Данная заметка была опубликована 18 декабря 2018 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC). Это одна из заметок в серии, рассказывающей о наиболее интересных докладах на конференции «Электронные документы 2018».
Для справки: Ежегодная конференция «Электронные документы», организованная Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) и департаментом информационных ресурсов штата (Department of Information Resources, DIR), прошла в Остине (Austin) 16 ноября 2018 года. В качестве основой была выбрана тема «Решение трудных проблем управления электронными документами» (Tackle tough e-records challenges). В конференции участвовало около 350 специалистов, и 22 поставщика продемонстрировали свою продукцию. Программа конференции и презентации к докладам доступны по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/training/conferences/erecords2018.html#Pres%20Desc (для доступа может потребоваться анонимайзер - Н.Х.)
Бонни Зубер (Bonnie Zuber) и Брайан Томас (Brian Thomas)
Выйти перед аудиторией из более чем 300 специалистов с докладом, посвящённым управлению и отслеживанию сроков хранения электронной переписки государственных органов - ничто по сравнению с проблемой обеспечения аккуратной и эффективной сохранности электронных писем каждым из государственных органов. Если бы мне пришлось выбирать между управлением электронной почтой других людей или публичными выступлениями, я бы, не сомневаясь, выбрала последнее!
Да, управлять электронной почтой непросто - даже в 2018 году, когда кажется, что всё уже автоматизировано. К счастью, задача становится проще по мере того, как люди понимают, что электронная почта - это просто разновидность формата. При управлении электронной почтой Вам следует спросить себя, как бы Вы решали задачу помещения в дело и сохранения, если бы та же информация была записана на листе бумаги. Также спросите себя: является ли данное сообщение государственным документом? Несу ли я за него ответственность? Являюсь ли я его ответственным хранителем? Дополнительную информацию об этом Вы может найти в нашем недавно опубликованном обновлённом ответе на часто задаваемый вопрос «Как долго следует хранить электронную почту? (How long do I keep email?, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/faq-redux-how-long-do-i-keep-email/ ).
В моем совместном докладе со специалистом по электронным документам Брайаном Томасом (Brian Thomas) мы рассмотрели основы управления электронной почтой, обращая особое внимание на то, что делать с теми документами электронной почты – такими, как переписка высших руководителей - которые подлежат длительному хранению. Используя ряд примеров из материалов Электронного архива Техаса, Брайан рассмотрел стандарты, метаданные, типы файлов и вложения – всё это следует принять во внимание при разработке стратегии захвата сообщений электронной почты, подлежащих длительному или постоянному хранению.
В качестве первоначального списка вариантов обеспечения долговременной сохранности электронной почты, Брайан предложил следующее:
- Электронные письма могут храниться в системе электронной почты, - но при этом одним из недостатков данного подхода является зависимость от третьей стороны в плане функциональных возможностей для управления документами, которые могут конфликтовать с существующими политиками в отношении сроков хранения;
- Сообщения можно сохранять в первоначальном формате, в зависимости от типа документа. Например, .MSG-файлы можно сохранить из Outlook в папку на общем диске. Недостатком является то, что если Outlook вдруг морально устареет, все эти электронные письма придётся конвертировать для обеспечения доступа к ним;
- Сообщения можно сохранять в формате, отличном от формата электронной почты, например, конвертируя их в PDF-файл, - но это может быть рискованно. Если какая-либо информация заголовка или другие функциональные особенности будут утрачены, то это может сделать документы неполными, несмотря на их доступность;
- Сообщения можно сохранять в иные форматы электронной почты на основе простого текстового формата – например, письма, подлежащие долговременному хранению можно сохранять в формате .EML. Единственным недостатком этого подхода является то же, что присущ любому решению по обеспечению электронной сохранности: вероятное проведение в будущем миграции по мере развития технологий.
Мы надеемся, что эта сессия предложила ряд практических советов, которые могут помочь местным органам власти и государственным органам штата обеспечить долговременную сохранность исторически значимых электронных писем.
Дополнительные источники информации по вопросам обеспечения сохранности электронной почты:
- Метод «Верхушки пирамиды» (Capstone) Национальных Архивов США, https://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/capstone-training-and-resources.html
- Ассоциация AIIM: Что такое управление электронной почтой? (What is Email Management?), https://www.aiim.org/What-is-Email-Management-EMM#
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/12/e-records-2018-future-proof-approaches-for-management-and-preservation-of-long-term-email-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий