четверг, 11 сентября 2008 г.

О конгрессе RMAA-2008 в Сиднее - часть 3

Брэд Хинтон продолжает свой рассказ о конгрессе RMAA-2008 в Сиднее

Кто бы мог подумать, что о первом дне конференции мне удастся написать целых три сообщения? Итак, это сообщение третье. Я остановлюсь на трех докладах, в которых рассматривались стратегии и вопросы внедрения систем управления электронными документами и информацией (Electronic Document and Records Management System, EDRMS).

С этими докладами выступили: Джо Стефенсон (Jo Stephenson) из Департамента транспорта штата Виктория (Австралия), Мэтт О’Мара (Matt O'Mara), представлявший городские библиотеки Веллингтона, и Джоанна Голдинг (Joann  Golding) из компании Eraring Energy

Джо Стефенсон подробно рассказала о своём опыте управления проектом внедрения EDRMS в департаменте правительства штата. Основное  внимание было уделено людям, вовлеченным в выработку стратегии и во внедрение системы. Одной из ключевых идей доклада было то, что нужно:
  • принимать во внимание различные практики работы  и разнообразие используемых информационных систем;

  • использовать «рассказы с передовой»  о текущей ситуации с обработкой неструктурированной информации (я сейчас сам собираю подобную информацию, выступая в роли,  включающей поддержку стратегии EDRMS);

  • слушать, фиксировать и анализировать то, что говорят люди;

  • понимать мотивы действий организации и деловые процессы;

  • привлекать людей по ходу проекта; договариваться о начале и конце пути;

  • общаться часто и широко.
Или, говоря коротко, - «найти, защитить и сохранить».

Джо дала несколько основанных на здравом смысле советов по части распространения сведений, отвечающих на вопрос «а зачем мне всё это нужно?». С моей точки зрения, это хорошая практика, - но слишком часто данные базовые мировоззренческие и поведенческие факторы оставляются «на потом», на  последний этап внедрения. Если персонал впервые сталкивается с EDRMS во время обучения,  и затем – уже  в среде оперативной эксплуатации, то люди не только чувствуют себя «выпадающими» из реального процесса, но и неохотно воспринимают преобразования, поскольку не понимают,  что они от этого получат. Обычно в качестве движущих сил, способствующих принятию пользователями новых технологий, мы называем исполнение законодательно-нормативных требований и улучшение корпоративного управления. Джо рекомендует пропагандировать другие факторы, имеющие более непосредственное отношение к выполняющим работу людям,  - такие, как более эффективный доступ и извлечение документов, помощь в процессе принятия решений и экономия времени.

Я, в свою очередь, рекомендую понять потребности сотрудников, их поведение на рабочих местах в условиях конкретной организации, с тем, чтобы выяснить, где находятся самые чувствительные места, и где, скорее всего, воздействие от внедрения будет наибольшим.

Я задал Джо вопрос по поводу показателей успешного внедрения, особенно относительно упомянутой ею потребности в увеличении  пространства для хранения данных. C моей точки зрения, рост объёмов хранимых данных не всегда является признаком успеха. Количество данных  далеко не всегда означает их качество.

Мэтт O'Mара рассказал о реализации информационной стратегии. На разработку стратегии у Мата было лишь четыре месяца, и он решил сосредоточить усилия на выявлении деловых потребностей и проблем в деловой деятельности, а затем посмотреть, какие решения могли бы подойти, и как их можно было бы реализовать на практике. Я, безусловно, согласен с тем, что выход на варианты решения деловых проблем лучше помогает привлечь интерес со стороны высшего руководства, чем опора на одни лишь основные принципы управления документами. Мэтт также рекомендовал проводить анализ ожидаемых преимуществ и отдачи. Кроме того, Мэтт говорил о моделях зрелости управления информацией (я уже упоминал о них в предыдущем сообщении), и об использовании реестра проблем.

Мне пришлось согласиться с Мэттом в том, что создание прочной основы управления информацией является критически-важным элементом для успеха организации,  - мысль, которая остается справедливой и в мире Web 2.0.

Джо Голдинг описала, как она решала задачу создания и внедрения EDRMS в крупной энергетической компании Нового Южного Уэльса. Корпоративной информационная стратегия основывалась на трех ключевых целях:
  • Защитить нашу информацию;

  • Снизить риск;

  • Эффективно использовать деловую информацию.
Был проведены широкие консультации с различными филиалами и отделениями компании. Джо подчеркнула важность использования знаний сотрудников организации для выяснения следующих вопросов:
  • какая культура сложилась на различных энергостанциях; 

  • каковы взаимоотношения между персоналом и организацией;

  • кто является лидером, и кто может помочь в продвижении проекта на уровне руководства; а также

  • что могло бы стать действенным вознаграждением.
Внедрение и обучение шли одновременно, и Джо призналась, что ей очень повезло в том,  что в компании были выделены дни для обязательного обучения (T-дни), которые она смогла использовать для приобретения сотрудниками необходимой подготовки и навыков работы с  EDRMS (помимо прочих способов обучения).

Я обратил внимание на то, что через весь доклад проходило признание того факта, что стратегия и её внедрение должны быть приняты и поддержаны организацией. Один из способов, который я в прошлом использовал для решения подобной проблемы,  заключался в использовании неофициальных «каналов» для построения неформальных отношений,  на основе которых уже потом складывалось более упорядоченное и формальное  общение. В крупных организациях (например, в огромных государственных департаментах) такой подход вполне может оказаться непрактичным.

Завоевание авторитета и уважения,  и налаживание отношений внутри и между организациями, помогает эффективно информировать людей и привлекать их к участию в проекте с использованием более формальных способов общения. Кроме того, гораздо легче рекламировать какую-либо услугу или новый деловой процесс, используя личные связи.

В моих заметках отмечена еще одна, последняя мысль для обдумывания: мы должны уметь видеть, что происходит за пределами управления информацией и знаниями в рамках нашей организации. Конечно, у каждого из нас есть свои отдельные обязанности и виды работ,  стоящие за ответствующими названиями профессий и должностей (как у врачей), - но мы должны улучшить своё понимание взаимосвязей между этими процессами в области знаний и информации, углубить сеть наших взаимодействий, и более эффективно использовать наши знания и возможности. Я считаю, что мы все движется в одном направлении, поэтому  давайте работать вместе, с тем, чтобы сделать это путешествие более продуктивным.

В заключение я хочу поблагодарить всех докладчиков и участников конгресса RMAA 2008, с которым мне удалось поговорить в понедельник (и профессора Джулию Маклеод, с которой я ещё раз пересекся на завтраке в IIM),  - за интересные идеи и дискуссии.

Брэд Хинтон (Brad Hinton)

Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com/2008/09/11/on-rmaa-convention-2008-report-3/

Комментариев нет:

Отправка комментария