросы защиты персональных данных, безопасности, смешения различных по характеру материалов (comingling), а также установления сроков хранения и уничтожения документов с истекшими роками хранения.

Цель данной публикации – предложить потребителям «облачных» вычислений руководство по приобретению услуг при одновременном учёте вопросов управления документами. Оно будет полезно специалистам по управлению документами, работающим в различных секторах экономики, а также профессионалам в области права и информационных технологий.

3. «Белая книга» под названием «Передача ответственности за сохранность документов из сферы контроля над информацией и документами в сферу управления документами» (Examining the Line of Custody Between Document Control and Records Management).

Лидер проекта – Мими Дион (Mimi Dionne). В «белой книге» будет проанализирована взаимосвязь между контролем над информацией и документами (document control) и управлением документами, и приведены примеры, в которых такая взаимосвязь существует.

Встает вопрос: относится ли контроль над информацией и документами к области активного управления документами в рамках традиционного жизненного цикла документов, или же он происходит вне этого цикла?

Цель данной белой книги – обсудить передачу ответственности за документы (в рамках жизненного цикла документов) из одной сферы деятельности в другую. Белая книга станет хорошей отправной точкой для обсуждения среди профессионалов в области управления документами, «владельцев» проектов, представителей руководства, кадровой службы и администраторов.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/standards/development/standardsprogress.cfm

среда, 19 августа 2009 г.

Новости в области стандартизации

Данная заметка Дианы Хиллман (Diane I. Hillmann) была опубликована на блоге LITA Blog

Синди Хепфер (Cindy Hepfer), представляющая Американскую библиотечную ассоциацию (American Library Association, ALA) в Национальной организации по информационным стандартам (National Information Standards Organization, NISO), привлекла наше внимание к сообщениям о ряде новых разработок Международной организации по стандартизации (ИСО) и NISO.

В ближайшее время будет проведено голосование по следующим разработкам ИСО:

1. Плановая переоценка (Systematic Review) опубликованного стандарта ISO 21127:2006 «Информация и документация - Базовая онтология для обмена информацией о культурном наследии» (Information and documentation — A reference ontology for the interchange of cultural heritage information). Это первое издание стандарта, предназначенного для облегчения обмена информацией между учреждениями, обеспечивающими сохранность культурно-исторического наследия путем определения отраслевой  онтологии для обмена информацией о таком наследии. Обсуждение завершится в конце ноября 2009 года.

2. Плановая переоценка опубликованного стандарта ISO 12083:1994 «Информация и документация - Подготовка и разметка электронных рукописей». Это первое издание международного стандарта, в котором определены четыре типа документов, а также дополнительные возможности, соответствующие  стандарту ISO 8879:1986 «Стандартный обобщенный язык разметки SGML» (Information processing - Text and office systems - Standard Generalized Markup Language, SGML). Обсуждение завершится в конце ноября 2009 года.

3. Плановая переоценка опубликованного стандарта ISO 2789:2006 «Информация и документация - Международная библиотечная статистика». Это 4-е издание данного международного стандарта, определяющего для библиотечного (и информационных служб) сообщества правила сбора и представления статистических данных для целей международной отчетности. Обсуждение также завершится в конце ноября 2009 года.

4. ISO/CD 13390 «Информация и документация – Система менеджмента документов - Основы и словарь» (Information and documentation - Management system for records - Fundamentals and vocabulary). Это новый стандарт, который должен стать основой для семейства стандартов 30200 «Система менеджмента документов». В нём описываются основы построения системы менеджмента документов, которая является предметом данного семейства стандартов, и определяются соответствующие термины. Все остальные стандарты семейства будут использовать терминологию, определенную в настоящем стандарте. Обсуждение завершится в конце сентября 2009 года.

5. ISO/CD 13391 «Информация и документация – Система менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management system for records – Requirements). Это новый стандарт, который определяет требования к системе менеджмента документов, - когда организации необходимо продемонстрировать свою способность создавать и контролировать документы, создаваемые в ходе её  деловой деятельности, до тех пор, пока остаются нужны. Стандарт является частью семейства стандартов 30200, которое создается в рамках общей концепции систем менеджмента с целью обеспечения совместимости и возможности обмена положениями и методологией с другими стандартами систем менеджмента. Обсуждение завершится в конце сентября 2009 года.

Кроме того, открыто публичное обсуждение двух новых проектов разработки стандартов NISO:

1. «Физическая доставка библиотечных ресурсов» (Physical Delivery of Library Resources).
Цель этой работы состоит в том, чтобы зафиксировать наилучшую практику доставки библиотечных материалов. Для достижения этой цели, предлагается создать в NISO рабочую группу для изучения проблемы, и для формулирования «Рекомендуемой практики работы» - документа, описывающего возможные решения, а также содержащего рекомендации по проведению обучения и по реализации плана внедрения наилучшей практики (с тем, чтобы стимулировать практическую реализацию решений). Это предложение было в июле одобрено соответствующим тематическим комитетом, и в настоящее среди членов NISO идет голосование по поводу начала работ по новому проекту. Дополнительную информацию можно получить по адресу:
http://www.niso.org/news/pr/view?item_key=e8326f4b6682b07a4cca85967a6cbb0808bf7723 

2. «Стандартизированная разметка журнальных статей» (Standardized Markup for Journal Articles). Цель этой работы состоит в том, чтобы взять существующую 3-ю версию пакета для разметки журнальных публикаций для архивации и обмена (Journal Archiving and Interchange Tag Suite version 3.0) Национальной медицинской библиотеки (National Library of Medicine, NLM), три схемы для журнальных статей и соответствующую документацию, и провести их через процесс стандартизации NISO. Предполагается  собственно систему разметки (Tag Suite) сделать стандартом NISO, а каждую из схем – «суб-стандартом» либо приложением к стандарту. Для этого предлагается создать в NISO рабочую группу с целью, после недолгого обсуждения, принять Tag Suite в его текущем состоянии  в качестве проекта стандарта. Дополнительную информацию можно получить по адресу:   http://www.niso.org/standards/ballots/#nlm

Диана Хиллман (Diane I. Hillmann)

Источник: блог "LITA Blog"
http://litablog.org/2009/08/18/a-plethora-of-standards-news/