Эта статья не о том, кому должна подчиняться служба управления документами организации, а о важности партнерства между службами управления документами (ДОУ) и информационных технологий (ИТ) и о об объединении ими сил для управления электронными документами организации. Где бы служба управления документами ни находилась в организационной структуре организации, формирование такого партнерства является единственным способом эффективно и согласованно управлять всё возрастающими объёмами электронной информации, одновременно повышая значимость обоих служб для организации.
- Понять возможности и точку зрения службы ИТ;
- Узнать, где и как служба ИТ сохраняет документы, установлены ли этим документам сроки хранения и являются ли они по-прежнему доступными;
- Понять выполняемые ИТ-службой функции, относящиеся к жизненному циклу информации, а также представления коллег о том, как обеспечить управление электронными документами в соответствии с политикой организации.
Чему ИТ-специалисты смогут научиться у коллег из службы управления документами в процессе создания подобного союза? У них будет возможность:
- Понять возможности и точку зрения службы управления документами;
- Получить консультации по вопросам отслеживания сроков хранения документов и материалов недокументного характера, архивации и уничтожения на основе законодательно-нормативных и налоговых требований, деловых и исторических потребностей организации. Это жизненно важно для организации процесса управления жизненным циклом информации и документов;
- Познакомиться с помощью службы управления документами с передовой практикой и стандартами управления электронными документами, хранимыми в мобильных устройствах, облаке, социальных сетях, а также с использованием других развивающихся технологий.
Что от такого партнерства двух служб выиграет организация?
- Партнерство обеспечивает прочную основу для полноценного всеохватывающего управления всей информацией и для соблюдения политики организации в области управления документами и информацией;
- Сотрудничество двух служб обеспечивает доступ, контроль и долговременную сохранность электронных документов в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями и деловыми и историческими потребностями организации;
- Результатом партнерства является совершенствование разработки, внедрения и эксплуатации процессов управления жизненным циклом (включающих создание, использование, хранение, поиск, обеспечение безопасности, отслеживание сроков хранения и уничтожение либо передача на архивное хранение);
- При создании ИТ-решений учитываются как ИТ-требования, так и требования к управлению документами;
- Политики установления и отслеживания сроков хранения реализуются в масштабе всей организации и применяются в отношении хранящегося во всех системах контента всех филиалов и подразделений;
- Проведение топографирования данных позволяет собрать сведения о местонахождении документов, облегчая тем самым выполнение временных запретов на уничтожение документов в связи с идущими судебными разбирательствами и расследованиями и более быстрое выполнение запросов на раскрытие электронных материалов в ходе судебных разбирательств (э-раскрытие);
- Ненужная электронная информация своевременно уничтожается, что дает возможность снизить риски организации;
- Внедряемые новые ИТ-решения обеспечивают управление жизненным циклом документов;
- Благодаря более широкому использованию технологий и автоматизированных процессов для выполнения правил отслеживания сроков хранения документов и их уничтожения, с сотрудников снимается трудоёмкая обязанность вручную просматривать свои документы в ходе их уничтожения в соответствии с политикой организации;
- Практичные политики и процедуры организованного хранения данных (day forward policies and procedures) позволят держать электронные данные под контролем;
- Производительность труда повысится за счет обеспечения более быстрого поиска и доступа, сокращения времени отклика систем и снижения непроизводительных затрат времени персоналом;
- Снизятся расходы на хранение и резервное копирование;
- Руководство и сотрудники станут лучше понимать важность управления информацией, будут следовать установленным политикам и смогут принимать более качественные решения, касающиеся жизненного цикла информации.
Мой комментарий: О необходимости налаживать сотрудничество между ИТ-специалистами и специалистами по управлению документами (а заодно и с юристами, специалистами по информационной безопасности, качеству и т.д.) разговору идут, наверное, с начала века, однако этот вопрос остается всё так же актуальным. Разница по сравнению с ситуацией десятилетней давности, пожалуй, в том, что сегодня лучших ИТ-руководителей (даже в нашей стране) уже не нужно убеждать в необходимости такого сотрудничества – но далеко не все специалисты по управлению документами могут и хотят взять на себя такую дополнительную нагрузку (за которую – по крайней мере, на первых порах – обычно не доплачивают).
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/article/20141005005438-46254388-records-management-and-information-technology-must-partner?trk=object-title
Комментариев нет:
Отправить комментарий