Управление рисками для архивов, часть 4-1

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/02/3-2_01957553945.html )

Данная заметка известно го румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 25 декабря 2025 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Одной из основных работ, посвященных рискам для документов, является статья Дэвида Бермана (David Bearman) «Рискованные ситуации: Выявление угроз для электронных документов» (Moments of Risk: Identifying Threats to Electronic Records,  объёмом 32 страницы, см.  https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/12912/14148 ).

Хотя эта статья, как предполагается, ориентирована на электронные документы, я считаю, что изложенные в ней соображения вполне справедливы и в отношении аналоговых документов: например, перенос с одного носителя на другой – это идеальная ситуация для утраты / неправильного размещения документов.

1. Что такое «рискованные ситуации»?

«Рискованные ситуации» (или «моменты риска» - moments of risk) – это ключевые переходы между различными состояниями или системами в течение жизненного цикла электронного документа, когда его целостность и аутентичность подвергаются наибольшей угрозе.

Мой комментарий: Формулировка в статье Бермана следующая: «Широко признано, что электронные документы подвергаются наибольшему риску утраты своей «документности» в моменты их перехода из одного состояния в другое, - например, при передаче контроля и управления над документами от одной системы другой».

Берман подчеркивает, что риски возникают в особенности при взаимодействии технологий и организационных процессов.

Электронные документы уязвимы как до и захвата в качестве доказательств (документов, подлежащих архивному хранению), так и во время технологических изменений.

Предотвращение рисков осуществляется не путем их ретроспективного (пост-фактум) архивирования, а ппосредством интеграции требований к управлению документами и их архивированию в деловые процессы и ИТ-системы (что является сутью подхода «управление документами по умолчанию»).

2. Среды

Берман выделяет четыре основные среды, в которых циркулируют документы:

• Среда создания (Creation Environment),
  
  
• Среда активного управления документами (Active Records Management Environment),
  
  
• Архивная среда (Archival Environment),
  
  
• Среда обеспечения долговременной сохранности (Preservation Environment).

Мой комментарий: По сути дела, это всё та же хорошо знакомая с «бумажных» времён французская теория «трёх возрастов» (трёх основных этапов жизненного цикла) документов, которая нашла отражение и в российской традиции (концепция оперативного, ведомственного и архивного хранения). Отличием является то. что отдельно выделена среда создания документов.

3. Рискованные ситуации

В этих средах имеют место шесть основных рискованных ситуаций.

3.1. Момент захвата (capture)

Определение: Это момент, когда документ создан или получен, и принимается решение  о том, будет ли он сохранен, станет ли он архивным документом и будет ли он сопровождаться соответствующими метаданными.

Мой комментарий: В формулировке Бермана, «Первый «момент риска» в жизни электронного документа приходится на момент его захвата, когда определяется, будет ли он вообще (и в той же форме) сохранен в системах его создателя и захвачен в системе получателя.»

Риски:

• Отсутствие метаданных, описывающих контекст и процесс деловой деятельности,
  
  
• Частичный захват документов; изменение или удаление документов до захвата,
  
  
• Потеря связи между документом и метаданными.

3.2. Оперативное хранение

Определение: Период, в течение которого документы активно используются в деловых системах организации [т.е. до передачи под управление архивно-документационной службы – Н.Х.].

Риски:

• Неконтролируемые изменения: изменение контента, потеря метаданных, удаление контента,
  
  
• Утрата связи с метаданными,
  
  
• Ненадежность деловых систем в плане обеспечения сохранности документов и их ключевых качеств (поскольку целью деловых систем является манипулирование данными, а не архивирование).

3.3. Момент ввода в специализированную систему управления документами или архивную систему (ingest)

Определение: Передача документа в систему управления документами либо в среду обеспечения долговременной сохранности.

Риски:

• Ошибки при передаче,
  
  
• Утрата информации (контента + метаданные, контекств); приём документа «как есть»;
  
  
• Некорректная конверсия.

3.4. Момент предоставления доступа

Определение: Момент, когда пользователи получают доступ к документу.

Риски:

• Неумышленные изменения (например, повторный ввод в систему рабочей копии взамен оригинала);
  
  
• Неконтролируемое раскрытие документа (любое использование программного обеспечения для целей подтверждения аутентичности вносит определенную степень риска) – речь идёт о документах, которые не управлялись должным образом в документных системах и были обнаружены в процессе раскрытия; поэтому потребуется каким-либо образом подтвердить их аутентичность – Н.Х.
  
  
• Отсутствие механизмов аудита.

(Продолжение следует)

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/12/25/managementul-riscurilor-pentru-arhive-3/