среда, 10 сентября 2008 г.

О конгрессе RMAA-2008 в Сиднее - часть 2

Брэд Хинтон продолжает свой рассказ о конгрессе RMAA-2008 в Сиднее

В своем первом сообщении на блоге я дал краткое изложение тех докладов на конгрессе Австралийской ассоциации по управлению документами (Records Management Association of Australia, RMAA)  в Сиднее, которые мне удалось прослушать. Я, наконец, разобрал свои заметки, и хочу отметить некоторые из дискутировавшихся вопросов.

Основным докладчиком была д-р Джули Маклеод (Julie McLeod) из университета Нортумбрии (Northumbria), Великобритания, которая говорила о принятии и адаптации инструментов и методологий управления документами. Её особенно интересовал вопрос о том, «задумываются ли организации об их (стандартов и методологий) применимости?». Это один из тех вопросов, который я часто сам себе задаю - какие стандарты применять, каким образом их использовать, и применимы ли они вообще в данных конкретных условиях?

Для применения международного стандарта (ISO 15489 – Ред.) есть ряд побудительных мотивов – использование передовой практики, завоевание авторитета, повышение своего статуса, продвижение по службе. Для организаций, которые начинают его использовать, самыми важными вопросами были соответствие законодательно-нормативным требованиям и вопросы корпоративного управления, природа стандарта, и вопросы выделения ресурсов. Препятствиями на этом пути были борьба за приоритетность и ресурсы, низкая мотивация, отсутствие новизны, и уверенность  том, что стандарты не так уж и важны. Наконец, некоторые из изученных в работе организаций вообще прекратили использовать стандарт на практике, в то же время изменяя и адаптируя его с тем, чтобы он лучше отражал специфику организации (что, как я считаю, зачастую необходимо). Вывод состоит в том, что внедрение международного стандарта все еще сильно зависит от особенностей и/ или потребностей конкретной организации.

Кроме того, многочисленные комментарии вызвало ещё одно исследование, в котором изучались инструментальные средства,  помогающие обеспечить соответствие требованиям в области управления документами: 
Неудивительно, что комментарии  в основном касались применимости возможностей, предлагаемых определенным инструментарием,  в условиях конкретной организации. Отмечалось, что подобные инструментальные наборы ценны и полезны в  следующих ключевых областях:
  • Оценка и измерение степени соответствия законодательно-нормативным требованиям и возможностей организации в плане управления документами;

  •  Сопоставительный анализ показателей (benchmarking);

  • Помощь в выявлении сильных и слабых сторон. 
Лично я не считаю очень уж полезными  «предписывающие» инструментальные средства, но я готов поэкспериментировать с четырьмя средствами, рассмотренными в этом исследовании, чтобы оценить возможности их применения в реальном мире (или отсутствие таковых).

Третье работа, представленная д-ром Маклеод, называлась «AC+erm» - от английского «ускорение темпов перемен в управлении электронными документами». В работе были рассмотрены ключевые проблемы и стратегии, и в итоге были предложен список из 19 критических факторов успеха, десять из которых были характерны для систем управления электронными документами. В восьми факторах упоминались люди,  и в них можно выделись следующие общие моменты:
  • Недопонимание высшим руководством управления документами, и неуверенность относительно того, какова его собственная роль в этой сфере;

  • Для управления документами нужны другие  знания и навыки, чем в других областях деловой деятельности;

  • Принципы управления документами должны восприниматься как неотъемлемая часть деятельности организации.
Вполне предсказуемы результат для тех, кто работает в отраслях, связанных с информацией и знаниями!

Профессор Маклеод завершила своё выступление словами о том,  что данные, полученные в результате её исследований, показали, что стандарты и методологии были приняты и адаптированы организациями, как в плане принципов, так и инструментов.  Изучавшиеся организации проводили исследования и практические оценки состояния управления документами. Внутри организаций всё сильнее поддерживается улучшение теории и практики управления документами. В качестве аналогии был предложен мост – он всегда строится на основе стандартных принципов проектирования и строительства, но каждый раз адаптируется с учетом конкретной местности и назначения. Профессор Маклеод в будущем  рассчитывает на ещё большее сокращение разрыва между теорией и практикой.

Я бы по этому поводу сказал, что взаимосвязь между теорией и практикой абсолютно соответствует здравому смыслу, если допускать возможность адаптации к конкретным потребностями и проблемами той среды, в которой приходится работать. Можно акцентировать внимание на различных моментах, но практика и теория (стандарты и методологии являются частью этой «связки»), заслуживают того, чтобы их рассматривали в их взаимосвязи. С моей точки зрения, нельзя отдавать предпочтение чему-либо одному.

Завтра утром я отправляюсь на завтрак в Институт управления информацией  (Institute for Information Management, IIM), и надеемся что д-р Маклеод ещё что-нибудь расскажет во время этого раннего мероприятия.

Дополнительные комментарии по прошедшим в понедельник докладам на конгрессе RMAA будут готовы завтра вечером ... и затем я собираюсь обсудить вопросы, связанные с интранетом и управлением контентом, в связи с еще одним проектом, над которым я сейчас работаю вместе со своей группой. 

Брэд Хинтон (Brad Hinton)

Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com/2008/09/10/on-rmaa-convention-2008-report-2/

Комментариев нет:

Отправка комментария