Цифровое цунами приближается, Национальные Архивы США в беде, часть 4

(Окончание)

Запаздывание с рассекречиванием

В открытом обществе потребность в прозрачности и потребность в секретности постоянно противостоят друг другу. Когда президент Барак Обама (Barack Obama) вступил в должность, напряженность достигла критической точки: на тот момент 418 миллионов страниц документов, ранее содержавших государственную тайну, ожидали экспертизы на предмет рассекречивания.

Пытаясь решить эту проблему, 29 декабря 2009 года Обама подписал исполнительный приказ ( https://obamawhitehouse.archives.gov/the-press-office/executive-order-classified-national-security-information ) о создании в структуре Национальных Архивов США Национального центра рассекречивания (National Declassification Center, см. https://www.archives.gov/declassification/ndc/about-ndc ). Указ также предусматривал автоматическое рассекречивание (за рядом исключений) секретных материалов через 25 лет. Сейчас Национальный центр рассекречивания проводит экспертизу около 11 миллионов страниц документов в год, многие из которых требуют длительного изучения. Но проблема задержек с рассекречивание всё ещё остаётся.

Упомянутый исполнительный приказ продолжил процесс, известный как «обязательная экспертиза на возможность рассекречивания» (Mandatory Declassification Review, MDR), который даёт возможность заинтересованным физическим лицам запрашивать проведение экспертизы секретной информации на предмет рассекречивания, аналогично Закону о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA). В числе наиболее востребованных находятся президентские документы, хранящиеся в 15 курируемых Национальными Архивами президентских библиотеках.

В 2018 году Национальные Архивы решили консолидировать все экспертизы по рассекречиванию для 10 президентских библиотек и проводить их в Национальном центре рассекречивания. Этот процесс, однако, застопорился, когда началась пандемия. Три президентских библиотеки — Ричарда Никсона, Рональда Рейгана и Билла Клинтона — по-прежнему полностью контролируют имеющиеся у них секретные материалы.

По данным Национальных Архивов, по состоянию на 30 июня 2024 года в Национальном центре рассекречивания накопилось около 12 тысяч ждущих обработки MDR-запросов в отношении 7 президентских библиотек, а в трех других президентских библиотеках – ещё более 8 тысяч ожидающих рассмотрения запросов — в общей сложности почти 20 тысяч запросов. Кроме того, в семи библиотеках ожидают рассмотрения 700 запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA), а в трёх других библиотеках - 348 таких запросов.

Что это означает на практике: В 2022 году «Архив национальной безопасности» поинтересовался у Библиотеки Джорджа Буша-младшего, когда можно ожидать ответа на его FOIA-запрос, и ответ был: «через 12 лет». Национальные Архивы сообщают, что у них в Библиотеке Буша накопилось 183 миллиона страниц, которые нужно обработать во исполнение FOIA-запросов, и ещё 128 миллионов страниц в Библиотеке Обамы.  Постраничный просмотр требует огромных ресурсов, и архивное ведомство в состоянии обрабатывать лишь около 500 тысяч страниц в год.

Увеличение штата Национального центра рассекречивания и внедрение им передовых технологий должны стать одним из ключевых аспектов оптимизации деятельности Национальных Архивов. Как рассказал мне один из сотрудников центра, при нынешнем штате в 70 человек в нём имеется только один защищённый терминал и один защищённый телефон для общения с другими федеральными ведомствами. Иногда документы пересылаются на дискетах курьером между офисами. Более того, Национальный центр рассекречивания не имеет полномочий самостоятельно принимать решения о рассекречивании. Ключевую роль играет мнение других федеральных ведомств, таких как Министерство обороны. Это сильно тормозит работу Национального центра рассекречивания.

Что делать?

С учетом стремительного роста государственного долга США сейчас трудно получить дополнительное финансирование, однако на затруднительное положение, в котором оказались Национальные Архив, необходимо отреагировать в ближайшее время. Решение потребует значительных инвестиций в цифровую «систему систем», а также резкого увеличения расходов для ликвидации задержек в оцифровке и рассекречивании документов.

Вопрос стоит не просто о шкафах и хранилищах с документами. Для американской демократии важно, чтобы будущие поколения имели беспроблемную связь со своим прошлым, включая историю деятельности нашего правительства, его достижения, его кризисы и ошибки. Как недавно заявила в своём отчете «Национальная коалиция по истории» (National Coalition for History), Национальные Архивы и их сотрудники «делают возможным правдивое и полное понимание нашей истории».

Национальные Архивы обеспечивают долговременную сохранность и предоставляют доступ к документам правительства США не только исследователям, но и всем трём ветвям власти. Белый дом, следователи Конгресса и прокуроры по уголовным делам - все они используют архивные ресурсы. Национальные Архивы играют ключевую роль, помогая федеральным органам исполнительной власти понять свою институциональную историю и рассекречивая государственные документы в интересах подотчётности и прозрачности. Архивы - это место, куда студенты приходят, чтобы узнать о Второй мировой войне, а историки - чтобы изучить принятие президентских решений во время кубинского ракетного кризиса или Уотергейта.

Национальные Архивы должна быть своего рода современным «Ноевым ковчегом», защищающим и сохраняющим историю страны. Конгресс и Белый дом должны сделать его «подходящим по размеру» для его миссии и гарантировать, что он «останется на плаву».

Дэвид Хоффман (David E. Hoffman)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post)
https://www.washingtonpost.com/opinions/2024/09/20/national-archives-troubles-digital/

Минтруд России: Возобновить ведение трудовой книжки сотрудника в бумажной форме работодатель не вправе

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в письме от 04 сентября 2024 года №14-6/ООГ-5261 высказало мнение ведомства по вопросу возможности возобновлении ведения трудовой книжки в бумажной форме, если ранее работником было подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Для справки:  В соответствии с пунктом 2 статьи 2 федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ, каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Кодекса или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Кодекса. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В случае выбора работником представления ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.

По мнению ведомства, в случае если работник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель впоследствии не вправе возобновить ведение его трудовой книжки в бумажной форме - так что обратной дороги в данном случае у работодателя нет.

Источник: Консультант+
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=226025

Цифровое цунами приближается, Национальные Архивы США в беде, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01244651303.html )

Открытий в архивах совершается предостаточно

Бумажные дела богаты сведениями по американской истории. В 2020 году Национальные Архивы объявили ( https://www.archives.gov/news/articles/juneteenth-original-document ), что после поисков они нашли в своих хранилищах Генеральный приказ № 3, изданный генерал-майором США Гордоном Грейнджером (Gordon Granger) 19 июня 1865 года, через 2,5 года после Прокламации об освобождении рабов президента Авраама Линкольна  ( https://www.archives.gov/exhibits/featured-documents/emancipation-proclamation ). В данном приказе жителям Техаса объявлялось о том, что все рабы теперь являются свободными людьми. Грейнджер, который в том момент только что прибыл в город Галвестон (Galveston) со своими войсками, командовал округом штаб-квартиры войск в Техасе (Headquarters District of Texas). К дате выпуска этого приказа приурочен отмечаемый сейчас праздник Juneteenth («День отмены рабства»).

Ежедневно Национальные Архивы США оцифровывают несколько книг. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Каждый день Национальные Архивы США оцифровывают тысячи страниц документов. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Дэвид Стейси (David Stacey) использует аппарат для сканирования книг, имеющий функции контроля давления и освещения. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Политолог Питер Роман (Peter Roman), изучающий историю программы США по созданию биологического оружия, наткнулся на документ, показывающий, что начиная с 1953 года разведка армии США спонсировала «Операцию «Промывка»» (Operation RINSE) - исследование методов промывания мозгов, проводившееся Мейтлендом Болдуином (Maitland Baldwin), врачом Национального института психического здоровья (National Institute of Mental Health). Эксперименты Болдуина на добровольцах из числа военнослужащих, вероятно, включавшие сенсорную депривацию, стали настолько экстремальными, что у него закончились добровольцы. Армейские начальники прекратили операцию в 1955 году после того, как Болдуин выразил готовность продолжить свои эксперименты, если армия предоставит «расходуемых» испытуемых. О существовании данной операции не было неизвестно до тех пор, пока Роман не обнаружил этот документ.

Меморандумы и другая переписка в рамках Манхэттенского проекта (Manhattan Project) по созданию атомной бомбы были найдены в архивах в двух забытых коробах с делами, которые вёл директор проекта генерал Лесли Гроувс (Leslie Groves). Эти документы никогда не проходили архивную обработку, и никто не заглядывал в них с 1940-х годов, кроме историка армии. Они пребывали в забытьи, пока не были частично рассекречены и опубликованы по просьбе старшего аналитика Уильяма Берра (William Burr), который недавно выложил 20 из них на сайте организации «Архив национальной безопасности».

На диаграмме показан стремительный рост объёмов президентских электронных документов (как числа электронных писем в миллионах, так и объёма фондов в терабайтах)

 (Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/4.html )

Дэвид Хоффман (David E. Hoffman)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post)
https://www.washingtonpost.com/opinions/2024/09/20/national-archives-troubles-digital/

ФАС России: Отклонение заявки ввиду отсутствия машиночитаемой доверенности правомерно

Комиссия Калужского Управления Федеральной антимонопольной службы (ФАС) в сентябре 2024 года рассмотрела жалобу №202400111747000691 общества ООО «Мебель-Маркет» на действия комиссии заказчика при проведении открытого аукциона в электронной форме, которая отклонила документы общества из-за отсутствия электронной доверенности в машиночитаемом формате (далее - МЧД).

Суть дела

В августе 2014 года в Единой информационной системе в сфере закупок ( www.zakupki.gov.ru ) было опубликовано извещение №0337100006224000034, предметом которого являлась поставка комплекта мебели для учебной поточной аудитории. Начальная (максимальная) цена контракта, согласно извещению о проведении аукциона, составляла почти 4,5 млн. рублей.

В соответствии с протоколом подведения итогов определения поставщика в сентябре 2024 года, заявка ООО «Мебель-Маркет» была отклонена со следующим обоснованием: «Несоответствие информации и документов требованиям, предусмотренным извещением об осуществлении закупки (за исключением информации и документов, предусмотренных п. 2 и 3 ч. 6 ст. 43 Закона №44-ФЗ) (Отклонение по п. 1 ч. 12. ст. 48 Закона №44-ФЗ) Участником закупки была подписана заявка сотрудником организации без предоставления МЧД».

В сентябре 2024 года в адрес Калужского УФАС России поступила жалоба ООО «Мебель-Маркет» на действия комиссии заказчика при проведении открытого аукциона в электронной форме, предметом которого является поставка комплекта мебели для учебной поточной аудитории, состоящего из 30-ти секций.

Заявитель полагает, что комиссия заказчика - ФГБОУ ВПО «Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского» - в нарушение требований закона о контрактной системе неправомерно отклонила заявку ООО «Мебель-Маркет» от участия в электронном аукционе.

Позиция Комиссии Калужского УФАС России

В ходе рассмотрения жалобы по существу, Комиссия Калужского УФАС России установила, что от ООО «Мебель-Маркет» на участие в вышеуказанном электронном аукционе была подана заявка представителем организации. В качестве подтверждения полномочий представителя была приложена скан-копия доверенности на бумажном носителе от 01.03.2023 года, выданная юридическим лицом в соответствии с гражданским законодательством РФ.

УФАС отметила, что в связи с вступлением в силу с 1 сентября 2024 года поправок в Федеральный закон от 06.04.2011 №63-Ф3 «Об электронной подписи», от имени юридического лица необходимо обязательное предоставление электронной доверенности в машиночитаемом формате. Однако до конца срока подведения итогов определения поставщика, ООО «Мебель-Маркет» МЧД на электронно-торговой площадке размещена не была.

Комиссия Калужского УФАС России пришла к выводу, что комиссия заказчика правомерно отклонила заявку ООО «Мебель-Маркет», поэтому доводы жалобы были признаны необоснованными.
 
Для справки: Решение, принятое по результатам рассмотрения жалобы по существу, может быть обжаловано в судебном порядке в течение трех месяцев с даты его принятия.

Мой комментарий: Ну что же, процесс пошел :) Хочу, однако, обратить внимание на то, что в законе «Об электронной подписи» необходимость использования доверенностей сформулирована следующим образом:

Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Статья 17.5. Оформление доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи

1.    Указанные в статьях 17.2, 17.3 настоящего Федерального закона доверенности оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации. Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде …

Что-то я не наблюдаю в законодательных нормах требования использовать только МЧД :) Так что ждём появления судебной практики.

Источник: сайт ПРОФАС.ЭКСПЕРТ
https://profas.expert/doc/cdgcjjgd8c7?ysclid=m1z3tbceae101375504

Цифровое цунами приближается, Национальные Архивы США в беде, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/1_0521933588.html )

Переход от аналоговых на цифровые форматы

Федеральные документы поступают в Национальные Архивы двумя потоками: из федеральных органов исполнительной власти и из Белого дома. Федеральные органы совместно с Национальными Архивами определяют, какие документы подлежат постоянному хранению; в итоге в Национальные Архивы попадает менее 5% всех документов. Что касается президентских документов, то Национальные Архивы «наследуют» их в тот момент, когда президент покидает свой пост. В конечном итоге они передаются в президентские библиотеки, действующие под надзором Национальных Архивов.

По данным Национальных Архивов, до 1993 года объём электронных фондов президентских документов составлял менее 40 гигабайт, включая 3 миллиона электронных писем (один гигабайт эквивалентен 65 тысяч страниц документов в формате Microsoft Word). К 2001 году объём этих фондов составил уже 4 терабайта электронных документов (1 терабайт = 1000 гигабайт), и они включали 23 миллиона электронных писем. Двадцать лет спустя объём данных фондов вырос до 643 миллионов электронных писем и 584 терабайт электронных документов. Этот всплеск предвещает приход в предстоящие годы новой огромной волны документов.

Но электронные документы и сами по себе представляют проблему: Национальные Архивы предупредили Конгресс США, что их собственная цифровая инфраструктура уже «работает на пределе своих возможностей». В отсутствие пространства хранения архивное ведомство «столкнется с трудностями при приёме, хранении и обработке электронных документов» и при обеспечении доступа к ним общественности.

В рабочем помещении Национальных Архивов в здании в Колледж-Парке, штат Мэриленд, 6 сентября 2024 года. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Еще больше тревожит вопрос о том, как справиться с надвигающейся «ударной волной» поступающей на хранение информации. Национальным Архивам следует создать новую электронную систему управления документами — «систему систем» — которая будет способна принимать электронные документы, предоставлять рабочее онлайн-пространство, где они будут обрабатываться, и будет создавать приложения, позволяющие распространять документы среди общественности и органов правительства. Эти системы также должны быть способны справляться со сложной задачей хранения и обеспечения долговременной сохранности секретных документов и их рассекречиванием. Такая система может стоить намного больше 100 миллионов долларов (напомню, что система архивного хранения электронных документов в своё время обошлась Национальным Архивам США в 500 миллионов долларов, и в те годы доллар был куда «весомее» - Н.Х.).

Масштаб этой задачи устрашающий. Как объяснил мне один чиновник, такая система должна быть готова принимать все типы и форматы документов, которые создавались какими-либо федеральными органами исполнительной власти где-то за последние полвека - включая давно устаревшие дискеты. Первая копия документа считается неприкасаемым оригиналом. Ещё одна копия делается для анализа, редактирования и разметки. Затем документ нужно снова скопировать для целей публичного доступа, а секретные документы могут копироваться несколько раз (ясно, что автор статьи не вполне понял, что ему рассказали архивисты, и пересказал услышанное как смог :) – Н.Х.). По словам этого чиновника, «таким образом, нам изначально приходится иметь дело с огромными объемами, а затем их приходится удваивать, утраивать или учетверять».

Кроме того, несмотря на растущую рабочую нагрузку, штаты и бюджет архивного ведомства остаются на прежнем уровне. С поправкой на инфляцию ассигнования на оперативную деятельность Национальных Архивов в 2004 году составили 399 миллионов долларов. Теперь же, когда объём фондов увеличился почти вдвое, они составляют 427 миллионов долларов. По настоянию нынешнего Архивиста США (руководителя Национальных Архивов – Н.Х.) Колин Шоган (Colleen Shogan) президент Джо Байден запросил у Конгресса дополнительные 30 миллионов долларов на следующий год, но такая сумма вряд ли будет выделена.

Двадцать лет назад у Национальных Архивов был бюджет, эквивалентный зарплате 1463 сотрудников на полной ставке. Сегодня это эквивалент 1596 сотрудников. Как говорит один из ветеранов, «Людей слишком мало, а работы слишком много».

Бюджет Национальных Архивов (с поправкой на инфляцию) практически не растёт

Из 13 миллиардов страниц находящихся сегодня на хранении бумажных документов, Национальные Архивы оцифровала около 500 миллионов. Здесь архивы находятся на пороге перемен: в новом центре оцифровки в Колледж-Парке были установлены три высокоскоростных сканера ( https://youtu.be/Z1islLP8fHY ). Эти сканеры могут работать со скоростью 250 изображений в минуту, и ставится задача обрабатывать от 250 до 500 тысяч страниц в день. Однако предварительная подготовка документов к сканированию является трудоёмкий процессом; 80 человек были наняты только для того, чтобы подготовить страницы и удалить ржавые скобы и скрепки. На оцифровку всего аналогового фонда все равно уйдут годы.

Конечно, не все бумажные документы обязательно должны быть оцифрованы. Например, все пенсионные и служебные файлы времен Гражданской войны находятся в архивах - и некоторые из них никогда не открывались, и никто их не запрашивает. Национальные Архивы отдают приоритет делам, представляющим наибольший общественный интерес, таким как документы, касающиеся американских индейцев и коренных жителей Аляски.

В конечном итоге, - даже несмотря на то, что цифровая трансформация требует больше внимания и ресурсов, - архивы не могут игнорировать обширные аналоговые фонды, составляющие наследие и историю нации. Это не выбор между аналоговым и цифровым форматами; архивы должны работать и с теми, и с другими.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/3.html )

Дэвид Хоффман (David E. Hoffman)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post)
https://www.washingtonpost.com/opinions/2024/09/20/national-archives-troubles-digital/

Минюст установил порядок заверения фотографии адвоката на его удостоверении

Приказом Минюста России от 20 сентября 2024 №281, вступающим в силу с 20 октября 2024 года, утверждены:

• форма удостоверения адвоката;
  
  
• порядок заполнения формы удостоверения адвоката и заверения фотографии адвоката.

Меня в этом документе заинтересовал вопрос заверения фотографий. Вот что говорится о фотографии:

4. На левую внутреннюю сторону удостоверения адвоката вклеивается фотография адвоката размером 4 см x 3 см в цветном варианте без светлого угла. При представлении фотографий гражданами, религиозные убеждения которых не позволяют показываться перед посторонними лицами без головных уборов, допускается вклеивание фотографий в головных уборах, не скрывающих овал лица. Для адвокатов, постоянно носящих очки, обязательно вклеивание фотографий в очках без тонированных стекол.

5. Фотография адвоката заверяется путем наклеивания на правый верхний угол защитного голографического знака, представляющего собой круг диаметром 20 мм (в центре круга помещается изображение двуглавого орла, поднявшего вверх распущенные крылья; орел увенчан двумя малыми коронами и над ними - одной большой короной, соединенными лентой; в правой лапе орла - скипетр, в левой - держава; на груди орла, в фигурном щите, - всадник в плаще на коне, поражающий копьем опрокинутого навзничь и попранного конем дракона; вдоль внешней стороны круга к центру в четыре ряда расположена повторяющаяся надпись «АДВОКАТ»).

Заполненное удостоверение адвоката ещё и ламинируется.

Мой комментарий: Минюст ещё в 2019 году в своём приказе от 01 октября 2019 года №216 «Об утверждении формы удостоверения нотариуса, порядка ее заполнения, заверения фотографии нотариуса и порядка выдачи удостоверения нотариуса» установил, что «5. Фотография нотариуса заверяется защитным голографическим знаком путем его наклеивания на правый верхний угол фотографии». Теперь аналогичные меры защиты предусмотрены и для удостоверений адвокатов.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=486438

Цифровое цунами приближается, Национальные Архивы США в беде, часть 1

Данная заметка члена редколлегии американской газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post) Дэвида Хоффмана (David E. Hoffman) была опубликована 20 сентября 2024 года на сайте газеты.

Национальные Архивы США уже много лет испытывает нехватку ресурсов.

Тридцать лет назад Национальные Архивы США (NARA) открыли современное здание в Колледж-Парке, штат Мэриленд, известное как «Архив II» (см. https://prologue.blogs.archives.gov/2024/05/08/archives-ii-turns-30/ ). В то время его называли крупнейшим архивным зданием в мире ( https://www.archives.gov/about/history/college-park ), в котором размещался научно-исследовательский центр изучения документов, карт, диаграмм, фотографий и видеозаписей, занимавший шесть этажей.

Национальным Архивам США не хватает мест хранения для бумажных документов. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Для историков, студентов, журналистов, ветеранов вооружённых сил и для многих других людей Архив II представляет собой воплощённые обещания американской демократии. У исследователей есть возможность изучать миллиарды страниц документов, отражающих внутреннюю деятельность правительства, его недостатки и прочие особенности - нечто неслыханное в диктатурах или авторитарных режимах. При всём великолепии официального Вашингтона, мало что можно сравнить с ощущениями, которые человек испытывает, открыв что-то новое в похожем на собор читальном зале «Архива II».

Изучая историю шпионажа времён начала Холодной войны, я нашел дело под названием «Операция Ой» (Operation Ouch), в котором описывалось, как офицеры контрразведки армии США тайно отслеживали действия советских разведчиков в Вене в начале 1950-х годов. Американцы платили клеркам за кражу почты, подкупали телефонистов, чтобы те раскрывали не указанные в справочниках телефонные номера, и осуществляли слежку за автомобилями, в которых передвигались советские разведчики, пару раз даже осмелившись на попытки вербовки водителей. Читать документы этого дела было все равно что находиться там и самому проживать каждый напряженный день по мере его развития.

Подобное часто происходит в «Архиве II». Сейчас, однако, его архивохранилища переполнены, и в эпоху цифрового хранения документов Национальные Архивы не планирует строить ещё одно здание. Это лишь ещё одна из череды проблем, с которыми сталкивается архивное ведомство, ответственное за сохранение официальной документальной истории страны. Национальные Архивы не только испытывает нехватку финансирования (см. https://www.washingtonpost.com/opinions/america-is-losing-its-memory/2019/05/07/28f8eb80-6ddd-11e9-be3a-33217240a539_story.html ), они недоукомплектованы кадрами, им нужно оцифровать гору из 13 миллиардов страниц, и их также вот-вот поглотит цифровое цунами новых документов. В то же время сохраняется отставание с рассекречиванием важных глав истории – это затяжной кризис, в который вовлечены не только Национальные Архивы, но и различные агентства, занимающиеся обеспечением национальной безопасности.

Диаграмма отражает стагнацию численности персонала Национальных Архивов США, которая уже много лет составляет около 1500 человек – Н.Х.

«Архив национальной безопасности» (National Security Archive) - базирующаяся в Университете Джорджа Вашингтона неправительственная организация, которая стремится к большей прозрачности деятельности правительства, неоднократно предупреждала о недостаточном финансировании Национальных Архивов, и теперь говорит о том, что ситуация стала «неустойчивой» ( https://nsarchive.gwu.edu/foia-audit/foia/2024-03-15/us-national-archives-2025-budget-request-threatens-mission-failure ).

Пришло время правильно определить, какими должны быть по своим масштабам и возможностям Национальные Архивы - прежде чем придёт цифровая «приливная волна».

Горы бумаг

До недавних пор времени архивы имели дело с бумажными документами ( https://prologue.blogs.archives.gov/2024/05/08/archives-ii-turns-30/ ). Даже в момент создания Национальных Архивов США в 1934 году, их совершенно новенька штаб-квартира - монументальное здание на Пенсильвания-авеню, не имела достаточных площадей хранения. Из-за этого внутренний двор здания был преобразован в оборудованное стеллажами хранилище, что удвоило пространство для хранения документов с 374 тысяч кубических футов до 757 тысяч (емкость архивного короба составляет 1 кубический фут – Н.Х.). В последующие годы, когда в 1949 году архивное ведомство стало частью Управления общих служб (General Services Administration, GSA), а позднее, в 1985 году – независимым агентством, оно постоянно искало места хранения для растущего количества бумажных документов, производимых органами федерального правительства.

К 2004 году, спустя десятилетие после открытия Архива II, физические фонды Национальных Архивов достигли объёма в 2,8 миллиона кубических футов, или 6,9 миллиарда страниц (это порядка 700-800 погонных километров документов – Н.Х.). За последние два десятилетия объёмы фондов Национальных Архивов удвоились. Национальные Архивы прогнозируют, что даже с переходом на цифровые технологии физические фонды достигнут объёма в 17 миллиардов страниц в течение следующих полутора десятилетий. В качестве «шага назад» архивное ведомство в 2004 году расширило выставочную площадь в своем главном здании ( https://www.archives.gov/press/press-releases/2005/nr05-02.html ), чтобы сделать его более привлекательным для туристов; но в результате была утрачена значительная часть пространства для хранения физических документов.

Растущие объёмы физических документов в фондах Национальных Архивов США (в миллионах кубических футов т.е. в миллионах архивных коробов)

В 2022 году Национальные Архивы и Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) уведомили (см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf ) федеральные органы исполнительной власти о том, что после 30 июня 2024 года (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-17-2024 ) Национальные Архивы будут принимать документы постоянного срока хранения только в электронном формате. По мере приближения этого крайнего срока органы исполнительной власти поспешили по максимуму передать на архивное хранение все, какие только было возможно, бумажные документы.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01244651303.html )

Дэвид Хоффман (David E. Hoffman)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post)
https://www.washingtonpost.com/opinions/2024/09/20/national-archives-troubles-digital/

Методические рекомендации Банка России по организации взаимодействия информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой электронного правительства

Банк России 30 сентября 2024 № 16-МР утвердил «Методические рекомендации Банка России по организации взаимодействия информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме» (вместе с «Рекомендациями по обеспечению информационной безопасности при взаимодействии информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой электронного правительства»).

Содержание Методических рекомендаций следующее:

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Рекомендации по организации взаимодействия информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой электронного правительства в целях обеспечения санкционированного доступа к информации, содержащейся в информационных системах

Глава 3. Рекомендации по организации взаимодействия информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой электронного правительства в целях использования в ней сертификата ключа проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи

Глава 4. Заключительные положения

Приложение. Рекомендации по обеспечению информационной безопасности при взаимодействии информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой электронного правительства

Методические рекомендации Банка России разработаны в целях обеспечения единства подходов к организации взаимодействия информационных систем организаций финансового рынка с инфраструктурой, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме (далее - инфраструктура электронного правительства).

Организациям финансового рынка рекомендуется руководствоваться настоящими Методическими рекомендациями Банка России при взаимодействии их информационных систем с инфраструктурой электронного правительства в целях (п.1.2):

• Обеспечения санкционированного доступа к информации, содержащейся в ИС, с использованием ФГИС «Единая система идентификации и аутентификации …» (ЕСИА), включая инфраструктуру, обеспечивающую доступ физических лиц (граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства), юридических лиц, индивидуальных предпринимателей к имеющимся в распоряжении государственных органов и органов местного самоуправления сведениям и документам, используемым для предоставления государственных и муниципальных услуг, исполнения государственных и муниципальных функций, и к сведениям, сформированным в результате их оказания и исполнения и содержащимся в государственных и муниципальных информационных системах (далее - необходимые сведения), а также доступ организаций к необходимым сведениям о физическом лице (гражданине Российской Федерации, иностранном гражданине, лице без гражданства), юридическом лице, индивидуальном предпринимателе, в том числе по инициативе или с согласия физического лица (гражданина РФ, иностранного гражданина, лица без гражданства), юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - инфраструктура Цифрового профиля);
  
  
• Использования сертификата ключа проверки УНЭП, созданного в инфраструктуре электронного правительства.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=487144

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 10

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/9.html )

1999 год – Опубликована «Стратегия штата Виктория (Австралия) в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS)

В 1999 году Управление государственных документов (Public Records Office, PROV) правительства австралийского штата Виктория опубликовало стандарт управления электронными документами – стандарт PROS 99/007 «Стандарт управления электронными документами»  (Standard for the Management of Electronic Records), известный также как «стандарт VERS», определил формат (на основе XML), который предписано было использовать для передачи электронных документов постоянного срока хранения на архивное хранение в PROV.

Мой комментарий: В Австралии подобные стандарты являются обязательными для государственных и муниципальных органов и учреждений.

В стандарте отмечалось, что:

• Документы должны быть самодокументируемыми. Должна иметься возможность интерпретировать и понимать  содержание документа без необходимости обращаться к документации о системе, в которой документ был создан.
  
  
• Документы должны быть самодостаточными. Вся информация о документе должна содержаться внутри самого документа.
  
  
• Структура документа должна быть расширяемой. Должна поддерживаться возможность расширять структуру документа для добавления новых метаданных или новых типов документов, не влияя на интероперабельность базовой структуры.

Несколько поставщиков решений для управления документами и контентом включили в свои решения поддержку «инкапсулированных объектов VERS» (VERS encapsulated objects, VEO), как того требовал стандарт.

Мой комментарий: Стандарт VERS установил требования к контейнерному архивному формату электронных документов VEO, и эта технология легла в основу одного из первых государственных электронных архивов, который успешно функционирующего до сих пор.

2000 год - Электронная почта продолжает доминировать, и появляются устройства BlackBerry

По оценкам в 2000 году во всем мире существовало около 400 миллионов учётных записей электронной почты.

Производитель телефонов компания Research in Motion выпустила новый тип телефона под названием BlackBerry, который позволял людям отправлять и получать электронные письма со своих мобильных устройств. В то время не было способа, позволяющего обеспечить управление всеми этими электронными письмами как документами.

2000 год – Южноафриканская компания Spescom приобретает британскую компанию Altris

В 2000 году южноафриканская компания Spescom приобрела британскую фирму Altris Software, согласно статье в южноафриканской редакции журнала ITWeb от 3 мая 2000 года. В статье Altris была описана как «мировой лидер в области разработки интегрированного программного обеспечения для электронного управления документами с хорошо налаженными каналами выхода на международные рынки». В результате этого приобретения компания Altris UK была переименована в Spescom Ltd, зарегистрированную в  Великобритании.

Тот же журнал в 2001 году сообщил о том, что решение Spescom KMS является «британским продуктом зарегистрированной в США компании Altris Software Inc -дочерней компании Spescom Limited, которая специализируется на разработке программного обеспечения для управления информацией об активах на таких рынках, как транспорт, коммунальные услуги и телекоммуникации».

Начиная с 2000 года – Microsoft внедряет XML-форматы для документов Office

В 2000 году компания Microsoft выпустила первоначальную версию формата для Microsoft Excel на основе XML, который был включён в Office XP.

Затем в 2002 году появился новый файловый формат для Microsoft Word. Форматы Excel и Word, известные как форматы Microsoft Office XML (с добавлением «x» в конце расширения имени фала), позже были включены в выпуск Microsoft Office 2003 года.

Форматы XML Microsoft, известные как Open Office XML, позже были стандартизированы в 2006 году как стандарт ECMA 376, а затем в 2008 году они стали стандартом Международной организации по стандартизации (ИСО) ISO 29500 «на фоне некоторых разногласий» по поводу необходимости другого XML-формата (см. ниже).

Мой комментарий: В этот момент началась продолжительная «война форматов», между форматами Open Office XML компании Microsoft и открытыми форматами Open Document Format (ODF), в первую очередь направленная на подрыв компаниями-конкурентами позиций Microsoft в сфере офисных приложений и проводимая под красивым лозунгом борьбы против проприетаного ПО и за программное обеспечение с открытым кодом, которое должно было способствовать долговременной сохранности и пригодности к использованию электронных (в т.ч. архивных) документов.

В целом война закончилась победой Microsoft, которая сумела обеспечить более качественную поддержку конкурирующих форматов и сохранить свои позиции на рынке, - хотя часть рынка (особенно в государственном секторе ряда стран) отошла открытому ПО на основе формата ODF.

Канун 2001 года – Решения компании Intranet Solutions (позднее Stellent)

Компания Intranet Solutions разработала программное обеспечение под названием «IntraDoc!». Продукт был на короткое время переименован в Xpedio! – перед тем, как компания и продукт были переименованы в Stellent в 2001 году. (Источник: статья в Википедии о приобретениях компании Oracle»)

2001 год - Системы для управления контентом с функциональными возможностями для  управления документами

Ниже приведен список «решений для управления контентом с функциональными возможностями для  управления документами», доступных на рынке к началу 2001 года:

• TRIM (Tower Software, Австралия) – интегрированное управление документами и контентом
  
  
• ForeMost Enterprise v2 (TrueArc Inc) – ERMS-система управления документами
  
  
• Tarian eRecords Engine v1.0 (ранее e-Records v1.0)(Tarian) – ERMS-система управления документами
  
  
• iRIMS 2001 (Open Text Corp) – ERMS-система управления документами
  
  
• Objective 2000 (Objective Corp, Австралия) – ERMS-система управления документами
  
  
• Hummingbird RM Family 4.0 (Hummingbird, Канада) – ERMS-система управления документами (позже приобретённая компанией Open Text)
  
  
• FileSurf 7.0 (MDY Advanced Technologies) – ERMS-система управления документами
  
  
• R2M (Relativity Records Manager v2 (Relativity Inc) – EDMS-система управления контентом с дополнительными функциональными возможностями для управления документами 
  
  
• eManage 2000 (ByteQuest Technologies) – система управления знаниями, интегрированная с управлением документами
  
  
• FileNET IDM Content Services 5.1.1/ForeMost Enterprise 2.0 – EDMS-система управления контентом с интегрированными функциональными возможностями для управления документами 
  
  
• IBM e-Records Solution (IeRS) v1.0 – решение фирмы IBM для управления контентом, интегрированное с решением Tarian eRecords v1.0 для управления документами
  
  
• Work Manager/ForeMost (Eastman Software) – комбинация управления контентом, управления графическими образами документов и управления рабочими процессами (workflow) решения Work manager с функциональными возможностями для управления документами решения ForeMost

(Источник: Презентация Филиппа Бантина (Philip Bantin), руководителя архивной службы Университета Индианы, США, от 18 апреляl 2001 года).

Многие из вышеперечисленных продуктов продавались в международном масштабе благодаря их соответствию стандарту DOD 5015.2, хотя это был чисто американский стандарт.

(Продолжение следует)

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Конституционный Суд: Прекращение производства по делу об административном правонарушении из-за отсутствия в протоколе подписи составившего его должностного лица расходится с обязанностью государства охранять права потерпевших

Конституционный Суд РФ в Постановлении от 03.10.2024 №43-П «По делу о проверке конституционности пункта 2 части 1 статьи 24.5, части 5 статьи 28.2, пункта 4 части 1 статьи 29.4 и частей 1 и 2 статьи 29.9 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с жалобой гражданина В.В. Кашина» вынес решение по вопросу о том, может ли судья  при рассмотрении дела об административном правонарушении по существу, при отсутствии в протоколе об административном правонарушении подписи составившего его должностного лица, принять меры по устранению этого недостатка в протоколе.

Суть спора

В октябре 2022 года мировой судья прекратил производство по делу об административном правонарушении в отношении гражданина, предусмотренном статьей 6.1.1 «Побои» КоАП РФ, в связи с отсутствием состава административного правонарушения в его действиях. Мировой судья установил, что в протоколе об административном правонарушении, составленном в феврале 2022 года по факту нанесения гражданином на почве внезапно возникших неприязненных отношений удара другому гражданину по лицу, отсутствует подпись составившего его должностного лица, - и признал это обстоятельство существенным недостатком данного документа.

Мировой судья заключил, что составленный с нарушением требований закона протокол, в котором фиксируется противоправное деяние лица и формулируется предъявляемое ему обвинение, является недопустимым доказательством по делу, а потому, ввиду недоказуемости вины лица в совершении административного правонарушения, отсутствуют и основания для его привлечения к административной ответственности.

Заявитель обжаловал постановление мирового судьи, но вышестоящие судебные инстанции, включая Верховный Суд Российской Федерации, оставили его без изменения.

Отклоняя жалобы пострадавшего гражданина, суды исходили из того, что КоАП не предусматривает подписания должностным лицом соответствующего протокола непосредственно на судебном заседании; на стадии же рассмотрения дела по существу у суда отсутствуют полномочия для возвращения протокола составившему его должностному лицу в целях устранения выявленных недостатков.

В постановлении Первого кассационного суда общей юрисдикции в апреле 2023 года дополнительно было отмечено, что составление ранее должностным лицом по тому же делу иного протокола, возвращенного мировым судьей для исправления допущенных недостатков, какого-либо правового значения не имеет и основанием для отмены принятых судебных решений не является.

Судья Верховного Суда Российской Федерации в постановлении в августе 2023 года указал также на то, что в связи с истечением срока давности привлечения лица к административной ответственности возможность возобновления производства по делу утрачена.

По мнению заявителя, нормы КоАП не соответствуют Конституции Российской Федерации, поскольку по смыслу, придаваемому им правоприменительной практикой, в случае отсутствия в протоколе подписи составившего его должностного лица допускают прекращение производства по делу по реабилитирующему основанию (в связи с отсутствием состава административного правонарушения), лишающему потерпевшего права на возмещение вреда.

Позиция Конституционного суда

Суд отметил, что протокол об административном правонарушении выступает, за исключением прямо предусмотренных названным Кодексом случаев (статья 28.4 и части 1, 3 и 4 статьи 28.6), необходимым процессуальным документом, без которого невозможно рассмотрение дела.

Суд подчеркнул, что поскольку протокол об административном правонарушении выступает единственным документом, который принципиально необходим для рассмотрения дела, то отсутствие в нем подписи составившего его должностного лица юридически означает, по сути, отсутствие самого протокола.

По мнению Конституционного Суда, вместе с тем нельзя не учитывать, что отсутствие в протоколе подписи, юридически подтверждающее отсутствие самого протокола, обусловливается, по общему правилу, невнимательностью должностного лица, а не преднамеренным характером его действий (бездействия). Как следствие, отсутствие подписи вовсе не означает с неизбежностью, что обстоятельства выявленного административного правонарушения фактически не имели места или изложены в протоколе не в соответствии с требованиями, предусмотренными частью 2 статьи 28.2 КоАП Российской Федерации.

Мой комментарий: В интересное время мы живём! Прямо в духе западной толерантности грубейшая ошибка в составлении документа, в результате которой, – как признали сами добряки-судьи, документ не был создан, - теперь переведена в разряд всего лишь «невнимательности». И сколько, интересно, в будущем всплывёт подобных протоколов без подписей и печатей, за содержание которых никто не будет нести ответственности? Почему бы не начать так же относиться к другим документам вроде завещаний, сделок с собственностью и имуществом, разнообразных справок и т.д.?

В силу этого законодательное обременение судьи, рассматривающего дело, обязанностью в указанном случае, т.е. при выявлении отсутствия в протоколе подписи прекратить производство, не допускающее принятия им иных процессуальных решений и тем самым объективно препятствующее привлечению соответствующего физического или юридического лица к ответственности за данное административное правонарушение, не может быть признано согласующимся с принципами правового государства, верховенства права, конституционной законности, справедливости и неотвратимости ответственности, вытекающими из Конституции Российской Федерации.

Конституционный Суд также отметил, что прекращение производства по делу за отсутствием состава административного правонарушения, мотивированное одним лишь отсутствием в протоколе подписи, расходится с обязанностью государства охранять права потерпевших и обеспечивать им компенсацию ущерба, причиненного незаконными действиями/бездействием, в том числе со стороны органов государственной власти или их должностных лиц (статьи 52 и 53 Конституции Российской Федерации).

Конституционный Суд РФ постановил признал пункт 2 части 1 статьи 24.5, часть 5 статьи 28.2, пункт 4 части 1 статьи 29.4 и части 1 и 2 статьи 29.9 КоАП Российской Федерации не соответствующими Конституции Российской Федерации.

Федеральному законодателю предложено внести в КоАП необходимые изменения, предусматривающие, в случае выявления отсутствия в протоколе об административном правонарушении подписи, предоставление судье, рассматривающему дело по существу, процессуальных полномочий, направленных на устранение указанного недостатка такого протокола.

Впредь до внесения в КоАП изменений, вытекающих из настоящего Постановления, судья, выявивший при рассмотрении дела по существу отсутствие в протоколе подписи, вызывает в судебное заседание должностное лицо в целях подтверждения составления им соответствующего протокола и дальнейшего рассмотрения дела.

Мой комментарий: Интересно будет посмотреть, каким образом это всё сработает на практике. С моей точки зрения, возникает риск поднятия шума вокруг липовых протоколов в надежде, что ответственный за их составление, сильно загруженной подобной работой человек спустя длительное время не сможет уверенно вспомнить обстоятельства конкретного инцидента, но подтвердит протокол «на всякий случай» (или за взятку) - возможно, теперь уже нарушая права лица, обвиняемого в правонарушении.

Судебные решения, вынесенные в отношении пострадавшего гражданина, подлежат пересмотру в установленном порядке.

Настоящее Постановление окончательно, не подлежит обжалованию, вступает в силу со дня официального опубликования, действует непосредственно и не требует подтверждения другими органами и должностными лицами.

Мой комментарий: Получается, что с момента принятия Конституционным Судом данного решения, подпись де-факто перестаёт быть обязательным реквизитом и её отсутствие не является проблемой, если должностное лицо в суде под присягой подтвердит, что он его действительно составлял.

Интересно, что имели в виду судьи, сформулировав требование, об «устранении указанного недостатка такого протокола»? Если они имели в виду подписание протокола в присутствии судьи задним числом – то это не что иное, как фальсификация доказательств (надлежащим документом было бы документальное оформление показаний должностного лица и решение суда о признании протокола подлинным).

Подождём и посмотрим, как «отработают» данное решение законодатели.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_487173/

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 9

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/8.html )

С 1997 года — Выход немецкого решения для электронного правительства SER eGovernment компании SER

Решение SER eGovernment компании SER (от Software Enterprise Research «Исследования в области корпоративного программного обеспечения») было разработано для немецкого и австрийского рынков после выпуска в 1997 году немецкого стандарта электронного правительства «Концепция DOMEA».

1998 год – Решение Documentum становится доступным через Интернет

В 1998 году компания Documentum выпустила свою среду веб-приложений Web Application Environment, представлявшую собой набор веб-расширений для EDMS-систем управления контентом. Данная среда предлагала веб-доступ к документам и контенту, содержащимся в хранилище (репозитории) EDMS-системы. Компанией были приобретены различные дополнительные продукты, и их функциональные возможности были добавлены в систему Documentum.

1998 год – Выпущено решение Optika eMedia

В конце 1998 года компания Optika выпустила решение eMedia, «программный и методологический продукт, предназначенный для управления деловыми транзакциями внутри организации, во внешних сетях и по всей цепочке поставок» (источник: Optika Delivers App to Manage Business Transactions, см. https://www.internetnews.com/enterprise/optika-delivers-app-to-manage-business-transactions/ ). Решение Optika eMedia было представлено как «поддерживающая управление рабочими процессами (workflow) замена решения для управления графическими образами документов FilePower».

1998 год – Выход пакета программных продуктов FileNet Panagon

В 1998 году компания FileNet выпустила свой пакет продуктов Panagon. Он включал решение Panagon Content Services (сервисы для управления контентом), которое ранее было известно как Saros Mezzanine (источник: статья в Википедии о FileNet).

1999 год – Международные различия в подходах к управлению документами и контентом

В опубликованном в 1999 году отчете Счётной палаты США были отмечены различия между США, Великобританией, Австралией и Канадой в их подходе к «общим проблемам электронного управления документами»:

• Было отмечено наличие в Австралии «сильной центральной власти (включая проведение аудитов на предмет соответствия требованиям) и децентрализованное ответственное хранение» (за исключением ситуации, когда документы передаются на постоянное архивное хранение).
  
  
• В Канаде имелись «скорее заявления об общем видении, чем конкретные политики», а также децентрализованное ответственное хранение, но при этом органы исполнительной власти могли в любое время передать документы в архивы.
  
  
• В Великобритании имелись руководства общего плана, которые были внедрены на практике отдельными органами государственной власти.

1999 год – Выпущен стандарт PRO, разработанный Национальными Архивами Великобритании

В 1999 году Управление государственных документов Великобритании (The UK Public Records Office, PRO, позднее – Национальные Архивы - The National Archives, TNA) выпустило стандарт, целью которого было «предоставления инструмента для сравнительного анализа способности государственных министерств и ведомств поддерживать электронное управление документами». Впоследствии его заменил стандарт TNA 2003. (Источник: Марко Лукичич (Marko Lukičić, компания Ericsson) «Требования к системам электронного управления документами» (ERM System Requirements), INFuture, 4–6 ноября 2009 года, см. также https://cdn.ymaws.com/irms.org.uk/resource/resmgr/moreq/presentations/electronic_records_managemen.pdf ).

Конец 1900-х годов - Распространение XML

К концу 20-го века стало ясно (по крайней мере некоторым специалистам), что появившийся в 1996 году язык XML, скорее всего, будет играть важную роль в стандартизации форматов электронных документов и управлении ими с течением времени.

Использование структур документов на основе XML означало, что электронные документы могли включать собственные наборы метаданных, и уже не являлись независимыми объектами, которые описывались в отдельной системе (например, как библиотечный каталог описывает книги на полках).

Появление форматов на основе XML впоследствии (примерно через 20 лет) приведёт к изменению способов управления документами, - хотя бумажные документы и парадигма управления документами с использованием предопределенных «контейнеров» (речь идёт о делах – Н.Х.) продолжат использоваться, в основном из-за стандартов, разработанных для управления электронными документами, в частности, стандарта DOD 5015.2.

1999 год – Решения для управления контентом (EDM) и ранние решения для управления документами (ERM)

Ниже приведен сводный список продуктов EDM-решений для управления контентом (и связанных с ними), составленный в ноябре 1999 года:

• Autonomy Portal in a Box
• CompuTechnics (с 1990 по 1999 год) / Objective (начиная с 1999 года)
• DOCS
• Eastman Software (управление графическими образами, распознавание текста)
• EDM Software (Великобритания) и SER (Германия)
• Excalibur RetrievalWare
• FileNet, включая Panagon Integrated Document Management
• Fulcrum (куплен PC DOCS в 1997 году)
• GMB (позднее KnowledgeOne) RecFind/RecQuery
• Hummingbird (с 1999 года после приобретения решения PC DOCS)
• Insight Technologies Knowledge Server (IKS) / Document Management System (DMS)
• Intraspect Knowledge Server (IKS) (KM)
• Lotus Notes
• Onyx Enterprise Portal, который мог интегрироваться с различными EDM-приложениями
• Open Text Livelink
• Pitney Bowes Digital Document Delivery (D3)
• Oracle
• Osyssey (ISYS)
• PC DOCS (приобретено компанией Hummingbird в начале 1999 года)
• ReadSoft (распознавание текстов)
• RecordManager
• Tower Software / TRIM Captura
• Tower Technology
• Verity (KM)

1999 год – Основана компания Tarian Software

Компания Tarian Software была основана в Канаде в 1999 году Брюсом Миллером (Bruce Miller), основателем Provenance Systems (позже TrueArc) и создателем ForeMost. Компания Tarian разработала Tarian eRecordsEngine, встраиваемую технологию электронного управления документами для деловых программных приложений. Она стала первой в мире технологией управления электронными документами, сертифицированной по пересмотренному в июне 2002 года стандарту DoD 5015.2. В 2002 г Tarian была приобретена фирмой IBM.

1999 год - Основание компании NetDocuments

Компания NetDocuments была основана в 1999 году той же командой, которая разработала SoftSolutions в конце 1980-х годов. (Источник: статья в Википедии о NetDocuments).

Как мы увидим ниже, NetDocuments приобретёт компанию Worldox в 2022 году.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/10/10.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

ИСО: Опубликован новый стандарт ISO 55011:2024 «Менеджмент активов – Руководство по разработке государственной политики, поддерживающей менеджмент активов»

Сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) в августе 2024 года сообщил о публикации нового стандарта ISO 55011:2024 «Менеджмент активов – Руководство по разработке государственной политики, поддерживающей менеджмент активов» (Asset management - Guidance for the development of public policy to enable asset management) объёмом 46 страниц, см. https://www.iso.org/standard/81011.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81011:en .

Стандарт подготовлен техническим комитетом ИСО TC 251 «Менеджмент активов» (Asset management).

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем документе содержатся рекомендации по способствованию внедрения менеджмента активов посредством государственной политики, в которой особое внимание уделяется внешнему контексту всех организаций, которые управляют активами.

В данном руководстве определяется и описывается среда, способствующая менеджменту активов, а также описывается, каким образом её можно создавать, поддерживать и улучшать посредством применения государственной политики (см. раздел 4).

В документе описывается, как участники этой среды могут действовать и взаимодействовать друг с другом, чтобы повлиять на разработку и реализацию государственной политики, способствующей менеджменту активов в своих странах и юрисдикциях (см. приложения A и B).

В настоящем документе описан последовательный подход (см. приложения C и D) к разработке инструментов государственной политики (см. 5.2.1), которые способствуют менеджменту активов и помогают государству в достижении его целей. Такие инструменты могут включать внедрение рамочной системы рекомендуемых практик для эффективных государственных инвестиций (см. таблицу 1), достижение целей устойчивого развития Организации Объединенных Наций (ЦУР ООН) и иные подходы к получению большей полезной отдачи для общества.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативная ссылка
3. Термины и определения
4. Благоприятная среда для управления активами с точки зрения государственной политики
5. Инструменты государственной политики
6. Разработка инструментов государственной политики для способствования управлению активами
Приложение A: Государственные участники создания благоприятной среды для управления активами
Приложение B: Негосударственные участники создания благоприятной среды для управления активами
Приложение C: Разработка инструментов государственной политики, которые улучшают результаты управления активами
Приложение D: Примеры действий и соображений государственных органов при разработке и применении инструментов государственной политики
Приложение E: Примеры из практики
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/81011.html
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81011:en

Как сделать управление документами неактуальным для организации

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 26 сентября 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Важен только один контекст – тот, на который полагаются сотрудники организации в своей деятельности.

Контекст, на который никто не будет полагаться, не имеет ни малейшего значения, - вне зависимости от того, насколько хорошо он описан, насколько здорово соответствует законодательно-нормативным требованиям хранилище контента или же от того, какое именно божество благословило тот камень, на котором зиждется священная серверная стойка EDRMS-системы управления документами и контентом.

Так где же и когда управление документами окончательно сбилось с пути?

Мы пытались убедить людей, что структурированные данные — это не документы (насколько я могу судить, это продолжалось с 1960-х годов по 2018 год).

А затем мы пытались убедить людей в том, что электронные документы - это не документы (здесь мы усвоили уроки быстрее — насколько я могу судить, всё это имело место лишь в период с 1985 по 2010-е годы, в зависимости от отрасли и местоположения).

Я всё ещё иногда сталкиваюсь с людьми, утверждающими, что некий объект не является документом, пока у него нет всех метаданных о нём (это имело место в последние 3 месяца в социальных сетях).

Насколько же глупо мы должны выглядеть в глазах людей, занимающихся деловой деятельностью, а также и всех остальных, у кого есть реальная работа, которую нужно выполнить...

Мы пытались убеждать сотрудников, что кадровая система, финансовая система и система ERP (Enterprise Resource Planning – корпоративное планирование и управление ресурсами – Н.Х.) т.е. практически все системы, содержащие те документы, на которые они полагаются при организации и управлении своей работой и своей деловой деятельностью -  мы пытались им сказать, что это всё не документы.

Сами мы считаем, что благодаря такому поведению то, что мы делаем, выгладит важным. Они же думают, что мы выглядим как сбитые с толку люди. И они уходят, думая, что документы не могут быть чем-то очень важным: раз уж вся самая важная для них информация - это «не документы», то документы должны быть чем-то другим.

Ну а если нечто не является важным, то зачем платить кому-то за управление им?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-records-management-irrelevant

Ответ на вопрос коллеги: Оформление акта уничтожения документов хранящихся в СЭД

Вопрос: Как оформляется акт уничтожения документов, хранящихся в СЭД?

Ответ: Порядок оформления акта о выделении документов, не подлежащих хранению, определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77

Однако сразу скажу, что, к сожалению, предложенный там алгоритм действий опирается на практику работы с бумажными документами и априори предполагает, что все электронные документы сформированы в электронные дела – что имеет место далеко не всегда.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

26. …  работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению …. Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

27. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.

В правилах также приведен рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению:

Приложение № 3. Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (Рекомендуемый образец)

Фактически в информационной системе после проведения уничтожения желательно оставить метаданные, содержавшие следующую информацию об электронном документе:

• Дата уничтожения;
  
  
• Индекс документа по номенклатуре дел (если есть);
  
  
• Заголовок (название) документа;
  
  
• Данные о сотрудниках участвовавших в отборе документов на уничтожение и само физическое уничтожение электронных документов;
  
  
• Причина уничтожения (это может быть ссылка на срок хранения или введенное вручную обоснование).

Особенностью любой информационной системы является то, что фактически в ней регистрируются все документы, включая документы временного срока хранения, которые в нее попадают. Это позволяет вести поштучный учет даже документов временного срока хранения, и, соответственно, при проведении уничтожения эти учетные данные могут быть включены в акты.

Близится к завершению работа над новым техническим отчётом ISO/DTR 24332 «Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров»

Данная заметка была опубликована 23 сентября 2024 года на веб-сайте технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management).

Новый технический отчёт ISO/DTR 24332 «Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров» (Blockchain and Distributed Ledger Technology in relation to authoritative records, records systems, and records management, см. https://www.iso.org/standard/78465.html ) разрабатывается как совместный проект технического комитета международной организации по стандартизации (ИСО) TC 307 «Технологии блокчейна и распределенных реестров» и технического подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management).

В данном техническом отчёте рассматривается вопрос о том, как технологии блокчейна и распределенных реестров (blockchain and distributed ledger technology, DLT) могут применяться в отношении авторитетных (надёжных и заслуживающих доверия) документов, документных систем и для управления документами.

Решения на основе DLT-технологий, как и любые другие информационные системы, используемые для ведения деловой деятельности и управления, создают и хранят документы, которыми следует управлять в соответствии с имеющимися законодательно-нормативными, деловыми и общественными требованиями и потребностями. Следует отметить, что DLT-системы также потенциально могут быть использованы в качестве инструментов для управления документами.

С точки зрения управления документами, необходим тщательный анализ DLT-технологий ввиду их уникальных характеристик, таких как распределённая природа, невозможность внесения изменений в зафиксированную информацию и применение смарт-контрактов. Эти особенности, включающие отсутствие у DLT-решений (в ряде случаев – Н.Х.) официального владельца, распределенное стратегическое управление, трансграничное использование и использования инновационной модели доверия, отличают DLT-системы от традиционных систем. DLT-технологии могут способствовать управление документами, обеспечивая их целостность, но они одновременно создают и проблемы с соблюдением законодательства, раскрытием информации для регуляторов и судов, управлением установлением сроков хранения и уничтожение документов по их истечении, защитой персональных данных (PII) и электронным раскрытием информации (э-раскрытием) при расследованиях и в ходе судебных разбирательств.

В данном документе рассматриваются как эти проблемы, так и потенциальные преимущества технологий блокчейна и распределенных реестров для обеспечения надлежащего управления документами. В нём рассматривается, как технологии:

• Создают документы, которые можно считать авторитетными,
  
  
• Функционируют в качестве документных систем,
  
  
• Могут использоваться в качестве инструментов управления документами, в том числе в качестве мер и средств контроля и управления документами.

Предполагаемая аудитория этого отчета включает специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов, разработчиков приложений, экспертов по правовым вопросам и соблюдению нормативных требований, исследователей, преподавателей, а также всех, кто интересуется данной темой.

Мой комментарий: Предполагается, что содержание документа будет следующим:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обзор управления документами в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров (DLT)
5. Авторитетность (включает целостность, аутентичность, надёжность и пригодность к использованию – Н.Х.) документов в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров
6. Документные процессы в контексте технологий блокчейна и распределённых реестров
7. Взаимосвязь между DLT-системами и документными системами
8. DLT-системы и управление документами
9. Проблемы, соображения и потенциальная отдача
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/exploring-blockchain-and-distrib.html

Запрет на разглашение сведений, составляющих налоговую тайну, распространен на межведомственные комиссии субъектов РФ по противодействию нелегальной занятости и на Роструд

Федеральный закон от 30.09.2024 №335-ФЗ «О внесении изменения в статью 102 части первой Налогового кодекса Российской Федерации» дополнил статью 102 «Налоговая тайна» пунктом 15 следующего содержания:

15. Положения настоящей статьи в части запрета на разглашение сведений, составляющих налоговую тайну, требований к специальному режиму хранения указанных сведений и доступа к ним, ответственности за утрату документов, содержащих указанные сведения, или за разглашение указанных сведений распространяются на сведения, составляющие налоговую тайну, передаваемые налоговыми органами в соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» в межведомственные комиссии субъектов Российской Федерации по противодействию нелегальной занятости, федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по федеральному государственному контролю (надзору) в сфере труда, занятости, альтернативной гражданской службы, его территориальные органы.

Доступ к предусмотренным настоящим пунктом сведениям, составляющим налоговую тайну, в указанных комиссиях и органах имеют должностные лица, определяемые руководителями указанных комиссий и органов соответственно.

Новые положения вступят в силу с 30 октября 2024 года.

Для справки: Федеральный закон от 12.12.2023 №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» в статье 67. Межведомственные комиссии субъектов Российской Федерации по противодействию нелегальной занятости устанавливает, что

2. Межведомственные комиссии субъектов Российской Федерации вправе:

1) запрашивать у органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных внебюджетных фондов информацию, перечень и порядок представления которой определяются Правительством Российской Федерации, включая персональные данные и сведения, составляющие налоговую тайну; 

4. Налоговые органы Российской Федерации передают в межведомственные комиссии субъектов Российской Федерации, а также в территориальные органы федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по федеральному государственному контролю (надзору) в сфере труда, занятости, альтернативной гражданской службы, информацию и сведения в соответствии с перечнем …

Соответствующий «Перечень сведений и информации, в том числе составляющих налоговую тайну, передаваемых налоговыми органами Российской Федерации в межведомственные комиссии субъектов Российской Федерации по противодействию нелегальной занятости, а также в территориальные органы Федеральной службы по труду и занятости в порядке межведомственного взаимодействия» был утверждён приказом Минтруда России от 02 февраля 2024 №40н.

Мой комментарий: Теперь, согласно Налоговому Кодексу, руководители комиссий субъектов Российской Федерации и Федеральной службы по труду и занятости должны будут определить должностных лиц, которые будут иметь доступ к этой информации.
 
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=486914

Выходит новая книга «Архивная наука в междисциплинарной теории и практике»

Сайт издательства Rowman & Littlefield сообщил о выходе в свет в ноябре 2024 года новой книги «Архивная наука в междисциплинарной теории и практике» (Archival Science in Interdisciplinary Theory and Practice) под редакцией Александры Виланд (Alexandra Wieland) и Коринн Роджерс (Corinne Rogers).

Цена бумажного издания (ISBN 9781538180013) – 90 долларов, электронного (ISBN 9781538180020) – 45 долларов.  

В аннотации на книгу отмечается:

«Работа над сборником «Архивная наука в междисциплинарной теории и практике» объединила ученых, архивистов-практиков и специалистов по управлению документами, которые обсуждают ключевые аспекты концептуальных и теоретических рамок архивно-документационной профессии.

Авторы рассматривают состояние архивных исследований как дисциплины и практики, помещая их в международный, междисциплинарный и ориентированный на перспективу контекст. В число тем входят самобытность архивной науки как дисциплины, аутентичность и надёжность архивных документов в различных формах, мировая архивная практика и новые направления деятельности архивов в 21-м веке. Многие из этих тем были изначально сформулированы в международных и междисциплинарных проектах, выполнявшихся в рамках проекта InterPARES (1998-2026) под руководством Лючианы Дюранти (Luciana Duranti), либо эти проекты оказали на них сильное влияние.

Поднятые в книге темы - теоретические концепции, связанные с возможностью доверять документам, междисциплинарные исследования, архивное образование и будущее архивной профессии - особенно актуальны в сегодняшних условиях, когда правительства и учреждения подвергают сомнению надёжность документов и пытаются бороться с дезинформацией. Книга заполнит уникальную нишу, представив научные исследования, практику и педагогику, на которые повлияла Лючиана Дюранти.»

Содержание сборника следующее:

Часть I: Архивная дисциплина

Глава 1: Обмен знаниями: Отличительная черта истинного лидера (Knowledge Sharing: The Hallmark of a True Leader) – автор Патриция Фрэнкс (Patricia C. Franks)

Глава 2: Давайте будем реалистами: Открытие архивной теории для воздействия эмпирической реальности (Let’s Get Real: Opening Archival Theory to Empirical Reality) – автор Кеннет Тибодё (Kenneth Thibodeau)

Глава 3: Доверие к архивным документам в цифровой сфере: Уроки проекта InterPARES (Archival Trustworthiness in the Digital Realm: Lessons Learned from InterPARES) – автор Мария Герсио (Maria Guercio)

Глава 4: Доверие к архивным документам в цифровой сфере: Уроки проекта InterPARES (Archival Trustworthiness in the Digital Realm: Lessons Learned from InterPARES) – автор Шерри Сье (Sherry Xie)

Часть II: Архивная практика

Глава 5: Влияние проекта InterPARES в Латинской Америке и Карибском регионе 9 The Influence of InterPARES in Latin America and the Caribbean Region) – автор Алисия Барнард (Alicia Barnard)

Глава 6: Расширение рамок архивного образования: Изучение традиционных подходов с более широкой общественной точки зрения (Broadening the Scope of Archival Education: Examining Traditional Approaches from a Broader Societal Perspective) – автор Шадрак Каату (Shadrack Kaatu)

Глава 7: Законодательство: «Где и в чём заключается архивная универсальность» (Legislation: “Where Archival Universality Resides”) – автор Элейн Го (Elaine Goh)

Глава 8: «Электронные образы документов: Доверие на заре ИИ» (Digital Images: Trustworthiness in the Dawn of AI) – автор Джессика Буши (Jessica Bushey)

Часть III: Междисциплинарные вопросы и новые направления

Глава 9: «Прошлое - чужая страна», но именно на его основе будущее должно построить свой дом: Документы и архивы как критически-важная инфраструктура для жизнеспособности в будущем (“The Past Is a Foreign Country” Yet the Future Must Build Its House There: Records and Archives as Critical Infrastructure for Future Resilience) – автор Дарра Хофман (Darra Hofman)

Глава 10: Блокчейн: Теория и практика заслуживающих доверия архивных документов (Blockchain: The Theory and Practice of Trustworthy Archival Documents) – автор Виктория Лемьё (Victoria L. Lemieux)

Глава 11: Искусственный интеллект и архивы: Союз в интересах сохранения прошлого и влияния на построение будущего» (Artificial Intelligence and Archives: An Alliance for Holding the Past and to Inform the Future) - авторы Эмануэле Фронтони (Emanuele Frontoni) и Пьерлуиджи Феличиати (Pierluigi Feliciati)

Глава 12: За рамками битов и байтов: Архивная наука, цифровые технологии и борьба с изменением климата (Beyond Bits and Bytes: Archival Science, Digital Technology, and Climate Action) – автор Луи Эванс (Lois Evans).

Источник: сайт издательства Rowman & Littlefield / почтовая рассылка проекта InterPARES
https://rowman.com/ISBN/9781538180013/Archival-Science-in-Interdisciplinary-Theory-and-Practice