Когда документы действуют: Раскрытие агентской природы документов, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/11/1_0901154742.html )

Когда документ что-либо делает

Представьте себе электронное письмо со словами: «Я ухожу в отставку». Это письмо не просто констатирует факт. Это и есть увольнение. Аналогичным образом, подписанный контракт не просто документирует соглашение; он вводит его в действие. Свидетельство о браке не просто описывает факт проведения церемонии, оно придаёт браку юридический статус.

Мой комментарий: Первый же пример хорошо показывает наивность такого подхода. В лучшем случае подобное электронное письмо будет принято в качестве заявления об увольнении (а может быть и не принято, по разным причинам). Далее, для увольнения сотрудника заявлению должен быть дан ход и полностью соблюдена установленная законодательством процедура, заканчивающаяся изданием приказа об увольнении – и заявление само этого не сделает! Даже для выполнения роли триггера заявление должно быть включено в деловые процессы – а именно, направлено надлежащим образом в организацию, получено, верифицировано и принято ею.

Документы - не просто статичные надписи – они являются инструментами, меняют взаимоотношения, передают права, создают обязательства и переопределяют атрибуты лиц и организаций. Иными словами, документы выполняют действия.

Постоянство во времени

Ещё один аспект агентской деятельности документов заключается в постоянстве. Информация может быстро исчезать - мимолётные данные или факты усваиваются и забываются. Документы, однако, продолжают существовать. Завещание продолжает ещё долгое время связывать наследников после смерти его автора. Договор продолжает стабилизировать отношения между странами в течение десятилетий, а то и веков после того, как высохли чернила.

Ввиду своего постоянства документы не просто одномоментно вносят изменения; они их поддерживают во времени. Документы сохраняют обещания, обеспечивают исполнение обязательств и расширяют воздействие совершенных действий на протяжении поколений.

Чем эта мысль меня поразила

Я часто говорил о документах как о свидетельствах и доказательствах, как о памяти и информации. Такие представления полезны, даже необходимы - но вот данная Ео формулировка пошатнула мой привычный стиль. Доказательства ретроспективны; память рефлексивна; информация описательна. Агентская деятельность же, напротив, активна.

Взгляд на документы сквозь такую призму показывает в ином свете нашу [специалистов в области управления документами и архивистов – Н.Х.] роль как профессионалов. Мы не просто сохраняем следы прошлого, не просто курируем информационные потоки. Мы являемся ответственными распорядителями инструментов, которые создают и поддерживают реальность.

Почему это важно

В профессиональной среде, где доминируют разговоры об «управлении информацией» и «управлении данными», возникает соблазн свести документы к информации. И да, термин «информация» привлекателен, он воспринимается как современный, цифровой, стратегический. Но если мы позволим документам быть поглощенными информацией, то рискуем упустить из виду то, что делает документы особенными.

Информация может описывать, убеждать и информировать. Однако документы способны обязывать, принуждать и уполномочивать. Документы обеспечивают подотчётность таким образом, каким это не может сделать одна только информация. Документы служат в качестве защиты от забывания, отрицания или пересмотра.

Если игнорировать агентскую природу документов, то мы оставляем открытой возможность того, что организации или общества будут относиться к управлению документами просто как к ещё одной ИТ-функции, хотя на самом деле оно является фундаментом прав, обязанностей и доверия.

Новый взгляд на документы

В формулировке Ео мне особенно нравится то, что она не была абстрактной ради абстракции. Он сопровождает свои аргументы практическими примерами: извинениями в электронных письмах, кипу (узелковое письмо – Н.Х.) инков, усиленными электронными подписями, договорами, контрактами. Все эти примеры напоминают о том, что «документы-агенты» - это не теоретическая диковинка; они лежит в основе повседневной жизни и стратегического управления в глобальном масштабе.

Для меня эта идея привела к переосмыслению важности работы с документами. Она подчёркивает, почему наше профессиональное мнение важно не только для управления «информационными активами», но и для защиты целостности инструментов, составляющих наши социальный, правовой и культурный миры.

Заключительная мысль

Я и раньше читал публикации Ео, но эта его формулировка заставила меня сделать паузу и задуматься. Она прояснила нечто такое, что я, возможно, неосознанно понимал, но никогда не видел сформулированным столь чётким образом: документы - это не пассивные артефакты; они являются самостоятельными действующими субъектами.

Это понимание влечёт за собой последствия. Оно меняет наше представление об обеспечении долговременной сохранности, доступе, подотчётности и профессиональной идентичности. И оно напоминает нам, почему даже в эпоху, перенасыщенную данными и информацией, документы по-прежнему важны - не только из-за того, что они говорят, но и из-за того, что они делают.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/when-records-act