США: Отчет Национальных Архивов об использовании «Веб 2.0» федеральными органами власти

Национальные Архивы США опубликовали «Отчет об использовании Веб 2.0 федеральными органами власти, и о его документальной ценности» (A Report on Federal Web 2.0 Use and Record Value 2010).

Отчет объёмом 31 страница доступен на сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf

В 2010 финансовом году, Национальные Архивы (NARA) провели исследование с целью проследить, как федеральные агентства используют инструменты «веб 2.0» для ведения деловой деятельности, и определить характеристики, которые могут повлиять на ценность информации, создаваемой и распространяемой в форматах «веб 2.0». Группа специалистов NARA провела опросы в 6 федеральных агентствах, использующих средства «веб 2.0» в интересах своей основной деятельности, и разработавших политики и процедуры внедрения и использования таких инструментов. Кроме этого, представители ещё 19 федеральных добровольно приняли участие в специальной встрече целевой группы, что обеспечило более глубокое понимание использования «веб 2.0» в федеральном правительстве.

С точки зрения документальной ценности, контент «веб 2.0» лучше всего анализировать с точки зрения функций и использования информации, а не только лишь исходя из применяемых платформ или инструментов. Описание инструментов в данном исследовании базируется на их основных функциях и способах применения, - например, для связи с общественностью и её вовлечения, для внутреннего и межведомственного сотрудничества, для работы в социальных сетях. Определялись следующие характеристики, влияющие на документальную ценность информации:

• Обширность дублирования информации,
  
  
• Возможность задокументировать всё более многочисленные аспекты процесса,
  
  
• Объединение контента с целью выхода на новую аудиторию,
  
  
• Наличие добавленной структуры и контекста,
  
  
• Общее восприятие авторитетности и долговечности контента.

В исследовании делается вывод, что, исходя из функций и использования, создаваемые документы должны по-прежнему оценивается по их деловой, доказательной, информационной и контекстуальной ценности. Концепции временной и постоянной ценности не меняются. Кроме того, стали очевидными и были отмечены некоторые вопросы управления.

Ландшафт интернета изменяется столь быстро, что, если не обращать внимания на эти вопросы, появляется риск потерять действительно ценные материалы, созданные федеральным правительством. Национальные Архивы и федеральные агентства должны действовать на опережение и сотрудничать с целью понять этих сложности и выработать решения. В исследовании сформулированы следующие рекомендации:

• Разъяснить, каким образом данное в «Законе о федеральных документах» (Federal Records Act) определение понятия «документ» применимо к информации в «веб 2.0»,
  
  
• Умерить ожидания общественности в отношении долговременности контента,
  
  
• Ввести новую статью в Типовой перечень (General Records Schedule, GRS), допускающую уничтожение документов, созданных при использовании инструментов «веб 2.0» для явно малозначительных целей,
  
  
• Решить вопрос о требованиях по передаче на архивное хранение «веб 2.0»-документов постоянного срока хранения,
  
  
• Заново рассмотреть вопрос о нейтральности в отношении носителей информации в применении к «веб 2.0»-документам,
  
  
• Вступить в партнерские отношения с целью выявления наилучшей практики захвата и управления документами в социальных сетях,
  
  
• Интегрировать вопросы управления документами в политику агентства по использованию социальных сетей.

Источник: Сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/