Управление государственных документов австралийского штата Виктория PROV радо представить четыре новых контрольных списка (см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/checklists ), предназначенных для использования государственными органами и учреждениями штата. Эти контрольные списки разработаны для содействия выполнению требований к управлению документами в организации.
Включённые в контрольные списки вопросы касаются базовых требований – государственные органы и учреждения могут их модифицировать. Они также должны подумать над тем, нужно ли добавить в контрольные списки дополнительные требования к управлению документами.
«Контрольный список для оценки деловых информационных систем на предмет наличия базовых возможностей для управления документами» (Checklist: Assessing Business Systems for Basic Recordkeeping Capability), объёмом 6 страниц, содержащий 20 вопросов, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/assessing_business_systems_checklist_v1.0_2025.docx
Контрольный список охватывает следующие темы:
- Создание и захват документов,
- Поиск и контроль версий,
- Безопасность и защита,
- Извлечение, экспорт и миграция,
- Уничтожение либо передача документов.
«Контрольный список для ситуации вывода информационных систем из эксплуатации» (Decommissioning checklist), объёмом 3 страницы, содержащий 15 вопросов, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/decommissioning_checklist_v1.0_2025.docx
Данный контрольный список следует использовать для обеспечения исполнения требований к управлению документами при выводе из эксплуатации деловой информационной системы, такой как база данных, общий диск, почтовое приложение и др.
Контрольный список охватывает следующие темы:
- Анализ системы,
- Миграция документов,
- Выполнение действий по уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение,
- Управление оставшимися документами,
- Вывод системы из эксплуатации.
«Контрольный список для выбора сертифицированного PROV поставщика услуг хранения (APROSS)» (Selecting an APROSS checklist), объёмом 3 страницы, содержащий 9 вопросов, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/selecting_an_apross_checklist_v1.0_2025.docx
Данный контрольный список можно использовать при выборе коммерческого поставщика услуг хранения для неактивных физических документов. Государственные органы и учреждения вправе выбирать только из числа поставщиков, сертифицированных PROV в качестве одобренных поставщиков услуг хранения государственных документов (Approved Public Record Storage Supplier, APROSS).
Контрольный список охватывает следующие темы:
- Статус APROSS-поставщика,
- Оценка услуг,
- Оценка системы управления документами,
- Оценка затрат,
- Оценка условий прекращения использования услуг поставщика.
«Контрольный список: Первые шаги малых организаций по исполнению требований к управлению документами» (Checklist: First Steps for Small Organisations to meet Recordkeeping Requirements), объёмом 5 страницы, содержащий 28 вопросов, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/small_orgs_and_rk_requirements_checklist_v1.0_2025.docx
Данный контрольный список подготовлен для того, чтобы помочь организациям, особенно небольшим государственным органам и учреждениям, в первых шагах, которые им следует предпринять для выполнения требований к управлению документами.
Контрольный список охватывает следующие темы:
- Стратегическое управление,
- Кадровое и ресурсное обеспечение, обучение и продвижение по службе,
- Выявление, захват и обеспечение сохранности документов,
- Доступ, безопасность, системы и способы хранения,
- Уничтожение/передача документов.
Впоследствии в установленном порядке будут разработаны и другие контрольные списки, которые помогут государственным органам и учреждениям реализовывать и исполнять требования к управлению документами.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-checklists
Комментариев нет:
Отправить комментарий