Международный Совет Архивов опубликовал стандарт, представляющий собой спецификацию деловых требований к процессу передачи электронных документов

"Business Requirements Specification (BRS) - Record Exchange Standard" (Спецификации деловых требований - Стандарт по обмену документами), version 1.0, ICA, June 23, 2008,
http://www.ica.org/en/node/38983
http://www.ica.org/sites/default/files/Record%20Exchange%20Standard.pdf

Данные «Спецификации деловых требований» описывают часть процесса передачи ответственности за хранение электронных документов из одной системы в другую, как в государственном, так и в частном секторе. Под «передачей ответственности за хранение» (transfer of custody) понимается формальная передача ответственности за электронные документы, включая ответственность за обеспечение постоянной сохранности и доступа. Передаваться может ответственность за физическую сохранность (physical custody), юридическая ответственность (legal custody), либо и то, и другое вместе.

В число примеров входят передача ответственности за хранение:

• от организации, создавшей документы, - архиву (на этот вариант стандарт ориентирован в первую очередь);
• от организации, создавшей документы, её правопреемнику,
• от архива обратно создавшей документы организации;
• от организации, создавшей документы, к организации, оказывающей услуги по хранению, и обратно;
• от одного архива другому;
• от одной системы к другой в рамках одной организации.

Данные спецификации рассматривают только один аспект процесса передачи ответственности за хранение, а именно, фактическое перемещение электронных документов из одной системы в другую. В число тех аспектов процесса передачи ответственности за хранение, которые в данном документе не рассматриваются, входят, например, переговоры о передаче, принятие решения о том, что именно будет передаваться, а также контроль качества выполнения процесса передачи.

Применение стандарта должно упростить процесс передачи  документов (в основном, электронных) на хранение из одной системы в другую, что достигается за счет использования простого порядка передачи и стандартного представления документа во время реальной передачи документов.

В данных спецификациях процесс передачи ответственности за хранение рассматривается в перспективе ведения деловой деятельности. Спецификации совместимы со стандартами ISO 15489, OAIS и MoReq2.

Ожидается, что стандарт будет полезен для тех, кто:

• несет ответственность за документы в организации,
• выполняет передачу электронных документов,
• разрабатывает или внедряет документные системы, которые должны соответствовать данному стандарту,
• тестирует документные системы на соответствие данному стандарту.

Стандарт разработан группами экспертов Европейского института стандартов CEN и ООН. Разработка поддерживалась Международным советом архивов в контакте с Международной организацией по стандартизации ISO. В проекте приняли участие две рабочие группами, причем, что интересно, обе эти группы занимаются деловыми процессами «электронного правительства».

Данный стандарт может быть полезен при разработке отечественных стандартов, нормативных и методических документов, регламентирующих процессы передачи электронных документов из одной информационной системы в другую.

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/node/38983