Почему установление связи между MoReq2010 и моделью OAIS пойдет на пользу как архивистам, так и специалистам по управлению документами - часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-i.html )

Сохраняющееся размежевание между архивистами и специалистами по управлению документами

Призыв Фрэнка Апворда (Frank Upward) к объединению в единую профессию хранителей документов (recordkeeping profession) остался в англоязычном мире в значительной степени незамеченным. Прожив двадцать лет в электронную эпоху, мы все еще видим глубокую пропасть не только между ролями архивистов и специалистов по управлению документами внутри их организаций, но и между их амбициями и стратегиями в отношении электронных документов.

Архивист и специалист по управлению документами (рис. Джеймса Лепена). У каждого на полочке стоят используемые в его области стандарты (EAD и OAIS у первого, ISO15489, MoReq2 и MoReq2010 – у второй)

DLM-форум представляет собой европейскую группу, объединяющую архивистов (в основном из различных национальных архивов стран Европы) и специалистов по управлению документами. Прислушиваясь к беседам на мероприятиях, проводимых DLM-форумом, всегда можно отличить архивистов и специалистов по управлению документами друг от друга:

• Специалисты по управлению документами ссылаются на MoReq2010 (документ, разработанный самим DLM-форумом) - спецификации функциональных возможностей, необходимых программному приложению для управления хранимыми им документами;


• Архивисты говорят о стандарте OAIS (открытых архивных информационных систем). Этот стандарт помогает обеспечить способность электронного хранилища захватывать в архивную систему, сохранять в течение длительного времени и выдавать представления электронных документов, переданных на архивное хранение.

Это отражает разницу в инициативах, которые две ветви профессии проводят в отношении электронных документов

Инициативы в области управления документами

Специалисты по управлению документами пытаются ещё на стадии проектирования заложить функциональные возможности для управления документами в системы, используемые конечными пользователями, которые создают и захватывают документы. В период с 2000 по примерно 2008 год эта стратегия в основном сводилась к формулированию требований и практической реализации крупномасштабных общекорпоративных электронных систем управления документами и контентом (Electronic Document And Records Management Systems, EDRMS). К сожалению, относительно небольшой процент организаций преуспел во внедрении таких систем, и даже те из них, кому это удалось, обнаружили, что многие документы хранились и в других деловых программных приложениях и никогда не попадали в EDRMS. (Лепен, как мне кажется, всё-таки больше теоретик, чем практик, и не слишком хорошо знаком с опытом внедрения реальных систем управления документами и контентом. Как и в нашей стране, лишь немногие зарубежные организации пытаются абсолютно все свои документы и информацию сразу поместить в одну систему. Подавляющее же большинство решает куда более ограниченные по масштабам задачи, и расширяет охват EDRMS-систем поэтапно – Н.Х.)

Сейчас мы находимся в самом начале развития альтернативных моделей управления документами. MoReq2010 является самой последней попыткой повлиять на рынок и специфицировать функциональные возможности электронных систем управления документами. В MoReq2010 заложена возможность поддержки нескольких различных моделей. Он продолжает поддерживать EDRM-модель, но также поддерживает и следующие альтернативные модели:

• Встраивание функциональных возможностей для управления документами в деловые приложения (и хранение документов в этих приложениях) – так называемое управление документами «по месту» (in-place records management);


• Хранение документов в тех деловых приложениях, которыми они впервые были захвачены, в условиях, когда оперативное и стратегическое управление документами осуществляются централизованно  - федеративное управление документами;


• Интеграция многочисленных разнообразных деловых приложений, используемых организацией, в центральное хранилище, которое хранит документы и управляет ими.

Ключевым аспектом, общим для всех этих трёх новых подходов, является то, что каждый из них предусматривает переход документов в течение их жизненного цикла из одной системы в другую. Например, при использовании модели управления документами «по месту», даже тогда, когда организации удается снабдить все свои программные приложения функциональными возможностями для управления документами (на что надежда слабая!), ей всё равно нужно будет предусмотреть, что произойдет с документами, хранимыми программным приложением, в случае, если его потребуется заменить. (С моей точки зрения, ровно то же самое можно сказать и о EDRM-модели, поскольку централизованная документная система  тоже не вечна!  – Н.Х.) По этой причине MoReq2010 уделяет особое внимание тому, чтобы программные приложения были способны экспортировать документы вместе с их метаданные таким образом, чтобы другие приложения могли их понимать и использовать. (Здесь, на мой взгляд, у авторов MoReq2010 не всё хорошо. В MoReq2010, действительно, очень много вниманию уделено экспорту документов, и куда меньше их импорту. Модуль требований к функциональным возможностям, обеспечивающим импорт, является необязательным и пока ещё не опубликован даже для публичного обсуждения. На практике это может привести к тому, что MoReq2010-соответствующие системы будут способны экспортировать документы в некоем стандартизованном формате, однако лишь немногие из них будут в состоянии читать этот формат. – Н.Х.)

Инициативы в области архивного дела

Стратегия архивистов заключалась в создании электронных архивных систем, способных захватывать документы из любых систем, которые используются в организации-создателе документов. Теоретически не должно иметь значения ни то, какие именно приложения организация (орган государственной власти, государственное учреждение и т.д.) использует для ведения своей деловой деятельности, ни наличие или отсутствие в этих приложениях функциональных возможностей для управления документами. Архивы всё равно смогут принимать эти документы на хранение при условии, что им удастся:

• Создать электронный архив, способный принимать партии электронных документов и связанных с ними метаданных;


• Разработать стандартную схему экспорта / схему метаданных, предписывающую, какие именно и в какой форме должны быть предоставлены метаданные передаваемых на архивное хранение документов;


• Обеспечить применение такой схемы экспорта / схемы метаданных на практике, с тем, чтобы все новые партии электронных документов поступали в стандартной форме, позволяющей архиву без особых усилий принять документы на хранение и поместить в свои электронные хранилища.

К сожалению, лишь немногие национальные архивы сумели добиться того, чтобы принятие электронных документов на архивное хранение стало хотя бы отдаленно напоминать типовой повседневный процесс. Некоторые архивы добились успеха в создании электронных архивных хранилищ; такие хранилища есть у Национальных Архивов Великобритании, Дании, США, Японии и у ряда других. Однако в процессе приёма партий передаваемых на архивное хранение электронных документов возникают проблемы. Каждый поставщик в своих системах управления документами и контентом по-своему настраивает сохранение метаданных о хранимом в этих системах контенте. Когда архивы впервые принимают партию электронных документов из новой для них системы, приходится выполнить большую работу по преобразованию полученных из этой системы метаданных в формат, приемлемый для электронного архивного хранилища. (Лепен умалчивает об успешном опыте ряда национальных архивов, таких как Национальные Архивы Австрии или Управление государственных документов австралийского штата Виктория, которые разработали обязательные для источников комплектования контейнерные форматы для передачи документов и их метаданных как между ведомствами, так и на архивное хранение. В этом случае организации-создатели документов, как правило, с самого начала обеспечивают правильное формирование контейнера с документами и метаданными, не откладывая эту работу «на потом», когда вследствие морального устаревания форматов, программного обеспечения и оборудования, ухода знающих сотрудников и снятия с эксплуатации систем уже может понадобиться помощь компьютерной археологии. Учитывая обычно очень ограниченные ресурсы архивов, именно такой путь мне кажется наиболее рациональным. – Н.Х.)  Ресурсы, необходимые для выполнения этой работы, должны выделять либо архивы, либо источники комплектования. (Чем тратить ресурсы на переделку уже сделанного, почему с самого начале не придерживаться единого для всех формата? Впрочем, Лепен как раз сторонник использования стандартного формата – а именно, формата, предусмотренного спецификациями MoReq2010. Вопрос только в том, согласятся ли с этим национальные архивы многочисленных стран той же Европы, у каждой из которых немало особенностей как в делопроизводстве, так и в архивном деле. – Н.Х.)

Автор MoReq2010 Йон Гард (рис. Джеймса Лепена), говорящий, что «большинство документов никогда не покидает систему, в которой они были созданы»

Йон Гард (Jon Garde) подытожил ситуацию, сказав в своем выступлении на майской 2012 года встрече членов DLM-форума о том, что «большинство документов никогда не покидает систему, в которой они были созданы». Это замечание служит печальным свидетельством успеха инициатив, предпринятых до сих пор представителями двух ветвей нашей профессии.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/07/moreq2010-oais-iii.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/07/13/why-a-link-between-moreq2010-and-the-oais-model-would-benefit-both-records-managers-and-archivists/