вторник, 20 августа 2013 г.

Миграция деловых систем в электронные архивы, часть I


Данная заметка Ричарда Лехейна (Richard Lehane – на фото) была опубликована 17 июня 2013 года на блоге осуществляемого Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW) от имени проектной группы по созданию электронного архива штата.

Одной из проблем, которые нам (группе по созданию электронного архива Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс) пришлось решать, был выбор подхода к проведению миграции в электронный архив содержимого деловых систем, построенных на основе баз данных.

При обеспечении долговременной сохранности баз данных возникает ряд трудностей:
  • Многие системы управления базами данных (в частности, те, которые используются  государственными органами) являются проприетарными (коммерческими), для их использования требуются лицензии, поэтому во многих случаях необходим переход на некоммерческие форматы;

  • Большинство баз данных сконфигурировано уникальным образом для поддержки конкретного приложения, что делает затруднительным нахождение универсальных, годящихся на все случаи жизни решений даже для одного типа баз данных;

  • Базы данных часто выполняют несколько функций (что затрудняет их привязку к конкретным указаниям по срокам хранения или к описаниям серий документов), и с ними может быть связан ряд представлений (views) (что затрудняет выделение в базе данных обособленных документов в их «каноническом» понимании);

  • Большинство баз данных не изолированы, а являются частью более крупных деловых систем. Деловые системы, построенные на основе баз данных, также содержат специализированный программный код, определяющий способы манипулирования данными и их просмотра.
Однако тот факт, что обеспечение долговременной сохранности контента деловых систем, построенных на основе баз данных, дело трудное, не означает, что мы можем уклониться от решения этой проблемы. Государственные органы штата ожидают от нас готовности и способности принимать в электронный архив мигрированный контент деловых систем. Для нас одним из уроков по итогам проводимых нами сейчас пилотных миграций стало то, что если государственные органы в массе своей не возражают в течение длительного периода времени управлять своими унаследованными неструктурированными данными (такими, как электронная почта, документы, электронные таблицы, изображения и т.д.), то поддерживать ненужные деловые системы им гораздо труднее, и именно эти типы электронных документов государственные органы больше всего хотят передать на архивное хранение.

Хотя в этой заметке внимание будет сосредоточено на технических стратегиях, следует иметь в виду, что эти соображения являются лишь частью общей картины. Успешная миграция деловых систем включает в себя ряд других процессов, таких, как планирование  проекта, анализ метаданных и документирование систем (с целью интеграции в электронном архиве контента  деловых систем с контентом других систем и с бумажными фондами из коллекции Архивов штата), разработка стратегий снятия систем с эксплуатации и управление доступом.

Сторонники эмуляции как способа обеспечения долговременной сохранности деловых систем, построенных на основе баз данных, могут быть разочарованы сделанным в этой заметке акцентом на варианты, связанные с преобразованиями (например, преобразование баз данных в XML). Управление государственных документов не исключает возможность использования эмуляции как стратегии обеспечения долговременной сохранности, и будет принимать её во внимание при выполнении отдельных проектов миграции. В ходе пилотных миграций мы обнаружили, что эмуляция является практичным решением, которое сами государственные органы используют для управления унаследованными деловыми системами, - например, продолжая использовать старое программное обеспечение (скажем, старые версии Lotus Notes) на виртуальных машинах. Однако на данном этапе эмуляция не является для нас предпочтительным подходом, главным образом потому, что в этом случае системы остаются изолированными друг от друга, в то время как мы хотели бы построить интегрированный электронный архив, к контенту которого пользователи, например, могли бы сформулировать структурированный запрос, обращающийся к данным всей коллекции.

Так в чем же заключается предпочтительный подход Управления? В опубликованной на нашем блоге в прошлом году научно-исследовательской работе «Миграция систем в архивы» (System Migrations to Archives, http://futureproof.records.nsw.gov.au/system-migrations-to-archives-a-research-paper-from-the-digital-archives-team/ ), мы подчеркнули, что собираемся быть прагматиками. Вместо использования для обеспечения долговременной сохранности универсальных решений, мы собираемся относиться к каждой миграции электронных документов в электронные архивы как к отдельному проекту, и будем разрабатывать специализированные стратегии миграции (при участии заинтересованных сторон из соответствующих органов государственной власти), наилучшим образом соответствующие особенностям конкретных систем. В течение прошлого года мы работали над методологией миграции, которая должна заложить концептуальную основу для процесса принятия решений. В ближайшие несколько месяцев мы опубликуем эту методологию для публичного обсуждения.

При подготовке планов миграции деловых систем, построенных на основе баз данных, мы примем во внимание природу этих систем, как они используются, какие представления или отчеты выдают, и как пользователям электронных архивов (как сотрудники государственных органов, так и представители общественности) будут получать к ним доступ. План миграции простой системы типа реестра (например, базы данных о лицензиях, выдаваемых парикмахерам), всегда порождавшей один-единственный тип представления данных (view), может сводиться к преобразованию данных в файл формата CSV (comma-separated values – данные, разделяемые запятыми). С другой стороны, для транзакционной деловой системы, содержащей сотни таблиц в базе данных и имеющей сложный пользовательский интерфейс, требуется более сложный план миграции. Чтобы проиллюстрировать некоторые из вариантов преобразования, которые мы бы оценили для такой системы, рассмотрим описанный ниже сценарий ...

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/ii.html )

Ричард Лехейн (Richard Lehane)

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/migrating-business-systems-to-the-digital-archives-a-post-from-the-digital-archives-team/

Комментариев нет:

Отправка комментария