Германия: 5 вещей, которые Вам следует знать о требованиях к хранению электронных счетов-фактур

Статья Ахима Кауфмана (Achim Kauffmann) вице-президента специализирующейся на решениях для обмена счетами-фактурами компании Basware GmbH, была опубликована на сайте компании 31 июля 2015 года.

Независимо от того, перешли уже компании на использование электронных счетов-фактур или до сих пор работают на бумаге, у них часто есть вопросы и неясности, связанные с обязанностями по их хранению. Для многих законодательно-нормативные требования кажутся недостаточно прозрачными и понятными, и работающие с использованием бумажных технологий компании сомневаются в защищённости электронной передачи и в признании электронных счетов-фактур налоговыми органами. С 1 июля 2011 года, бумажные и электронные счета-фактуры рассматриваются как эквивалентные в вопросах, связанных с НДС. Кроме того, требования к их хранению одинаковы.

Данный обзор должен ответить на Ваши вопросы и избавить от сомнений.

Хранение электронных счетов-фактур должно соответствовать «Принципам, обеспечивающим надлежащее ведение и сохранение книг, записей и документов в электронном виде, а также доступ к данным» (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD - опубликованы Министерством финансов 14 ноября 2014 года, см. http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=2 – Н.Х.).

С их принятием федеральное министерство финансов с 01.01.2015 года отказалось от ранее применявшихся общепринятых принципов бухгалтерского учета (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, GoB), общепринятых принципов компьютеризованного бухгалтерского учета (Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, GoBS) и «Принципов доступа к данным и проверяемости электронных документов» (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU).

Принципы GoBD являются основными действующими в настоящее время требованиями к хранению документов, поскольку они предусматривают, что налоговым органам должен быть гарантирован доступ к данным в любой момент в течение срока хранения, и что при хранении данные должны быть защищены от внесения изменений. Но что это означает на практике и каковы сроки хранения?

• Срок хранения счетов-фактур в Германии составляет 10 лет. В Европе соответствующие сроки варьируются от 3 до 10 лет. Приведем в качестве примера две страны. В Австрии срок хранения счетов-фактур составляет 7 лет, в Швейцарии, как и в Германии – 10 лет.
  
  Евросоюз стремится стандартизировать сроки хранения, о чём было ясно заявлено в Директиве 2010/45/ЕС уже в 2010 году (этой директивой были внесены поправки в Директиву 2006/112/EC об НДС в части правил использования счетов-фактур, см. http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:189:0001:0008:EN:PDF – Н.Х.). В то время шли разговоры в введении в 2013 году в странах-членах Евросоюза единого 6 -летнего срока хранения. Пока что этого так и не произошло и, как и прежде, сроки хранения устанавливаются странами Евросоюза самостоятельно.


• Требования к хранению предусматривают, что электронные счета-фактуры должны храниться в том формате, в котором были получены их оригиналы. Если, например, счет-фактура поступил в формате PDF, то следует хранить этот PDF-файл.
  
  Если счет поступил в виде текста электронного письма, то следует хранить соответствующее сообщение электронной почты с этим текстом. Однако если счет пришёл как приложение к сообщению электронной почты, то хранить нужно это приложение. Само сообщение электронной почты подлежит хранению лишь в том случае, если в нём содержится относящаяся к бухгалтерской отчетности информация (это аналогично получению бумажного счета по почте - конверт сохранять не нужно).
  
  Не допускается хранить бумажные копии вместо оригинальных электронных счетов-фактур – нельзя, например, получив структурированный EDI-файл, преобразовать его в формат PDF и затем уничтожить исходный EDI-файл.


• Законодателем не установлен вид носителей информации, на которых следует архивировать электронные счета-фактуры. Ясно, однако, что носитель должен быть немодифицируемым.
  
  Если электронные счета-фактуры поступают по электронной почте, то недостаточно хранить их в почтовой программе, так как они, как правило, не будут защищены от внесения изменений. Мы рекомендуем хранить их в либо в собственном центре обработки данных, либо у поставщика облачных услуг. Там должны накапливаться все подлинные электронные счета-фактуры, как сформированные в системе обработки данных, так и поступившие в неё. Облачные решения особенно привлекательны для мелких и средних предприятий, у которых часто нет возможности создать собственный центр обработки данных.
  
  В принципе возможна архивация на таких носителях, как DVD-ROM, однако в свете других требований к хранению этот вариант не рекомендуется.


• Согласно требованиям к хранению счетов-фактур, они должны оставаться читаемыми и машино-читаемыми в течение всего срока хранения. В случае получения электронного счета-фактуры в структурированном виде - например, в виде EDI-файла или XML-файла стандарта ZUGFeRD (о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/zugferd.html – Н.Х.), Вы должны позаботиться о том, чтобы эти форматы по-прежнему можно было программно обрабатывать через 10 лет.
  
  Кроме того, используемый для архивации носитель информации должен выдержать этот срок хранения. Если счета-фактуры, например, архивируются на компакт-дисках или на дисках DVD-ROM, то хотя те и обеспечивают неперезаписываемость информации, но не имеют достаточно длительного ожидаемого срока службы.
  
  Помимо этого, счета должны быть разборчивыми (человеко-читаемыми). При использовании формата ZUGFeRD читаемость и одновременно пригодность к машинной обработке обеспечиваются представлением счета в виде человеко-читаемого PDF-файла,  в который встроен машиночитаемый XML-файл. Для счетов, поступивших в виде EDI-файлов, также могут быть дополнительно сформированы человеко-читаемые представления в виде PDF-файлов или файлов графических изображений.


• Как правило, зарегистрированные в Германии организации должны хранить свои счета-фактуры в Германии. В индивидуальном порядке можно также получить разрешение на хранение их в других странах Евросоюза. Тем не менее, и в этом случае должна быть в полной мере обеспечена возможность доступа к ним налоговых органов в любое время.

Я надеюсь, что эти сведения дают Вам хорошее представление об обязательствах в части хранения электронных счетов-фактур. Если Вы выбрали процесс автоматизированной обработки счетов-фактур и сотрудничаете с соответствующим профессиональным поставщиком услуг, то проблема архивации решается ещё проще.

Так что, как видите, есть ряд важных моментов, которые необходимо учитывать при обеспечении сохранности счетов-фактур, но в конечном счете данный вопрос не является непреодолимым препятствием на пути к использованию электронных счетов..

Ахим Кауфман (Achim Kauffmann)

Источник: сайт компании Basware GmbH
http://www.basware.de/blog/aufbewahrungspflichten-von-elektronischen-rechnungen