Евросоюз: Объявлен тендер на закупку Европарламентом электронной системы для его Исторических архивов

Европейский Парламент 3 октября 2014 года объявил тендер PE/ITEC-CLAVIS14 «Создание решения для исторических архивов и управления документами» (Setting up a historical archives and document management solution, см. сайт http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm ). Предложения принимаются до 18 ноября 2014 года, и принять участие в тендере, в принципе, могут также поставщики из стран, не являющихся членами Евросоюза.

Официальное сообщение 2014/S 190-334451 о тендере также появилось на официальном европейском сайте закупок, см. http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:334451-2014:TEXT:EN:HTML&tabId=0

В составе конкурсной документации выложено 194-страничное Техническое задание (см. http://www.europarl.europa.eu/tenders/2014/dgeprs/334451/20141003/PE%20ITEC%20CLAVIS14-%20Specification%20and%20annexes_final.pdf , стр.15-76). Документ интересен с двух точек зрения: во-первых, он описывает деловые процессы архивной службы Европарламента, и, во-вторых, содержит достаточно подробные функциональные требования к закупаемой для архива информационной системе, которые могут пригодится и отечественным архивистам.

Как отмечается в приглашении к участию в тендере, закупаемое «решение предназначено для замены программного обеспечения, ныне используемого в качестве базы данных Исторических архивов Европарламента, и оно должно добавить определенные функциональные возможности, без которых теперь невозможно обойтись».

Целью тендера является выбор поставщика, который сможет поставить интегрируемое в техническую среду Европарламента решение, имеющее все необходимые функциональные возможностями, перечисленные в тендерной документации.

Участник тендера должен предложить проект, руководимый его проектной группой (действующей в тесном сотрудничестве с ключевыми пользователями и заинтересованными сторонами в Европарламенте), конечным продуктом которого должна стать поставка полностью адаптированной к потребностям Исторических архивов Европарламента программной системы. Проект должен включать в себя анализ существующих рабочих процессов Исторических архивов и используемых ими программных инструментов;  разработку и/или настройку программной системы, имеющей все требуемые функциональные возможности и открытой для последующих модификаций; а также перемещение в новую систему всех имеющихся архивных данных (как явно хранимых в базе данных, так и неявно присутствующих в существующей программной системе в виде, например, бизнес-логики).

Решение должно быть создано на площадке Европарламента, использование облачных вычислений не допускается.

Помимо этого, победитель тендера также должен быть обеспечить предоставление ряда услуг. Следующие услуги должны быть гарантированы:

• Обучение;
• Техническое обслуживание системы (в том числе обновления);
• Дальнейшее развитие системы;
• Служба поддержки (диагностика, поддержка программного обеспечения и поддержка пользователей);
• Консультации.

Часть контракта, связанная с поставкой программной системы, рассчитана на 2 года, после чего возможны два продления ещё на год. Таким образом, максимальная продолжительность этой части контракта составляет 4 года. Часть контракта, связанная с оказанием услуг, первоначально рассчитана на 2 года, после чего контракт может ежегодно продляться, но общий срок оказания услуг не должен превысить 10 лет.

Цена контракта оценивается в диапазоне от 1 до 2 миллионов евро, из которых предполагается 40% суммы потратить на оплату услуг после того, как будет завершена поставка системы. Допускается впоследствии увеличить сумму контракта на 50% по итогам переговоров с победителем тендера.

Среди довольно объёмной информации об Исторических архивах я бы выделила следующие факты:

• Сейчас в базе Исторических архивов имеется свыше 1,4 миллиона описательных записей, относящихся к 4 миллионам изначально-электронных и оцифрованных документов. Ожидается среднее увеличение этих показателей на 10% в год.


• В настоящее время Исторические архивы для целей обеспечения долговременной сохранности используют следующие форматы: pdf/A, wav, mpeg4/avc b mpeg4/aac. Кроме того, некоторые другие форматы (например, mp3) используются для распространения материалов.

Очень жёсткие требования выставлены к поддержке многоязычности в различных формах (многоязычие самих документов, их метаданных, средств поиска). Интерфейс системы должен быть двуязычным (английский и французский языки). Каждый документ должен быть полностью описан на английском и французском языках.

Источники: сайт закупок Евросоюза / сайт Европарламента
http://www.europarl.europa.eu/tenders/2014/dgeprs/334451/20141003/PE%20ITEC%20CLAVIS14-%20Specification%20and%20annexes_final.pdf
http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm
http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:334451-2014:TEXT:EN:HTML&tabId=0