В последнее время к нам поступило много вопросов по поводу метаданных. Большинство из них вращаются вокруг двух тем: что такое метаданные и почему они важны. Цель данной заметки - обсудить, являются ли метаданные частью электронного документа, и если да, то почему.
Так почему метаданные важны? Метаданные показывают (я бы сказала – «помогают установить» - Н.Х.), является ли документ аутентичным или же нет.
Например, выше приведена фотография из фондов подведомственного TSLAC электронного архива Техаса (Texas Digital Archive, https://tsl.access.preservica.com/ ). Справа от фотографии приведены метаданные, включающие информацию о названии документа, ссылочные сведения и идентификатор объекта. Помимо этого, метаданные содержат информацию об авторских правах, диапазон дат создания, сведения об источниках и дату оцифровки фотографии. Тот, кто видит эту фотографию вместе с её метаданными, может доверять её аутентичности.
Мой комментарий: Действительно, важнейшая функция метаданных, используемых для управления документами – подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. Специалисты по управлению документами и архивисты часто используют метаданные для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата. В то же время может быть множество иных метаданных (поскольку практически любая функциональная возможность информационных систем поддерживается теми или иными метаданными информационных объектов и их агрегаций, и в информационных системах также могут накапливаться сведения чуть ли не обо все событиях, имевших место в процессе создания, утверждения, использования и уничтожения документов). Суммарный объём метаданных может быть очень большим, превышая объём самого документа, и, соответственно, при перемещении, передаче или преобразовании документов специалистам нередко приходится решать, какие метаданные важны, а какими можно пожертвовать. С метаданными также могут быть связаны риски неумышленного раскрытия конфиденциальной информации, поэтому удаление определенных метаданных из отправляемых внешним сторонам документов считается хорошей практикой информационной безопасности.
Важно отметить, что метаданные не являются чем-то новым - они были и есть и у бумажных документов, даже тогда, когда их учет и управление осуществляются с помощью чисто бумажных технологий (метаданные могут фиксироваться в реквизитах и аннотациях самих документов, в контрольно-учётных формах, описях, номенклатурах и т.д.); но особенно много их становится при использовании электронного учёта бумажных документов.
Таким образом, метаданные являются частью электронных документов, изначально создаваемых в электронном виде. Бумажные документы, преобразованные в электронную форму путем сканирования, будут иметь метаданные, созданные соответствующей системой. Удаление метаданных из электронного документа – это всё равно что отправка сообщения электронной почты без отправителя, даты создания или темы. Без них невозможно аутентифицировать достоверность информации. Поэтому так важно, чтобы метаданные являлись частью электронного документа, придавая ему контекст и аутентифицируя информацию.
Мой комментарий: Понятно, что автор писал свой пост для рядовых делопроизводителей и исполнителей, и не пытался «взрывать» им мозг, рассматривая многообразные варианты и ситуации. В то же время я хочу отметить: часто метаданные не столь уж необходимы в период активного использования документа, поскольку заинтересованные стороны имеют иные возможности убедиться, например, в его аутентичности (скажем, путем личного устного общения). Слово «невозможно», если оно вообще уместно, то, скорее, в архивном контексте, где архивисты и исследователи вынуждены полагаться на ту информацию, которая зафиксирована в самом документе и взаимосвязанных с ним материалах.
Дополнительную информацию о метаданных Вы можете найти, использовав следующие ссылки (для использования некоторых из ссылок может потребоваться анонимайзер – американцы так запугали себя «злыми русскими», что частенько блокируют российские IP-адреса – Н.Х.):
- «Что такое метаданные, и почему они столь же важны, как и сами данные?» (What is metadata and why is it as important as the data itself? , https://www.opendatasoft.com/2016/08/25/what-is-metadata-and-why-is-it-important-data/ );
- Марсия Лэй Цзэн (Marcia Lei Zeng) «Типы и функции метаданных» (Metadata Types and Functions, http://marciazeng.slis.kent.edu/metadatabasics/types.htm );
- «Что такое метаданные и почему они важны?» на блоге M-Files: (What is Metadata, and Why is it Important? , http://www.m-files.com/blog/what-is-metadata-and-why-is-it-important/ );
- «Что такое метаданные, и почему они столь же важны, как и сами данные?» (What is metadata and why is it as important as the data itself?, https://bigdata-madesimple.com/what-is-metadata-and-why-is-it-as-important-as-the-data-itself/ );
- «Метаданные в управлении электронными документами», Национальные Архивы США (NARA), https://records-express.blogs.archives.gov/2016/11/21/metadata-in-electronic-records-management/
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/10/faq-is-metadata-a-part-of-an-electronic-record-or-not/
Комментариев нет:
Отправить комментарий