вторник, 14 сентября 2010 г.

Что есть документ? Старые правила уже неприменимы

Эта заметка американского специалиста в области управления документами Марка Мендела (Mark Mandel – на фото), работающего в службе документационного обеспечения мэрии Вашингтона, была опубликована 7 сентября 2010 года на сайте ассоциации AIIM на блоге сообщества специалистов по управлению документами. Как мне кажется, для наших специалистов может быть интересна точка зрения американских коллег, сильно расходящаяся с привычными для нас традициями.

На протяжении многих лет управление документами было построено вокруг перечней документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, номенклатур дел и т.д. Вопросы о том, что является документом, к какому виду документов относится, в течение какого времени должно храниться; правила «отсечки» (правила, устанавливающие, когда очередной том дела, формируемого из однородных документов, должен быть закрыт, и открыт новый том – Н.Х.), и порядок придания «официального» документного статуса поглощали наши дни и не давали спать по ночам.

В этой модели множество материалов и сообщений рассматриваются как «не-документы». В число этих «не-документов» входят личные / не относящиеся к деловой деятельности объекты, копии, проекты, рабочие версии и так далее. Эта модель включает в себя процесс придания документного статуса (Records Declaration – во многом аналогичен нашему процессу регистрации документа – Н.Х.), когда информационный материал из рабочей версии превращается в официальный документ, и этот окончательный вариант защищается, так что его дальнейшее редактирование становится невозможным, а доступ к нему жёстко контролируется. С этого момента начинается отсчет срока, в течение которого его придется хранить, прежде чем он будет уничтожен (на самом деле для большинства документов отсчет сроков хранения начинается существенно позже, обычно от тех событий, в которых они сыграют отведенную им роль в деловой деятельности – Н.Х.).

Эта модель включает в себя тщательную разработку указаний по срокам хранения и действиям по их истечении и их исполнение, в сочетании с процессами, окружающими их внедрение в деловые процессы. Всё это часто оказывается неудобным и громоздким, но именно за это нам и платят большие деньги ;-)

Многие программные приложения для управления документами поддерживают автоматизацию этих процессов, в том числе workflow-процесс, который модифицирует статус информационного материала, когда деловой процесс показывает, что это окончательная версия. Например, отсчёт срока хранения контракта начинается с момента завершения его выполнения, и соответствующий деловой процесс включает в себя «спусковой механизм»-триггер, который срабатывает в том момент, когда процесс достигает этой стадии. Когда такие workflow-процессы внедряются, то сокращение трудозатрат на ручное выполнение процесса придания документного статуса позволяет сэкономить массу времени.

Процесс представления электронных документов и информации в ходе судебных разбирательств и расследований (e-Discovery) и Федеральные правила гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure) говорят нам, что подлежит представлению  вся имеющаяся электронная информация, имеющая отношение к судебному спору. Это изменяет правила игры с точки зрения принципов управления документами, программного обеспечения и процессов. Это также означает, что все личные материалы и сообщения электронной почты, посты на Facebook и в Твиттере, журналы аудита, безопасности, записи видеокамер наблюдения и т.д. - все они подлежат раскрытию в ходе судебных процессов. Являются ли они документами?

Я думаю, что ответ на этот вопрос должен быть ДА. Все они являются документами, и наши системы должны управлять ими как таковыми. Кроме того, вопрос о том, как долго сохранять их, также представляет собой «движущуюся цель», и нам, возможно, придется выбросить все эти старые Перечни.

По истечении срока хранения мы можем принять решение об уничтожении как бумажных, так и электронных документов. Однако наши возможности по локализации и управлению копиями на флеш-накопителях, в PST-файлах (используемых для хранения сообщений электронной почты – Н.Х.), на жёстких дисках персональные компьютеров, в системах «облачных» вычислений, и на лентах с резервными копиями – в лучшем случае, очень слабенькие. Поэтому мы не можем быть до конца уверены, что уничтоженные нами материалы не существуют по-прежнему где-то ещё. А если они существуют, то подлежат раскрытию, и, с точки зрения судов, по-прежнему являются документами.

Это весьма разрушительное изменение нашего образа мышления, не так ли?

Марк Мендел (Mark Mandel)

Источник: блог Сообщества по управлению электронными документами (AIIM)
http://aiimcommunities.org/erm/blog/what-record-old-rules-no-longer-apply

13 комментариев:

  1. Довольно странно-«отсталое» мировоззрение специалиста мэрии о «точке отсчета» системы управления документами: перечни документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, номенклатуры дел и т.д. Вообще то в России с конца 1970-х гг. «точкой» являлась и является, прежде всего, разработка классификатора предметно-целевой группировки задач и функций и т.д…
    И что за такие «личные» документы на служебных столах служащих мэрии? Личное – дома… На работе – служебное…
    А этот странный вопрос: являются ли документами все личные (личное – дома!) материалы и сообщения электронной почты, посты на Facebook и в Твиттере, журналы аудита, безопасности, записи видеокамер наблюдения и т.д.? На судебном процессе все перечисленное поименуется вовсе не «документами», а «материалами»… Являются ли материалами доказательства? Да, конечно же… В чем вопрос то?...

    ОтветитьУдалить
  2. Кроме того, служащий мэрии явно далек от системы знаний, связанных с процессом доказывания на судебных процессах, состоящего из элементов: собирание, закрепление, проверка и оценка доказательства… Но «управлять» то хочется :)) Писатель пописывает, читатель почитывает – А.П. Чехов

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный>> в России с конца 1970-х гг. «точкой» являлась и является, прежде всего, разработка классификатора предметно-целевой группировки задач и функций

    Как-то ни разу не приходилось о таком слышать - ни при общении с практиками, ни на конференциях. Если дадите ссылку, то я хоть сама почитаю...

    И что за такие «личные» документы на служебных столах служащих мэрии?

    У американцев очень широко делегируются полномочия, и им, в том числе, позволяется использовать и собственную накопленную информацию и деловые контакты на благо организации (ну прямо как в некоторых наших коммерческих организациях!). Поэтому там спокойно относятся к тому, что у многих сотрудников среднего и высшего звена часть документов и переписки - личного характера (сюда же входит и переписка с родными и близкими - что и у нас обычно, в разумных пределах, дозволяется).

    А этот странный вопрос: являются ли документами...материалы и сообщения электронной почты...

    В нашей стране этот странный вопрос - в отличие от США - пока что не решён. А там он решался в течение десятилетия в ходе острейших споров, и ушёл в тень только потому, что потерял актуальность - согласно американскому законодательству, в суд теперь необходимо представлять ВСЮ имеющую отношение к делу информацию (как документы, так и не-документы, и не только электронные, но и бумажные). Даже в Америке ещё не все это осознали - и об этом и хочет сказать автор.

    Кроме того, служащий мэрии явно далек от системы знаний

    Ему и не надо, он же не кандидат юридических наук :) Он просто очень хорошо знает, как надо работать с документами, чтобы суды не пустили мэрию по миру.

    ОтветитьУдалить
  4. ? Как-то ни разу не приходилось о таком слышать - ни при общении с практиками, ни на конференциях. Если дадите ссылку, то я хоть сама почитаю... ?

    Код функции 0100.00
    Код вида работ 01.00 Изучение нормативного регулирования сфер деятельности органа исполнительной власти и наделения его соответствующими полномочиями
    Код вида работ 01.01 Изучение задач деятельности и полномочий организации
    Код вида работ 01.02 Изучение функций деятельности и полномочий организации
    Код вида работ 01.03 Разработка классификатора предметно-целевой группировки задач и функций
    И т.д. до кода функции 0104.00

    Преподается… :))

    ОтветитьУдалить
  5. Преподается… :))

    Если можно, поподробнее: Как точно называется документ, кем выпущен, дата и номер, действующий ли он или отмененный ещё в прошлом веке?

    Преподается - в каком ВУЗе, в рамках какого курса, и с какой целью (если не секрет)? "Генеральный регламент" у нас тоже ведь преподается, но совсем не как руководство к действию! :)

    ОтветитьУдалить
  6. ? Как точно называется документ, кем выпущен, дата и номер, действующий ли он или отмененный ещё в прошлом веке?

    Учебный курс: Проектирование ДОУ. Не понятен вопрос насчет какого то документа с датой и номером и т.д. относительно области научного знания :) В России, слава Богу, имеется школа (расширенное понятие данного определения), разработанная рядом видных ученых и их практикующих учеников. Да, Вы лично с ними знакомы по защите своей диссертации… :) В библиотеке МГИАИ эти труды доступны. Welcome!

    ? Преподается - в каком ВУЗе, в рамках какого курса, и с какой целью (если не секрет)?

    Курс: ДОУ

    ? "Генеральный регламент" у нас тоже ведь преподается, но совсем не как руководство к действию! :) ?

    "Генеральный регламент" не преподается, а изучается, исследуется значит… В отличие от реплики «на инет-заборе» служащего мэрии Вашингтона :)

    ОтветитьУдалить
  7. Учебный курс: Проектирование ДОУ

    Не знаю, не знаю... Подавать как "точку отсчета" не монографию, не нормативный или методический документ, не статью, а учебный курс - для меня это, знает ли, звучит как-то странно...

    Поисковый запрос "Генеральный регламент" дает примерно по 6 тыс. хитов в каждом поисковике. Что касается "проектирования ДОУ", то выдается менее сотни хитов, главным образом упоминающих курс Л.Н.Солянкиной "Организационное проектирование ДОУ" - это о нём идёт речь?

    ОтветитьУдалить
  8. Вас смущает наличие отечественной школы оргпроектирования ДОУ?.. Напрасно :) Следует помнить, что учебный курс состоит из тем. Совокупность тем - сочетание теории с практикой. Вы обратили внимание на то, что коды функций ДОУ и виды работ имеют нумерацию? Это не случайно... И намного перспективнее чем какая то модульная "рисулька" (типа путеводителя по лабиринту как в книге "Трое в лодке"). Перспективность заключается в возможном просчете экономической целесообразности и возможных рисков... Но это уже в трудах трудах учеников уважаемой Л.Н. Солянкиной

    ОтветитьУдалить
  9. Вывод из реплики служащего мэрии Вашингтона: «Поэтому мы не можем быть до конца уверены, что уничтоженные нами материалы не существуют по-прежнему где-то ещё. А если они существуют, то подлежат раскрытию, и, с точки зрения судов, по-прежнему являются документами» иллюстрирует отсталость от задач управления документами, возможно, данного конкретного специалиста.
    Ведь не оттуда «растут ноги»: «не-документ» или «документ». Вообще то имеется и иной термин «корпус текста»… Системность жизненного цикла представлена в тотальном отрыве от производственных задач, функций, целей деятельности организации. Для таких специалистов «документ» - всего лишь возможность «играть словами», не более того. Совсем другая история: для чего «играть словами»? Ответ прост – «кушать хочет», не думать, а кушать. Печально ):

    ОтветитьУдалить
  10. Вас смущает наличие отечественной школы оргпроектирования ДОУ?

    Нет, не смущает.

    Меня озадачило выражение "точка отсчета" и прочие высокие слова, сказанные по отношению к направлению, которое не "на слуху".

    Удивило также то, что информацию пришлось "вытягивать". Почему нельзя было сразу всё написать, или дать ссылку на сайт РГГУ?

    Вы обратили внимание на то, что коды функций ДОУ и виды работ имеют нумерацию? Это не случайно...

    Исходя из своего опыт работы "в поле", я считаю это бесполезными играми в цифирки (именно нумерацию и длиннющие классификаторы - поскольку вполне допускаю, что метод имеет здравое ядро).

    Что практику даст список из сотни дел, которые хорошо бы сделать, если в реальной жизни он не успевает сделать и одного, и если при этом его статус в организации - один из самых низких? Кто "с нуля" создавал службу ДОУ, тот знает, о чём я... :))

    Перспективность заключается в возможном просчете экономической целесообразности и возможных рисков...

    Можно вопрос (ответ меня всерьёз интересует)? Какие основные риски Вы видите в делопроизводстве? Есть ли у наших учёных опыт количественного обсчета таких рисков (если сможете дать ссылки на публикации - за это будет отдельное спасибо)?

    ОтветитьУдалить
  11. Вывод из реплики ... иллюстрирует отсталость от задач управления документами

    Ваши аргументы? Его слова - констатация факта американской действительности. Итак?

    ОтветитьУдалить
  12. ? Что практику даст список из сотни дел, которые хорошо бы сделать, если в реальной жизни он не успевает сделать и одного, и если при этом его статус в организации - один из самых низких?

    Реально «в теме» практик не допустит списка из сотни дел на одного служащего (специалиста). Реально грамотный и ответственный служащий (работник), прежде чем разрабатывать номенклатуру дел (или список) возьмет в руки должностную инструкцию, положения о структурном подразделении, устав, ФЗ и т.д. Возьмет для того, чтобы выписать от туда задачи и функции. И подтвердит свою зарплату конкретными индексами дел с заголовками. Э л е м е н т а р н о!

    ? Какие основные риски Вы видите в делопроизводстве?

    Их несколько. Возможно, будут озвучены на ноябрьской конференции ВНИИДАД - общероссийской научно-практической площадке.

    ? Есть ли у наших учёных опыт количественного обсчета таких рисков (если сможете дать ссылки на публикации - за это будет отдельное спасибо)?

    Да, есть. К сожалению, он незаслуженно забыт. Даже имеется математическое моделирование с использованием теории Гаусса. Ссылки будут представлены в тезисах выступления на конференции.

    ОтветитьУдалить
  13. Реально грамотный и ответственный служащий (работник), прежде чем разрабатывать номенклатуру дел (или список) возьмет в руки должностную инструкцию, положения о структурном подразделении, устав, ФЗ и т.д. Возьмет для того, чтобы выписать от туда задачи и функции. И подтвердит свою зарплату конкретными индексами дел с заголовками. Э л е м е н т а р н о!

    Это теоретические представления, - красивые, конечно, но нереализуемые. На практике всё происходит совершенно иначе :)

    Возможно, будут озвучены на ноябрьской конференции ВНИИДАД

    Будет интересно послушать.

    ОтветитьУдалить