понедельник, 30 октября 2017 г.

США: Использовать или не использовать метод «больших корзин»?


Данная статья аналитика по вопросам работы с государственной информацией Джины Сервантес (Gina Cervantes – на фото) была опубликована 17 октября 2017 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

В кругу специалистов по управлению документами используется термин, который Вы, возможно, слышали - «большие корзины» (big buckets). Задумывались ли Вы когда-нибудь «Что это? Нужно ли мне эти заниматься? Не упускаю ли я чего-то?» (кстати говоря, вспоминается, что в поп-культуре есть акроним F.O.M.O., от «fear of missing out», который означает «боязнь пропустить что-то интересное». Погуглите его). Нет ли у Вас ощущения, что Вы что-то упускаете в плане «больших корзин»?

Для тех, кто не знаком с термином «большие корзины» в области управления документами, скажу, что Национальные Архивы США (NARA) определяют его так: «Перечень документов с указанием сроков хранения на основе «больших корзин» (укрупненных массивов документов) содержит статьи, охватывающие несколько взаимосвязанных серий документов и/или документы в нескольких электронных системах. Традиционные перечни, с другой стороны, содержат более детальные статьи, каждая из которых обычно относится к одной серии документов или к одной электронной системе». Говоря обычным языком, «большие корзины» - это подход, при котором каждое указание охватывает более широкий спектр материалов, в отличие от узкого диапазона при традиционном подходе. Отсюда возникает образ «корзины», в отличие от дуршлага или сита.

Я в первый раз столкнулась с идеей «больших корзин» несколько лет тому назад, слушая доклад Сюзан Сиско (Susan Cisco, из группы Gimmal) на заседании нашего местного отделения ассоциации ARMA International. Концептуально «большие корзины» выглядели очень здравым подходом, и я подумала про себя: «Это блестящая идея, так почему этот подход не так широко распространен?». Как в случае всего нового, обдумывать этот вопрос было увлекательно, и мои мысли сконцентрировались на том, как лучше всего реализовать этот подход прямо сейчас. Но прежде, чем я смогла воплотить идею в жизнь, мне сначала пришлось как следует осмыслить её в голове.

Пример

Вот пример использования подхода «больших корзин» для серий документов (серии можно в какой-то степени рассматривать как аналоги видов документов в перечнях или статей в номенклатурах дел – Н.Х.), перечисленных в Типовом перечне документов с указанием сроков хранения, выпущенном архивно-документационной службой штата Техас для документов об имуществе и его инвентаризации. Ниже показано, как может выглядеть «корзина»:
5.2 Документы об имуществе и его инвентаризации, срок хранения – 3 года после окончания финансового года (FE + 3)

    5.2.006 Акты на уничтожение
    5.2.007 Отчеты о повреждениях
    5.2.009 Подробные отчеты об инвентаризации оборудования
    5.2.014 Ежегодная физическая инвентаризация
    5.2.015 Уведомления о списании оборудования
    5.2.017 Отчеты об утерянном и похищенном имуществе
По сути дела, Вы складываете документы нескольких видов с одинаковыми сроками хранения в одну «большую корзину». Звучит просто, правда? Но погодите! Прежде, чем Вы начнете менять свои перечни и номенклатуры дел, внедряя стратегию «больших корзин», давайте посмотрим на преимущества и недостатки этого подхода.

Преимущества

Одно непосредственное преимущество «больших корзин» - то, что уменьшается число статей в перечнях. Чем меньше выделяется серий документов, тем легче обучать персонал тому, как правильно понимать и использовать перечни. Наоборот, чем сложнее перечень, тем больше вероятность того, что сотрудники не смогут его понять и, следовательно, не станут использовать. Когда в Вашем перечне меньше статей, он уже не столь пугающий, и пользователям меньше приходится гадать, какая именно статья относится к конкретным документам.

Мой комментарий: Ключевым преимуществом метода «больших корзин» является то, что его гораздо проще реализовать в электронных системах учета и управления документами для автоматического отслеживания сроков хранения.

Недостатки

При использовании «больших корзин» есть потенциальный риск в плане исполнения законодательно-нормативных требований к срокам хранения. Будьте осторожны при использовании «корзин»! Убедитесь, что все включенные в «корзину» документы имеют одинаковые сроки хранения.

Мой комментарий: Здесь важно иметь в виду то, что сроки хранения могут отсчитываться от различных событий, и важно, чтобы с учетом этого обстоятельства сроки хранения положенных в «корзину» документов истекали одновременно – либо, как вариант, корзину придётся хранить, пока не истечет самый длительный из этих сроков.

Еще одна проблема связана с обеспечением быстрого поиска нужных документов. При использовании нового подхода Вам потенциально придётся «просеивать» больше документов, из-за чего время поиска может увеличиться. Наконец, могут возникнуть трудности с определением того, в какую «корзину» попадает документ. Используя приведенный выше пример: будет ли серия документов по оценке имущества входить в состав данной «большой корзины»?

Внедрение на практике

Если Вы решили продвигаться вперед, используя «большие корзины», то я рекомендую Вам «есть слона по частям». Начните с малого, с одного департамента или отдела, не пытаясь сразу охватить всю организацию. Расскажите об идее «больших корзин» всем департаментам и посмотрите, не найдутся ли добровольцы, желающие попробовать новый метод -  а затем постепенно сокращайте количество статей в своём перечне. Это поможет вам оценить, сколько времени займет весь процесс. Как только первый опыт будет успешно завершен, у Вас появится на руках отличный практический пример, который Вы сможете показать другим подразделениям Вашей организации. Убедитесь в том, что Вы группируете в «корзины» сходные документы с совпадающими сроками хранения. При составлении описания «большой корзины» мы рекомендуем использовать номера серий документов в качестве справочной информации.

Выводы

Соберите всю необходимую информацию, прежде чем браться за работу такого масштаба. Вам нужно быть в курсе всех требований к срокам хранения при принятии решения о том, какие серии документов включить в «большую корзину». В целом, Вы должны обеспечить, чтобы Ваша организация соблюдала существующие федеральные и региональные законодательно-нормативные требования к срокам хранения. Обязательно заручитесь поддержкой и советами своего юрисконсульта в ходе такого проекта. Наконец, не забудьте представить свой «похудевший» перечень на согласование в TSLAC!

Так использовать или не использовать «большие корзины»? Поборите свои опасения, возьмите «корзину» за ручку и убедитесь, насколько легче станет груз!

Джина Сервантес (Gina Cervantes)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2017/10/to-bucket-or-not-to-bucket/

Комментариев нет:

Отправка комментария