И почему же мы постоянно пытаемся взвалить на всех и каждого обязанности по управлению документами? Результаты, к которым это приводит, ужасны – такой подход просто не работает.
Возможно, подобное решение было разумным в те времена, когда существовали одно-единственное место для хранения документов и функциональная структура, которую пользователь не мог настраивать. Сейчас, однако, наша оперативная деятельность ведётся в совсем иных условиях. В настоящее время контекст (условия) оперативной деятельности характеризуются гибкостью информационных систем и огромным выбором мест хранения данных.
Сейчас нам не нужно, чтобы каждый сотрудник брал на себя ответственность. Нам нужно, чтобы конкретные специалисты регламентировали деловые процессы в плане того, где и как будут храниться документы, - и это было бы неотъемлемой частью регламентации каждого бизнес-процесса.
Организации не пытаются стать успешными успеху, заставляя для этого каждого своего сотрудника определять свой собственный процесс выполнения своей работы. Если бы мы оценивали зрелость организации, работающей подобным образом, мы бы сочли её процессы неуправляемыми, а всю её деятельность осуществляемой спонтанно и в каждом отдельном случае по-своему.
Управление важными вещами никогда не осуществляется посредством полностью спонтанных, не имеющих определённого владельца процессов. Всё важное поручается конкретным специалистам, которые несут ответственность за планирование, организацию, руководство и контроль над соответствующей деятельностью.
Звучит очень похоже на работу как раз для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.]. Загвоздка здесь в том, что в важных делах ответственные за эти вопросы люди также могут привлекать к ответственности других сотрудников – именно поэтому это не может быть нашей работой, и по этой же причина данная работа на может возлагаться на всех и каждого.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-do-we-keep-trying-to-make-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий