Проблемы управления документами, связанные с облачными вычислениями
NARA признает, что модели обслуживания и развертывания влияют на то, каким образом документы будут создаваться, использоваться и храниться в среде облачных вычислений. Уровень контроля государственного органа над разработкой, внедрением и эксплуатацией среды облачных вычислений, содержащей федеральные документы, может варьироваться в зависимости от моделей обслуживания и развертывания. Например, при использовании моделей обслуживания IaaS и PaaS (соответственно, в качестве услуги предоставляются инфраструктура или платформа) более вероятно, что агентство будет держать документы вне облака. В случае модели обслуживания SaaS (программное обеспечение как услуга), агентство может поддерживать документы в поддерживаемом поставщиком услуг облаке, поэтому в любом таком контракте должен оговариваться специфические вопросы, связанные с ответственностью за управление документами.
Национальные Архивы выявили ряд проблем управления документами в среде облачных вычислений:
- У «облачных» программных приложений может отсутствовать функциональная возможность по исполнению указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, включая возможность передачи и необратимого уничтожения документов, - а также возможность выполнения других функций управления документами. Поэтому конкретные модели обслуживания и развертывания могут не в полной мере соответствовать требованиям законодательства к управлению документами. Примерами таких требований являются:
- Поддержание документов таким образом, что их функциональность и целостность сохраняются на протяжении всего их жизненного цикла,
- Поддержание связей между документами и их метаданными,
- Передача архивных документов в Национальные Архивы и уничтожение документов временного срока хранения в соответствии с утвержденными NARA указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.
- В зависимости от приложения, поставщики облачных услуг должны быть осведомлены о требованиях к отслеживанию сроков хранения, относящихся к данному массиву федеральных документов, хранящемуся в одном или нескольких местах облака. У агентств должна иметься возможность контролировать любые предлагаемые операции по удалению документов в соответствии с действующими законодательно-нормативными положениями, вне зависимости от того, что документы могут располагаться в «облаке» поставщика услуг. Поставщики облачных услуг должны также обеспечить доступность документов, позволяющую агентству отреагировать на требования о представлении документов в рамках судебного разбирательства, в соответствии с законодательством о свободе доступа к государственной информации и о защите персональных данных, а также на другие запросы о предоставлении доступа к документам.
- Отсутствуют официальные технические стандарты, регламентирующие для разнообразных «облачных» архитектур хранение и обработку данных в облачных средах. В долгосрочной перспективе это ставит под угрозу достоверность и «живучесть» данных.
- Отсутствие стандартов интероперабельности может затруднить изъятие документов во исполнение требований делопроизводства, или усложнить их перемещение в другую среду. Это может повлиять на способность агентств выполнить свои делопроизводческие обязанности в отношении документов временного срока хранения и/или исторически ценных документов, передаваемых на хранение в Национальные Архивы.
- Агентства и поставщики облачных услуг должны заранее предусмотреть, как вопросы непрерывной сохранности и доступа к документам будут решаться в условиях чрезвычайных ситуаций, при которых деловая деятельность поставщика услуг существенно изменяется (например, в случае его банкротства) либо полностью прекращается.
Источник: сайт Национальных Архивов США
http://archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий