Всестороннее управление информацией: Управление контентом, данными и электронными документами

Заметка Бенджамина Барлоу (Benjamin Barlow) была опубликована 11 декабря 2018 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC). Это одна из заметок в серии, рассказывающей о наиболее интересных докладах на конференции «Электронные документы 2018».

Для справки: Ежегодная конференция «Электронные документы», организованная Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) и департаментом информационных ресурсов штата (Department of Information Resources, DIR), прошла в Остине (Austin) 16 ноября 2018 года. В этом году в качестве основой была выбрана тема «Решение трудных проблем управления электронными документами» (Tackle tough e-records challenges). В конференции участвовало около 350 специалистов, и 22 поставщика продемонстрировали свою продукцию. Программа конференции и презентации к докладам доступны по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/training/conferences/erecords2018.html#Pres%20Desc (для доступа может потребоваться анонимайзер - Н.Х.)

Выступает Грег Уилсон

Из-за множества изменений в технологиях, управление контентом и данными становится все более сложной задачей как в частном секторе, так и в государственных структурах. Имеющиеся проблемы связаны с увеличением объема потоков данных в организации, вследствие чего возрастают темпы перемен. В результате могут проявиться различные уязвимости в структуре управления информацией в организации.

Специалисты информационных профессии основное внимание сосредотачивают на том, чтобы уменьшить объемы хранимой информации, сохраняя при этом её управляемость и доступность. В этой связи директор по продажам компании ASG Technologies Стив Студер (Steve Studer) задал аудитории следующий вопрос: «Как вы организовываете информацию так, чтобы ею можно было управлять, и при этом сохраняете целостность документов?». Кроме того, директор по сервисам управления контентом ASG Technologies Грег Уилсон (Greg Wilson – на фото) отметил, что изолированные хранилища данных продолжают негативно влиять на производительность, затрагивая деятельность, процессы и контент в Ваших организациях. Ввиду наличия таких изолированных хранилищ данных в организациях, г-н Уилсон в числе важнейших выделил проблему управления данными в различной форме, хранящимися в разных системах.

Здесь Уислон в своём докладе перешёл к вопросу о том, как организация оценивает свой уровень управления информацией. В этой части доклада г-н Уилсон использовал модель зрелости для полномасштабного управления информацией (Information Governance Maturity Model, см. ниже) для того, чтобы продемонстрировать аудитории способ оценки положения дел и уровня управления информацией в организациях.

Модель зрелости для полномасштабного управления информацией – традиционные 5 уровней

Одним из ключевых выводов, следующих из этой модели, является необходимость обеспечить в организации управление сроками хранения документов на разных уровнях зрелости. По словам г-на Штудера (Studer), эта модель является многомерной, поскольку отдельные подразделения Вашей организации могут находиться на разных уровнях зрелости управления информацией. Например, управление документами в финансовом отделе может соответствовать 4-му уровню данной моделью, в то время, как ИТ-служба своими документами может управлять «на троечку». В целом, эта модель позволит Вам оценить положение дел с управлением информацией в Вашем муниципальном или региональном органе или учреждении, и подскажет, как повысить Ваш уровень управления информацией.

Подводя итог, при оценке состояние управления информацией в Вашей организации, Вам необходимо принять во внимание следующее:

• Политику установления и отслеживания сроков хранения электронных документов;


• Автоматическую классификацию ключевых документов;


• Управление морально устаревшими документами;


• Управление процессами;


• Подход к управление данными/контентом на основе политик (Policy-First).

Поскольку информационные технологии продолжают изменяться, нам следует помнить, что успешное управление документами и информацией является постоянно ускользающей целью. Мы, как профессиональные специалисты по работе с информацией, должны постоянно держать в центре своего внимания вопросы управления данными / контентом с тем, чтобы обеспечить постоянную доступность информации.

Презентация Грега Уилсона доступна по адресу: https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/conferences/erecords2018/1A-Wilson-ASG-Texas%20eRecords%20Conference%20Nov%202018%20ASG%20Technologies.pdf

Бенджамин Барлоу (Benjamin Barlow)

Мой комментарий: Замечу, что использование термина information governance т.е. «полномасштабное / стратегическое /высокоуровневое управление информацией» вместо «управления документами» - это один из способов, при помощи которых американские коллеги борются за повышение своего статуса в современных условиях, когда организациям всё чаще нужно управлять не только и не столько привычными законченными и правильно оформленными документами, сколько разнородным информационным контентом, решая при этом как вопросы поддержки основной деловой деятельности, так и обеспечения информационной безопасности в части защиты конфиденциальной информации, персональных данных и т.д.

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/12/e-records-2018-information-governance-managing-content-data-and-electronic-records/