воскресенье, 14 сентября 2008 г.

США: В эру цифровых технологий, федеральные документы испаряются в никуда

Предлагаемая статья о состоянии дел с делопроизводством в федеральном правительстве США, опубликованная 13 сентября 2008 года в газете «Нью-Йорк Таймс», получила большой резонанс не только в США, но и среди специалистов в области управления документами и архивного дела многих стран мира

Кеннет Тибодё (Kenneth Thibodeau) руководит в Национальных Архивах США созданием электронных архивов документов. (Фото: Bill Crandall для «Нью-Йорк Таймс»)

Бесчисленное количество федеральных документов продолжает утрачиваться и не сохраняется для последующих поколений из-за того, что федеральные служащие, пытающие справиться с ошеломляющим ростом объёмов электронных документов, не занимаются регулярным сохранением тех документов, которые они создают на государственных компьютерах, отправляют по электронной почте и размещают в сети.

Федеральные учреждения стали быстро осваивать Интернет и новые информационные технологии, однако их деятельность по сохранению документов сильно отстаёт. Более того, федеральные следователи обнаружили широко распространенные нарушения федеральных требований к управлению документами.

Многие официальные лица  признают,  что они бессистемно решают вопросы сохранения электронной почты и других электронные документов о своей работе. Более того, многие говорят, что они не знают точно, какие материалы они должны сохранять.

Этот  беспорядок является причиной беспокойства для историков, архивистов, библиотекарей, для следователей Конгресса и наблюдательных групп, которые хотят отслеживать процесс принятия решений и иметь возможность требовать отчета от федеральных чиновников. Сейчас, накануне смены президентской администрации, беспокойство по поводу утраченных документов ещё более усиливается.

«Мы ожидаем увидеть массовое исчезновение материалов, размещенных сейчас на веб-сайтах федеральных агентств», - говорит Мэри-Элис Бэйш (Mary Alice Baish),  вашингтонский представитель Американской ассоциации юридических библиотек, члены которой интенсивно используют государственные документы. «Когда новые чиновники приступают к исполнению своих обязанностей, они приходят с новыми программами и политиками, и хотят начать всё заново».

Ричард Пирс-Мозес (Richard Pearce-Moses), бывший президент Общества Американских Архивистов (один из самых авторитетных современных американских специалистов в области управления документами и архивного дела – Ред.), подчеркнул: «Меня больше всего беспокоит то, что даже если над этой проблемой будут работать наши самые лучшие и блестящие умы, риски настолько велики, что мы вполне может лишиться значительной части нашей истории».

На веб-сайте Агентства по охране окружающей среды (Environmental Protection Agency, EPA) насчитывается более 50 «битых», неработающих ссылок, которые когда-то приводили читателей к материалам по проблеме истощения озонового слоя в атмосфере.

По меньшей мере 20 документов были удалены с веб-сайта Комиссии США по гражданским правам, в число  которых попал  и проект доклада, содержащего весьма критические высказывания по поводу политики администрации Буша в области соблюдения гражданских прав.

Проблемы с системой электронной почты в Белом Доме стали широко известны (в частности, сотрудники Белого Дома не обеспечили сохранение электронной переписки за некоторые, достаточно длительные и исторически важные периоды времени – Ред.) вследствие судебных разбирательств и слушаний в Конгрессе. Должностные лица других федеральных агентств признают, что их системы управления документами не намного совершеннее и надёжнее.

Коммерческие организации,  правительства штатов и местные органы власти также сталкиваются с аналогичными проблемами, хотя и в меньших масштабах.

«Обеспечение долговременной сохранности электронной информации - пока еще слишком сложная для нас задача», - говорит Роберт Спиндлер (Robert P. Spindler), главный архивист библиотек Университета штата Аризона.

Для федерального правительства, проблема обеспечения сохранности документов обостряется с каждым месяцем, по мере того, как служащие создают миллиарды сообщений электронной почты. Электронная почта зачастую заменяет телефонные разговоры и встречи, которые в прошлом обычно не документировались.

В попытке сэкономить деньги, федеральные агентства публикуют все меньше отчетов на бумаге, размещая их вместо этого в Интернете. Во все большем объёме федеральные чиновники используют блоги, подкасты (цифровые аудио- или видеоматериалы, предназначенные для воспроизведения на ПК, плеерах и мобильных устройствах,  и распространяемые через Интернет – Ред.) и видео, с целью разъяснения и защиты своей политики. Растущее число федеральных служащих исполняют свои обязанности вне офиса, работая на персональных компьютерах, с использованием портативных флеш-дисков и электронных почтовых служб типа Google Gmail и Microsoft Hotmail.

В прошлом, клерки помещали наиболее важные государственные документы  в дела, хранившиеся в централизованном архиве агентства. Однако делопроизводство стало более децентрализованным, а количество технических работников уменьшилось. Федеральные служащие говорят, что они хранят много официальных документов в настольных компьютерах, и согласованное управление документами отсутствует.

«Ахиллесовой пятой делопроизводства являются  люди», отмечает Джейсон Барон (Jason R. Baron), директор по  судебным разбирательствам  Национальных Архивов США. «Раньше у нас были  секретари. Теперь каждый из нас (вместе со своим  компьютером) исполняет роль хранителя своих документов. Это создает ряд очень сложных проблем».

Эксперты опасаются, что объекты, сохраненные в электронном виде,  в будущем могут оказаться труднодоступными,  вследствие устаревания необходимого для их чтения оборудования и программного обеспечения.

«Все мы сохраняли личные воспоминания и любимую музыку по восьмидорожечных лентах, дискетах, или 8-миллиметровой пленке», говорит Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein), Архивист Соединенных Штатов (руководитель Национальных Архивов США – Ред.). «Во многих случаях эти технологии в настоящее время стали реликтами, и к этой информацию невозможно получить доступ. Представьте себе эту проблему, увеличенную в миллионы и миллионы раз, - это как раз то, с чем сейчас сталкивается федеральное правительство».

Национальные Архивы США находится на ранних стадиях создания системы постоянного хранения электронных документов, обращаясь за помощью в реализации этого проекта к суперкомпьютерному центру Калифорнийского университета в Сан-Диего, и к некоторым из лучших специалистов страны в области компьютерных технологий.

Проект создания электронного архива отстает от графика и идет с превышением бюджета. Официальные лица, однако, надеются, что эта система,  разрабатываемая компанией «Локхид Мартин» (Lockheed Martin), сможет принять огромное количество документов Белого Дома, когда президент Буш в январе 2009 года покинет свою  должность.

Кеннет Тибодё (Kenneth Thibodeau), руководитель программы Национальных Архивов по архивам электронных документов, сообщил, что 32 миллиона электронных почтовых сообщений Белого дома были приняты на хранение в качестве документов администрации Клинтона. Тибодё предполагает, что администрация Буша передаст на хранение сотни миллионов электронных писем.

Скандалы вокруг документов Белого Дома возникали в конце срока последних трех администраций,  поэтому федеральные чиновники настраиваются сейчас на то, что в январе могут начаться новые судебные «разборки».

Суды в последнее время  сурово штрафовали компании, которые не представляли запрошенные в ходе судебного разбирательства электронные документы, - и правительство может быть подвергнуто таким же наказаниям. Так, в конце срока администрации Клинтона федеральный окружной судья признал Агентство по охране окружающей среды виновным в неуважении к суду, в связи с уничтожением агентством некоторых электронных документов.

Предупреждения о возможной утрате электронных документов поступают с разных сторон.

В недавнем докладе Счетной палаты (Government Accountability Office, GAO), - подразделения Конгресса, занимающегося контролем и аудитом, - описаны широко распространенные нарушения федеральных требований к управлению документами. В отчете говорится, что в ряде крупных агентств «не было обеспечено систематическое сохранение электронной почты высших должностных лиц». Некоторые служащие хранят десятки тысяч электронных почтовых сообщений в своих почтовых ящиках, где «невозможно вести по ним эффективный поиск», и где они  недоступны для других заинтересованных лиц.

Похожие проблемы обнаружил Генеральный инспектор Национального управления по аэронавтике и исследованию космического пространства (National Aeronautics and Space Administration, NASA). Обследование 40 высших должностных лиц показало, что 93 процента из них нарушали федеральные требования по сохранению электронной почтовой корреспонденции. Генеральный инспектор сообщил, что NASA может утратить часть своей «институциональной памяти», и что, возможно, агентство уже утратило ряд документов, необходимых для защиты юридических и финансовых прав государства.

Одни и те же федеральные законы распространяются на электронные и бумажные документы, которые определяются как материалы - в любой форме - документирующие деятельность, политику и решения правительства. Официальные перечни определяют сроки хранения для документов  каждого типа. Как правило, документ не может быть стерт или уничтожен без предварительного согласия Национальных Архивов, которые осуществляют постоянное хранение документов, имеющих историческую ценность.

Мелани Слоан (Melanie Sloan), исполнительный директор наблюдательной группы «Граждане за ответственность и этику в Вашингтоне», говорит: «Сотрудники агентств не понимают своей ответственности за сохранение документов. Многие сотрудники агентств даже не понимают, на самом базовом уровне, что такое федеральный документ, - а уж тем более, как следует сохранять документы».

В ходе собеседований, работники согласились с этой точкой зрения.

«Я не слишком хорошо понимаю правила – что именно мы должны сохранить, и что хранить не нужно», говорит Кристина Пирсон (Christina Pearson), помощник министра здравоохранения и социальных услуг. «Мы пытаемся разобраться, каким образом наши политики применимы к новым электронным средствам передачи информации, таким, как веб-сайты и электронная почта».

В федеральных ведомствах наиболее распространенным методом сохранения важных сообщений электронной почты и прикрепленных к ним файлов является их  распечатывание на бумаге и помещение в бумажные дела. Это подтвердили должностные лица в министерстве труда,  министерстве транспорта и в министерстве юстиции.

Томас Скалли (Thomas A. Scully), бывший управляющий Центрами услуг по программам медицинского страхования Medicare и Medicaid,  в 2003 году, когда он еще был на государственной службе, обсуждал возможность своего перехода на работу с рядом перспективных работодателей. Когда этичность этих переговоров была поставлена под сомнение, он пытался найти некоторые из старых сообщений электронной почты. Как он говорит, «Они исчезли. Я не мог найти ничего. Мне было сказано, что все мои электронные письма были уничтожены».

Когда президент Билл Клинтон покинул свой пост, Национальные Архивы сохранили снимки веб-сайтов агентств в том виде, в каком они существовали на (или незадолго до) 20 января 2001 года. Недавно архивное ведомство приняло решение, что оно не будет делать подобных снимков в конце срока администрации Буша. Как заявили Национальные Архивы, «большинство веб-документов не заслуживают постоянного хранения», поскольку они не имеют «долгосрочной исторической ценности».

С этим мнение не согласны многие историки. Несколько университетских библиотеках и «Интернет-архив» (Internet Archive), некоммерческая электронная библиотека, базирующаяся в Сан-Франциско, начинают делать то, чем не хочет заниматься федеральное правительство: копировать правительственные веб-сайты, с тем, чтобы их содержание осталось доступным и после того, как  г-н Буш покидает Белый Дом.

Встревоженная возможностью утратой сообщений электронной почты Белого дома, Палата представителей Конгресса США приняла в июле 2008 года законопроект, требующий от агентств сохранения большего числа электронных документов. Результаты голосования были 286 «за», 137 «против». Оппоненты-республиканцы заявили, что эти требования будут чересчур обременительными и дорогостоящими. Буш пригрозил наложить вето на законопроект, заявив, что тот способен «негативно повлиять на способность Президента исполнять его (или ее) конституционные обязанности».

Роберт Пиар (Robert Pear)

Источник: The New York Times, 13.09.2008
http://graphics8.nytimes.com/images/2008/09/13/us/13records_650.jpg  (фото)

Комментариев нет:

Отправка комментария