Первое сообщение в блоге - самое трудное!

Посмотрим, выйдет ли что-нибудь из этой затеи. Во всяком случае, я собираюсь писать здесь о новостях и проблемах в области управления документами и информацией. Если ещё год назад событий было так мало, что по каждому поводу можно было написать и опубликовать полноценную статью, то теперь происходит столько всего, что, видимо, только в формате блога это можно хоть как-то отразить.

В общем, пожелайте мне удачи :)

Американцам придётся теперь быть осторожнее при ведении блогов

5  октября 2009 года Федеральная комиссия США по торговле (Federal Trade Commission, FTC) обновила правила (Свод федеральных нормативных актов, 16 CFR Part 255), регламентирующие использование в рекламных целях результаты исследований и личные заверения. Целью ужесточения регулирования является борьба с рекламой, вводящей потребителя в заблуждение. Изменения вступают в силу с 1 декабря 2009 года. Официальное извещение об изменениях  доступно по адресу: http://www.ftc.gov/os/2009/10/091005endorsementguidesfnnotice.pdf 

Новая редакция нормативного акта затрагивает теперь и интернет-блоггеров. Так, на стр.9 официального извещения сказано следующее: «Таким образом, потребитель, приобретающий продукт за собственные деньги и положительно высказывающийся о нём на личном блоге или в электронной доске объявлений, не будет рассматриваться как лицо, одобряющее продукт. Напротив, сообщения блоггера, который получает плату за то, что высказывается о продукте рекламодателя, подпадают под требования Руководства, независимо от того, получает ли блоггер оплату непосредственно от стороны, продвигающей продукт, или от её имени от третьей стороны.»

Те, кто подпадает под требования FTC, обязаны раскрывать свои финансовые связи с компаниями-производителями, сообщая о полученном вознаграждении. Штраф за неисполнение может достигать 11 тысяч долларов за каждое нарушение.

На стр.10 извещения даются дальнейшие разъяснения: «Например, блоггер может получать продукты от компании с просьбой дать им оценку, но при этом не получать иного вознаграждения, помимо стоимости самого продукта. В данной ситуации вопрос о том, будут ли положительные оценки блоггера считаться «одобрением» в смысле Руководства FTC, будет решаться, помимо прочего, в зависимости от ценности продукта и того, получает ли данный блоггер такие просьбы регулярно. Если данный блоггер часто получает продукты от производителей ввиду того, что им известно о широкой аудитории, которую данный блог привлекает из членов определенной демографической группы, являющейся для производителя целевой, - то высказывания блоггера, скорее всего, будут расценены как «одобрения продукта», равно как и сообщения, публикуемые участниками программ сетевого маркетинга. В равной степени потребители, участвующие в программах «устного» маркетинга, и периодически получающие в рамках этих программ продукты, которым они должны публично дать оценку (в отличие от просто сообщения своего мнения рекламодателю), также с большой вероятностью будут рассматриваться в качестве авторов спонсированных сообщений».

Источник: The Washington Post
http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2009/10/05/AR2009100503620.html?wpisrc=newsletter&wpisrc=newsletter&wpisrc=newsletter

Центральный государственный электронный архив Украины подвел первые итоги своей деятельности

Решение коллегии Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины «О состоянии и результатах основных направлений работы архива за 2008 год и о перспективах на 2009 год»  от 20 января 2009 года

Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА) Украины был создан распоряжением Кабмина Украины от 12 мая 2007 г. № 279-р.

В течение отчетного периода электронный архив осуществлял мероприятия по выполнению законов Украины «Об электронном документе и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины и приказов Госкомархива Украины.

Выполняя приказы Госкомархива Украины от 26.03. 2008 года № 54, от 07.05.2008 № 86 «Об организации выполнения п.2 поручения Кабинета Министров Украины от 24.04. 2008 г. № 21951\1\1-08, Центральный государственный электронный архив Украины утвердил «Мероприятия ЦГЭА Украины по выполнению Плана мероприятий, направленных на реализацию в 2008 году приоритетов Госкомархива »(приказ № 21 от 23.04.2008 года). Ход работ ежеквартально анализировался и контролировался. Основные пункты мероприятий нашли отражение в квартальных планах работы отделов архива.

Приоритетным направлением деятельности архива является проработка и внедрение технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов.

Во исполнение приказа Госкомархива Украины № 87 от 07.05.2008 года «О мерах по устранению нарушений и недостатков, выявленных Счетной палатой Украины и по реализации решения комитета Верховной Рады Украины по вопросам культуры и духовности» ЦГЭА Украины осуществил ряд организационных мероприятий по укреплению материально-технической базы.

Работники электронного архива принимали участие в совещаниях, семинарах, конференциях проводившихся другими учреждениями.

В июле 2008 года заместитель директора находился в командировке на XVI Международном конгрессе архивов в Малайзии.

Развивается сотрудничество со средствами массовой информации. В четвертом номере на страницах журнала «Архивы Украины» состоялась презентация электронного архива.

В течение отчетного периода значительно укреплена материально-техническая база архива. Отремонтированы две комнаты общей площадью 30 кв. м, где будут размещены отдел формирования НАФ и делопроизводства и отдел информационных технологий. Обустроены 10 новых рабочих мест. Закуплены 7 компьютеров (их сейчас 14), мебель и другое компьютерно-технологическое оборудование.

В новых помещениях установлена локальная сеть, проведено подключение к Интернету. Завершается работа по открытию веб-сайта ЦГЭА Украины. Состоялись торги (тендер) на закупку оборудования для автоматической обработки информации на сумму 250 тыс. гривен. Архив пополнился двумя серверами на процессорах Intel Xeon, серверным шкафом, коммутатором, источником бесперебойного питания. Всего на материально-техническое оснащение использовано 404 тыс.527 грн. Согласно смете на год электронному архиву выделено 1 млн. 205 тыс.300грн, расходы составили 1 млн. 013 тыс. 640 грн.

Проработка и внедрение постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов было основным направлением деятельности электронного архива. Решить данную задачу невозможно без соответствующей нормативно-методической базы, которая по данной проблеме практически отсутствует. Поэтому коллектив архива, согласно плану внедрения научных и методических разработок на год, работал над темами:

• об определении форматов и метаданных электронных документов;
  
  
• о проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение;
  
  
• о взаимодействии государственных архивов с центрами сертификации ключей;
  
  
• об определении состава сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение;
  
  
• о порядке приема и передачи электронных документов в государственные архивы;
  
  
• об обеспечении доступности при постоянном хранении электронных документов.

Важное место в развитии нормативной и методической базы отводилось подготовке Концепции функционирования ЦГЭА Украины, работа над которой завершена. Концепция была одобрена нормативно-методической комиссией и решением коллегии Госкомархива Украины и утверждена приказом ЦГЭА Украины.

Она определяет основные цели и принципы функционирования ЦГЭА Украины, которые направлены на создание благоприятных условий для выполнения задач и функций государства в управлении архивным делом и делопроизводством, обеспечение реализации государственной политики в этой сфере, выявления, комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения, их учет, сохранность и создание условий для пользования ими.

Начата работа по формированию перечня критериев отбора веб-ресурсов органов государственной власти, учреждений и организаций для передачи их на постоянное хранение.

Задача отбора в архивном деле - это накопление веб-ресурсов в электронном архиве для возможного их использования в качестве источников ретроспективной информации.

Основной задачей электронного архива является обеспечение комплектования электронными документами и электронными информационными ресурсами Национального архивного фонда общегосударственного и местного значения. В состав документов архива входят электронные документы учреждений - источников формирования НАФ, переданные государственными архивными учреждениями. Поэтому взаимодействие и сотрудничество с ними является первоочередной задачей. Для выяснения уровня готовности и выявления основных проблем по профильным вопросам государственным архивным учреждениям были направлены информационные письма - анкеты.

Анализ полученной информации позволяет сделать вывод, что сегодня в органах государственной власти, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях создаются электронные документы с электронной цифровой подписью временного хранения. Электронные документы постоянного, длительного (более 10 лет) хранения практически не создаются, большинство органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности не применяют электронную цифровую подпись, хотя имеют такую возможность.

Постоянно проводится анализ создания электронных документов, использования электронной цифровой подписи, анализ формирования и эффективного использования электронных информационных ресурсов органами государственной власти, предприятиями, организациями, учреждениями.

Новизна проблемы, отсутствие необходимых нормативно-методических актов обязывает коллектив работать и дальше над их совершенствованием. Ведется разработка «Типового положения об архиве электронных документов и информационных ресурсов органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации», методических рекомендаций «О проведении экспертизы ценности электронных документов и подготовке их к передаче на государственное хранение» и «О критериях отбора веб-ресурсов».

Насущной остается проблема разработки и утверждения стандартов программного обеспечения, форматов и метаданных, технических стандартов электронной цифровой подписи.

Изучается мировой опыт, обобщается информация и ведется подготовительная работа по разработке методической базы по вопросам форматов и метаданных электронных документов, взаимодействия государственных архивных учреждений с центрами сертификации ключей.

Учитывая сказанное, с целью преодоления проблем электронного архива и обеспечение дальнейшей его работы, коллегия решает:

1.    Отчет о работе Центрального государственного электронного архива за 2008 год принять к сведению.

2.    Одобрить проекты Плана развития архивного дела на 2009 год, Плана научно - исследовательской и методической работы на 2009 год, Плана внедрения научных и методических разработок на 2009 год, Плана работы с кадрами на 2009 год (прилагаются).

3.    Начальникам отделов ЦГЭА Украины обеспечить выполнение первоочередных мероприятий по работе электронного архива в 2009 году:

• Разработать порядок сотрудничества с организациями и учреждениями, которые причастны к работе ЦГЭА Украины;
  
  
• Активизировать работу по созданию веб-сайта электронного архива;
  
  
• Проработки и внедрения технологий постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов;
  
  
• Разработка и утверждение нормативно-методической базы:
• порядок передачи ЭД в государственные архивы учреждениями и организациями;
• типовое программное обеспечение информатизации процессов описания архива;
• инструкцию по описанию принципов формирования каталога архива, способов его заполнения и использования.

4.     Сектору кадровой и режимно-секретной работы:

• Наладить отношения с вузами, которые готовят специалистов в области архивного дела и информационных технологий;
  
  
• Проводить работу с кадровым резервом;
  
  
• Сотрудничать с Центром занятости населения.

Заместитель директора,
председатель коллегии            А.Г. Лавренюк

Секретарь коллегии                 Н.В. Романчук

Источник: сайт центрального государственного электронного архива Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r200209.php

AIIM: Уровень управления электронными документами всё еще лишь догоняет уровень бумажного делопроизводства

В конце сентября 2009 года ассоциация специалистов в области управления контентом AIIM в серии «Обзоры состояния отрасли» (AIIM Industry Watch) опубликовала документ под названием «Электронное управление документами: всё еще догоняет бумажное делопроизводство» (Electronic Records Management - still playing catch-up with paper).

Отчёт выпущен по итогам опроса 768 индивидуальных членов AIIM, проведенного с 30 июля по 18 августа 2009 года с использованием веб-инструментария. При анализе во многих случаях исключались данные по организациям с менее чем десятью сотрудниками, а также ответы, полученные от поставщиков продуктов и услуг для управления контентом. Отчет можно скачать на сайте ассоциации, по адресу http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx (требуется пройти регистрацию).

Общий вывод, сделанный авторами отчета, следующий: в большинстве организаций к электронным документам всё ещё относятся менее серьёзно, чем к бумажным. Ответственность за применение хорошей практики управления документами к электронным документам, похоже, лежит скорее на ИТ-службе, чем на службе делопроизводства; и даже там, где разработаны хорошие регламенты, они часто не выполняются, и их исполнение не контролируется.

При этом, однако, всё большее число организаций гармонизируют свои регламенты и процедуры управления электронными и бумажными документами. Многие переходят на чисто электронную модель, связывая воедино свои хранилища документов и информации с целью улучшить процесс выемки поиска и документов в случае судебных разбирательств, а также повысить эффективность оперативной работы.

Основные результаты опроса:

• В 56% организаций объёмы бумажных документов по-прежнему стабильно растут,  но в 22% - наконец-то появились признаки их сокращения. Одновременно в 70% организаций объёмы электронных документов «увеличиваются быстро», и, как и можно было ожидать, не сокращаются ни в одной организации.
  
  
• В половине организаций поступающие бумажные документы сканируются и затем сохраняются в электронном, а не в бумажном виде. Примерно треть коммерческих организаций подумывает о переходе на чисто электронное хранение документов.
  
  
• Что же касается второй половины организаций, то помимо того, что входящие бумажные документы вручную формируются в дела, в 40% из них вновь созданные офисные документы, а также сообщения электронной почты регулярно распечатываются, для того, чтобы подшить их в бумажные дела.
  
  
• Вероятность отнесения респондентами электронных документов к категории «не управляемых организацией» вдвое выше, чем для бумажных документов.
  
  
• 71% организаций имеют процедуру приостановления уничтожения бумажных документов в случае возникновения судебных исков, к которым те могут иметь отношение. Только 57% организаций имеет подобную процедуру для электронных документов.
  
  
• Процедура отбора и выемки относящихся к делу бумажных документов в случае судебного разбирательства будет затяжной (месяц и более) в 25% организаций, в то время как в случае выемки электронных документов – только в 17% организаций.
  
  
• Большинство компаний при проведении отбора и выемки электронных документов в случае судебных разбирательств полагается на ИТ-службу, в то время, как с бумажными документами разбираются специалисты службы делопроизводства и деловых подразделений.
  
  
• 13% организаций уже используют специальные средства для отбора и выемки документов, и ещё 22% планируют внедрить такие средства. 42% используют для этих целей свои электронные системы управления контентом или документами, и 12% - «Корпоративный поиск» (Enterprise Search – единая система поиска по ряду корпоративных хранилищ информации и документов).
  
  
• Из числа организаций, не имеющих электронных систем управления документами/контентом, 60% не смогут, в случае возникновения проблем, заявить о своей уверенности в том, что их электронные документы не были модифицированы, уничтожены, и что к ним не было неавторизованного доступа.
  
  
• 38% опрошенных признали, что в их организации отсутствует или очень слаб контроль исполнения политики в области управления документами; в 55% организаций отсутствуют руководства по работе с важными сообщениями электронной почты как с документами.
  
  
• 31% организации имеет 20 и более хранилищ контента, которые было бы полезно как-то связать друг с другом. В качестве наиболее приоритетного контента рассматривается электронная почта.
  
  
• В 35% организаций для объединения хранилищ контента используются самостоятельно разработанные средства; ещё 28% использует заказные средства, разработанные для них поставщиками. Спецификация CMIS (Content Management Interoperability Services – службы обеспечения интероперабельности при управлении контентом) заинтересовала пока что 15% организаций.
  
  
• Половина организаций «допускает возможность» хранения документов у местного, идентифицируемого поставщика услуг внеофисного хранения; однако 77% заявили о том, что никогда не будут хранить свои документы в публичном «облаке» (типа того, что предлагают Google, Amazon и Microsoft), даже если получат гарантии того, что хранилище будет располагаться на национальной территории. Однако 67% готовы подумать об использовании корпоративного или государственного «облака».
  
  
• Две трети организаций сохраняют существенную часть своих документов в исходных форматах, таких как Word и Excel, - хотя треть организаций планирует перейти в течение трёх лет на формат PDF/A.
  
  
• Более 70% организаций не имеют каких-либо планов и не предпринимают мер, направленных на обеспечение долговременной архивации электронных документов. У них отсутствуют политики миграции на новые носители и в новые форматы иили виртуализации программных приложений.
  
  
• Ожидается, что расходы на управление документами в течение ближайших 12 месяцев в целом возрастут. В отношении расходов на консультационное облуживание, ожидается небольшое снижение.

Источник: сайт AIIM
http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx