Касающиеся ИИ документы должны надлежащим образом храниться и уничтожаться

Данная заметка американского специалиста-консультанта по архитектуре стратегического управления информацией д-ра Мойи Хилл (Dr. Moya Hill – на фото) была опубликована 7 июля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Относящиеся к созданию и использованию ИИ документы должны надлежащим образом храниться и уничтожаться!

И хотя сами такие документы представляют собой нечто новое, однако в самой концепции хранения и уничтожения документов ничего нового нет.

Хранение документов в течение установленных сроков и их уничтожение/передача по истечении сроков хранения - это те виды деятельности, которые делают ИИ законным, подотчетным и способным пройти аудит.

Системы ИИ создают новые артефакты, но они не создают новых правил. Каждая относящаяся к использованию ИИ подсказка, каждый результат, каждый журнал аудита (лог), файл с обучающими данными, файл с результатами вывода, каждая версия модели являются документами.

Это означает, что уже существующие требования к жизненному циклу документов по-прежнему применимы. Хранение в течение установленных сроков и уничтожение/передача - это не просто технические функциональные возможности. Это принципы управления документами, которым должны следовать системы ИИ.

Федеральное законодательство США уже устанавливает сроки хранения документов.

• 44 USC 3301 (имеется в виду «Закон о федеральных документах», входящий в состав Свода законов США, см. http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 - Н.Х.) определяет понятие «документ» как всё, что документирует деловую деятельность, решения, операции или виды деятельности – и артефакты ИИ подпадают под это определение.
  
  
• 36 CFR 1220 (имеется в виду содержащаяся в 36-м томе Свода федеральных нормативных актов США, в главе XII с нормативными актами Национальных Архивов США, в разделе B «Управление документами» - часть 1220 «Федеральные документы – Общие положения», см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1220 - Н.Х.)  требует управлять документами таким образом, чтобы организации могли вести деловую деятельность и защищать права.
  
  
• 36 CFR 1225 (имеется в виду содержащаяся в том же нормативном документе Национальных Архивов часть 1225 «Установление документам сроков хранения», см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1225 - Н.Х.) требует, чтобы для каждого документа временного срока хранения имелись утвержденные указания по срокам хранения и действиям по их истечении.
  
  
• 36 CFR 1226 (имеется в виду содержащаяся в том же нормативном документе Национальных Архивов часть 1226 «Проведение уничтожения либо передачи на архивное хранение», см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1226 - Н.Х.)  требует, чтобы организации устанавливали сроки хранения для всех документов, включая электронные.

«Почему хранение в течение установленных сроков и уничтожение/передача на архивное хранение имею большое значение в стратегическом управлении ИИ»

Современные руководства подтверждают это:

• Меморандум OMB/NARA M-19-21 от 28 июня 2019 года Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальных Архивов США (NARA) «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/08/M-19-21-new-2.pdf , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html - Н.Х.) требует управлять электронными документами;
  
  
• Меморандум OMB/NARA M-23-07 от 23 декабря 2022 года Административно-бюджетного управление президентской администрации и Национальных Архивов США об изменении крайних сроков перехода на электронное управление документами постоянного срока хранения, ранее установленных меморандумом М-19-21, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf , см. также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/01/blog-post_471.html - Н.Х.) требует стратегического управления системами ИИ и создаваемыми ими артефактами.
  
  
• «Концепция менеджмента рисков, связанных с искусственным интеллектом» (AI Risk Management Framework, AI RMF) Национального института стандартов и технологий (NIST), опубликованная 26 января 2023 года (см. https://www.nist.gov/itl/ai-risk-management-framework , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/02/blog-post_07.html - Н.Х.) требует целенаправленных действий с данными и артефактами ИИ во время вывода системы из эксплуатации;
  
  
• Руководство Национальных Архивов США по автоматическому проведению уничтожения (имеется в виду опубликованное в июле 2025 года «Руководство по машинно-реализуемым инструкциям по уничтожению/передаче» (Guide to Machine-Implementable Disposition Instructions), см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/scheduling/machine-implemention-dispo.pdf , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/08/blog-post_208.html - Н.Х.); требует, чтобы системы автоматически выполняли отслеживание сроков хранения документов и уничтожение/передачу по их истечении.

В этом деле специалисты по стратегическому управлению информацией (в США под этим названием часто скрываются всё те же специалисты по управлению документами :) – Н.Х.) играют центральную роль:

• Аудит ИИ невозможен без установления и отслеживания сроков хранения;
  
  
• Стратегическое управление ИИ невозможно без проведения уничтожения/передачи;
  
  
• ИИ невозможно сделать соответствующим требованиям законодательства без управления документами

Специалисты по стратегическому управлению информацией определяют:

• что представляют собой артефакты ИИ;
  
  
• к какой категории документов они относятся;
  
  
• как долго они должны храниться;
  
  
• когда разрешено их уничтожение;
  
  
• какие доказательства должны быть собраны и сохранены;
  
  
• какие метаданные должны быть сохранены;
  
  
• на каком этапе жизненного цикла находится артефакт;
  
  
• какие законодательно-нормативные требования применимы.

Эти правила устанавливают не системы ИИ и не программисты - это делают специалисты по стратегическому управлению информацией.

Хранение в течение установленных сроков и уничтожение/передача по их истечении являются мостом между ИИ и управлением документами. Они обеспечивают следование артефактов ИИ тем же правилам жизненного цикла, что и все остальные документы. Они защищают права, поддерживают прозрачность, способствуют соблюдению законодательно-нормативных требований и обеспечивают подотчетность.

Стратегическое управление ИИ представляет собой управление документами. Управление документами, в свою очередь, это фундамент стратегического управления информацией.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/dr-moya-hill-912837179_unifiedinformationgovernance-informationgoverance-share-7479129124192821248-LiTj/