От стратегии документирования к запроектированному управлению документами: Архивная идея, опередившая своё время (3)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2025/10/2_01360895845.html )

Как это выглядит на практике

Представьте себе учреждение общественного здравоохранения во время эпидемии. Сэмюэлс могла бы сказать: «Чтобы документировать меры реагирования на вспышку эпидемии, необходимы как распоряжения регулирующего органа, так и данные учёных, материалы проводимых активистами кампаний и опыт сообществ».

В современной архитектуре систем это отражается в следующем:

• Автоматический захват ключевых документов о принятых решениях (распоряжения, рекомендации, протоколы совещаний) при их выпуске;
  
  
• Структурированные поля метаданных, – например, для мест вспышек эпидемии, затронутого сообщества и принятых мер, - чтобы будущие исследователи могли видеть контекст;
  
  
• Указания по срокам хранения и действиям по их истечении, обеспечивающие сохранение этих документов в течение достаточных для целей подотчётности сроков, с последующей передачей в архивное хранилище (с использованием мер контроля целостности);
  
  
• Приём на хранение, на основе согласия, устных историй или же предоставленных сообществом данных, с возможностью установления эмбарго (запрета на раскрытие – Н.Х.) или поэтапного раскрытия.

Стратегия документирования становится системным «чертежом», поддерживающим создание полной, решающей задачи подотчётности документации, для которой возможно обеспечить долговременную сохранность.

Хронология: От стратегии документирования к запроектированному и по умолчанию управлению документами

1982–1986: Хелен Вилла Сэмюэлс (Helen Willa Samuels) формулирует идею «стратегии документирования» в ключевых эссе и докладах, призывая архивистов перейти от пассивного сбора к упреждающе-активному, совместному документированию функций и проблем.

1990-е годы: Макроэкспертиза ценности (macroappraisal) в Канаде развивается на основе этих идей, фокусируя основное внимание на экспертизе функций государственных органов и общества, а не на конкретных сериях документов. Стратегия документирования привлекает международное внимание.

2000-е годы: Ускоряется цифровизация. Распространение электронной почты, веб-контента и ранних облачных платформ привлекает внимание к пробелам в документировании. Архивисты экспериментируют с архивами сообществ, устными историями и проектами по совместному сбору материалов, чтобы заполнить эти пробелы.

2010-е годы: Цифровое изобилие и одновременно - хрупкость. Социальные сети и мобильные инструменты создают огромные массивы документов, однако недостаёт инфраструктуры для их захвата и обеспечения долговременной сохранности. Архивисты подчёркивают необходимость «захвата документов в момент создания», вторя призыву Сэмюэлс к целенаправленным стратегиям.

2020-е годы: Реализованная в коде политика и системное проектирование. Требования к управлению документам и их архивированию всё больше просачиваются в системное проектирование: управляемый событиями захват, принудительное заполнение метаданных, автоматизация установления и отслеживания сроков хранения и концепции обеспечения доверия. Стратегия документирования эволюционирует в «запроектированное и по умолчанию» управление документами.

Сегодня: Документирование как принцип проектирования. Видение Сэмюэлс о составлении карты функций, участников и пробелов продолжает жить. Теперь оно оказывает влияние на разработку API-интерфейсов, на удобство работы пользователей и на меры защиты, устанавливаемые в рамках стратегического управления. То, что начиналось как архивная теория, теперь заложено в коде.

Почему идея Сэмюэлс по-прежнему актуальна

Стратегия документирования Сэмюэлс опередила своё время. Она предполагала, что архивисты следует мыслить, не ограничиваясь рамками своих учреждений, своих коллекций и потребностей текущего момента.

Именно такой менталитет нужен сегодня специалистам по управлению документами и разработчикам систем. Главное - осознать, что документация не «случается сама собой». Её создание и сохранение должны быть стратегически продуманы и спроектированы, будь то в виде политики комплектования или системной архитектуры, на которые мы опираемся при стратегическом управлении государственными органами, деятельностью коммерческих организаций и общественной жизнью.

Если мы серьёзно воспримем идеи Сэмюэлс, то каждая новая разрабатываемая нами система также станет стратегией документирования в действии.

Заключительная мысль

Идея стратегия документирования зародилась как архивная теория формирования коллекций. В наше время она превратилась в принцип проектирования систем. «Карта» архивиста теперь превратилась в чертёж инженера. Конечная цель остаётся прежней: обеспечить сохранность для будущего отражающих человеческую деятельность документов, несмотря на их хаотичность и разнообразие.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-documentation-strategy-to-design