Китай: Как сегодня управлять своими электронными документами коммерческой организации?

Данный пост был опубликован 21 декабря 2021 года на сайте городского финансового бюро Шанхая (上海市财政局) в рубрике ответов на часто задаваемые вопросы.

Вопрос: Каким требованиям должны соответствовать электронные бухгалтерские документы шанхайских организаций?

Ответ: Электронная бухгалтерская документация организаций должна соответствовать

• «Правилам ведения бухгалтерской документации» (《会计档案管理办法》), утверждённым приказом № 79 Министерства финансов и Государственного архивного управления КНР (см. https://www.saac.gov.cn/daj/bmgz/201512/49f6b5b209524c8480794a3fbe388d43/files/fc74e63309eb4fe9b2ed621427e794d3.pdf - Н.Х.),
  
  
• Взаимосвязанным требованиям из «Уведомления Министерства финансов о регулировании выставления и архивации электронных бухгалтерских ваучеров» (《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》, см. «Бухгалтерский учёт»（财会), 2020, №6, http://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202003/t20200331_3490938.htm ） - под «бухгалтерскими ваучерами» понимаются различные счета, счета-фактуры, квитанции, билеты, единые бухгалтерские платежные документы и т.д. – Н.Х.

В то же время ведение бухгалтерской документации должно соответствовать руководствам по вопросам архивации и управления электронными документами организаций.

Согласно соответствующим требованиям, организации могут осуществлять архивирование электронных документов и управление электронными ими в соответствии со следующими стандартами:

• GB/T 18894 «Требования к архивации и управлению электронными документами» («电子文件归档与电子档案管理规范»),
  
  
• DA/T 15 «Требования к управлению документами на магнитных носителях и их защите» («磁性载体档案管理与保护规范»),
  
  
• DA/T 31 «Требования к оцифровке бумажных документов» («纸质档案数字化规范»),
  
  
• DA/T 32 «Правила архивации и управления деловой электронной почтой» («公务电子邮件归档与管理规则»,
  
  
• DA/T 38 «Технические требования к оптическим дискам, используемым для архивного хранения электронных документов, и к уходу за ними» («电子文件归档关盘技术要求和应用规范», самоназвание на английском языке: Specifications for technical requirements, care and handling of optical discs for electronic records filing – Н.Х.),
  
  
• DA/T 46 «Стандарт метаданных для административных электронных документов» («文书类电子文件元数据方案»),
  
  
• DA/T 47 «Требования к форматам для длительного хранения электронных документов с фиксированным визуальным представлением» («版式电子文件长期保存格式需求», самоназвание на английском языке: Format Requirements for Long-term Preservation of Fixed-layout Electronic Records – Н.Х.),
  
  
• DA/T 48 «Требования к инкапсуляции электронных документов на основе XML» («基于XML的电子文件封装规范», самоназвание на английском языке: XML-based Encapsulation Specification for Electronic Records – Н.Х.),
  
  
• GB/T 29194 «Типовые функциональные требования к системам управления электронными документами» («电子文件管理系统通用功能要求»),
  
  
• DA/T 50 «Практика архивации и управления электронными фотографиями» («数码照片归档与管理规范»),
  
  
• DA/T 54 «Схема метаданных для электронных фотодокументов» («照片类电子档案元数据方案»),
  
  
• DA/T 56 «Требования к эксплуатации и поддержке архивной информационной системы» («档案信息系统运行维护规范»),
  
  
• DA/T 57 «Технические спецификации по конверсии архивной реляционной базы данных в XML-документы» («档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范»),
  
  
• DA/T 58 «Управление электронными документами – Основные термины» («电子档案管理基本术语»),

- а также иными стандартами по вопросам электронной архивации и управления электронными документами. По конкретным требованиям рекомендуется консультироваться с соответствующей архивно-документационной службой.

Источник: сайт городского финансового бюро г. Шанхая
http://czj.sh.gov.cn/zys_8908/hdjl_9149/rdfk/qt_9158/20211221/9830aa1bf0bc46a8b23b27c349f4b1c5.html