Где проходит граница зоны ответственности управления документами?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 1 июня 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Где проходит граница зоны ответственности управления документами? То, где Вы проводите границу, определяет инструменты, которыми Вы располагаете, и деловую отдачу, которую Вы способны обеспечить.

В течение многих лет эта граница практики проходила через точку, в которой кто-либо сохраняет свою документ в документной системе, т.е. при записи сведений о документе в регистр (иными словами, при его официальной регистрации – Н.Х.).

Определение ИСО (понятия «управление документами» - Н.Х.) требует от нас осуществлять систематический контроль над созданием документов - это подразумевает, что от нас хотят, чтобы мы вовлекались в работу с документом несколько раньше.

С моей точки зрения, документы существуют для того, чтобы помогать людям организовывать себя и запоминать за пределами возможностей их собственной памяти.

Граница, которую мы провели вокруг баз данных с пометкой «это не наше дело», означает, что для управления этими документами выросла целая другая профессиональная группа.

Где бы Вы ни проводили границы своей зоны ответственности, я прошу Вас делать это обдуманно. Осознавайте то, что Вы исключаете из своей практики.

Если Вы проводите границу через конкретную систему, то в Вашем распоряжении есть лишь один набор технических инструментов, который Вы можете использовать, и люди будут относиться к Вам как к системному администратору, потому что именно им Вы и станете.

Если Вы проводите границу через точку создания, то Ваш набор инструментов станет больше, но также увеличится и объём Вашей ответственности.

Если же Вы проводите границу таким образом, что включаете в зону своей ответственности помощь сотрудникам организовывать себя и помнить о критически-важных для их работы вещах, то у Вас будет совершенно иной уровень как ответственности, так и возможности помочь.

Это сейчас важно для служб управления документами, потому что наши границы определяют наше будущее.

Многие из нас (специалистов по управлению документами - Н.Х.) решают проблему с «документами» посредством переименования своей деятельности, однако если граница не изменится, то в долгосрочной перспективе «бирочка» не будет иметь значения.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/where-is-the-records-practice-boundary