Когда документы действуют: Раскрытие агентской природы документов, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 22 августа 2025 года в социальной сети Substack.

Время от времени статья находит Вас в самый подходящий момент. Просматривая на этой неделе Google Scholar ( https://scholar.google.co.uk/schhp?hl=en&tab=ws ), я наткнулся на недавнюю 22-страничную статью Джеффри Ео (Geoffrey Yeo, Университетский колледж Лондона, Великобритания) «Архивы, документы и информация: Термины, понятия и взаимосвязи разных языковых культур» (Archives, records, and information: Terms, concepts, and relationships across linguistic cultures), опубликованную (на английском языке) в первом номере 38-го тома (2025 год) «Бюллетеня архива Коимбрского университета (Португалия)» (Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra), см. https://impactum-journals.uc.pt/boletimauc/article/view/15654 , прямая ссылка на PDF-файл: https://impactum-journals.uc.pt/boletimauc/article/view/15654/10830 - это тематический номер журнала, по теме «Переосмысление архивов» (Rethinking the archive(s)) – Н.Х.)

Я всегда ценил работы Ео - у него есть дар объяснять самые спорные наши термины и рассматривать их с исторической, лингвистической и философской точки зрения. Его книги о документах и данных стали для многих из нас эталоном. Однако в данной публикации меня привлекла не только обычная для Ео точность в отслеживании терминологии на разных языках, хотя и этого в статье в избытке. В статье я нашёл мысль, с которой раньше не сталкивался: документы - это не просто носители информации; они - агенты, которые действуют в мире.

Мой комментарий: Думаю, здесь будет уместно немного поговорить об используемой автором терминологии, а именно, о термине «агент». В российских и международных стандартах управления документами используются следующие определения:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

3.3 Агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

Примечание - Технологические инструменты, такие как программные приложения, могут считаться агентами, если они выполняют операции с документами.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»

3.1. Агент (agent): отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

ГОСТ Р ИСО 15836-2-2022 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Набор элементов метаданных «Дублинское ядро». Часть 2. Свойства и классы DCMI»

3.3.1 Agent: Ресурс, который действует или имеет право действовать

Для сравнения, приведу также определения из стандартов по искусственному интеллекту:

ГОСТ Р 71476-2024 (ИСО/МЭК 22989:2022) «Искусственный интеллект. Концепции и терминология искусственного интеллекта»

3.1.1 Агент ИИ (AI agent): Автоматически действующий объект, который воспринимает свое окружение, реагирует на него, а также предпринимает действия для достижения своих целей.

ГОСТ Р 59277-2020 «Системы искусственного интеллекта. Классификация систем искусственного интеллекта»

3.4 Агент (agent): Физический/программный объект, который оценивает собственное состояние, состояние других объектов и окружающей среды для выполнения своих действий, включая прогнозирование и планирование, которые максимизируют успешность, в том числе при неожиданном изменении оцениваемых состояний, достижения своих целей.

Итак, большинство трактовок понятия «агент» подразумевают активную роль такого объекта (сущности). Исходя из этого, традиционные «статические» документы, которые самостоятельно никаких действий не предпринимают и пассивно участвуют в деловых процессах, правильнее было бы называть «инструментами». «Агентами», как мне кажется, было бы уместно называть лишь информационные системы, программы (например, смарт-контракты) или, может быть, документы со встроенным кодом, активно взаимодействующие с пользователями (например, заполняемые формы в формате PDF).

Замечу, что в архивной теории с давних пор признается функция документов как «инструментов» деловой деятельности. На самом деле такая дисциплина, как дипломатика, возникшая ещё в средние века, главным образом рассматривала именно такие документы – акты, договора и т.п. В последнее время данная тема много обсуждалась в рамках известного международного проекта InterPARES.

При переводе данного поста я решила сохранить авторскую терминологию во избежание искажения высказанных им идей.

Следует сказать, что эта идея не является совершенно новой. Я слышал её отголоски в дискуссиях по перформативности (performativity – в лингвистике, аспект речевого акта, который указывает на сам факт совершения высказывания, см. https://cyclowiki.org/wiki/Перформативность_(лингвистика) – Н.Х.), теории речевых актов и роли документов в формировании социальных реалий. Но здесь Ео формулирует эту мысль с ясностью, которая заставила меня остановиться и перечитать сказанное им: документы не просто документируют действие, они его осуществляют.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/when-records-act