США: Национальные Архивы обновили ряд типовых перечней

Я уже рассказывала о том, как Национальные Архивы США перерабатывают типовые перечни документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS), и о подготовке вводящего в действие группу перечней «Сопроводительного документа 23» (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/2014.html ).

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) 17 сентября 2014 года сообщил на блоге Национальных Архивов (NARA) о том, что утвержденный Архивистом США Дэвидом Ферьеро (David Ferriero) «Сопроводительный документ 23» (GRS Transmittal 23), наконец, опубликован, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-trs23.pdf . Как и ожидалось, введены новые редакции следующих типовых перечней:

• GRS 1.1: Основные документы по управлению финансами;
• GRS 1.2: Документы по грантам и соглашениям о сотрудничестве;
• GRS 3.1: Основные документы по управлению технологиями;
• GRS 3.2: Документы по безопасности информационных систем;
• GRS 4.3: Документы-источники данных для электронных систем, выдаваемые этими системами документы и электронные копии (не для нужд делопроизводства).

В «Сопроводительный документ 23» также включен ряд «старых» перечней для того, чтобы ознакомить федеральные органы исполнительной власти с измененными и отмененными пунктами. Также приложены рекомендации и инструменты, помогающие внедрять новые перечни, в том числе:

• Перекрестные ссылки, показывающие взаимосвязи между пунктами старых и новых перечней;


• Ответы на часто задаваемые вопросы по каждому из новых перечней,


• Ответы на часто задаваемые вопросы, касающиеся типовых перечней в целом, а также проекта обновления перечней;


• Контрольный лист, которая поможет государственным органам при внедрении новых перечней выполнить все необходимые шаги обновления своих руководств по проведению уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение, а также ведомственных перечней, с тем, чтобы они соответствовали новым типовым перечням.

Мой комментарий: Думаю, Росархиву стоило бы обратить внимание на то, как их американские коллеги осведомляют государственные органы об изменениях в перечнях, и дают им инструменты, позволяющие быстро привести в соответствие свою внутреннюю нормативную базу.

Федеральным органам напоминается также о следующем:

• Согласно выпущенным Национальными Архивами нормативным актам (36 CFR 1226.12(a)), федеральные органы исполнительной власти обязаны внедрить новые типовые перечни в течение 6 месяцев после их рассылки. Руководителям служб управления документами нужно будет это сделать к марту 2015 года;


• Соблюдение положений новых перечней является обязательным. Эти перечни применяются как ретроспективно для всех описанных документов, так и в дальнейшем.


• Если федеральный орган исполнительной власти намерен использовать специфические для него сроки хранения вместо тех, что установлены новыми перечнями, ему нужно в течение 120 дней уведомить об этом группу Национальных Архивов по разработке перечней и представить ей всю необходимую информацию.

Типовые перечни, разработанные Национальными Архивами США, свободно доступны на их сайте по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/grs.html .

Федеральные центры хранения документации, входящие в систему Национальных Архивов США и обслуживающие на коммерческой основе федеральные органы исполнительной власти, бесплатно осуществят массовую замену ссылок на пункты перечней (где это требуется) в своих учетных базах данных.

Источник: блог Национальных Архивов / сайт Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/09/17/grs-transmittal-23/
http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-trs23.pdf