Функциональные требования к СЭД Международного Совета Архивов опубликованы в качестве стандарта ИСО

25 ноября 2010 года официально опубликованы в качестве международных стандартов ИСО первая и третья части стандарта, разработанного Международным Советом Архивов (подборка материалов о нем здесь: http://rusrim.blogspot.com/search/label/ICA-Req ):

• ISO 16175-1:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Основные положения и принципы» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles)
  
  
• ISO 16175-3:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems)

Скорее всего, в самое ближайшее время будет опубликована и вызвавшая наибольшие споры вторая часть этого стандарта ISO 16175-2 «Информация и документация - Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде - Часть 2. Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments), содержанная функциональные требования к СЭД.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/search.htm?qt=16175&searchSubmit=Search&sort=rel&type=simple&published=on

Федеральной службой по финансовым рынкам разработаны Технические рекомендации по представлению электронных документов в ФСФР России

ФСФР России не ограничилось утверждением «Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам», утв. Приказом ФСФР России от 25 марта 2010 г. № 10-21/пз-н (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/06/blog-post_09.html ).

Внеся в данный нормативный документ изменения (см. Приказ ФСФР России от 23сентября 2010 года № 10-62/пз-н, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/11/blog-post_10.html  ), ФСФР дополнила его «Техническими рекомендациями по представлению электронных документов в ФСФР России» (приложение к Информационному письму  Федеральной службы по финансовым рынкам от 27 октября 2010 года).

В Технических рекомендациях содержатся:

• Рекомендации по формированию электронных документов;
  
  
• Рекомендации о проставлении ЭЦП уполномоченного лица участника информационного обмена на электронных документах для представления в ФСФР России;
  
  
• Рекомендации по порядку отправления электронных документов в ФСФР России;
  
  
• Описание входного контроля и регистрации электронных документов в ФСФР России.

Источник: Консультант +
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=106247

Проект MoReq2010: Основные понятия ч.II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2010/11/moreq2010-i_30.html)

Агрегация

Это совершенно новая концепция, которая вообще не выносилась на первое публичное обсуждение. Придумано это «хозяйство» вместо дел, томов дел и суб-дел, с которыми оперирует MoReq2. Агрегацию авторы понимают, как всегда иерархическое объединение документов – например, сначала в тома дела, затем в дело, в группу однотипных дел и т.д. Система должна поддерживать не менее семи уровней агрегации.

Более того, цитирую, «в MoReq2010 агрегации не просто собирают объекты вместе, но также располагают их в создаваемой по умолчанию временной последовательности. Каждый добавляемый в агрегацию объект помещается в конец последовательности, но администратор может, при необходимости, переупорядочить последовательность». В отличие от других объектов, агрегации имеют свойство быть открытыми/закрытыми.

Рациональное зерно в этом есть: снимается тем самым ограничение на сложность внутренней структуры дела, - ограничение, естественное в бумажном делопроизводстве, но совершенно неоправданное при работе с электронными документами. Посмотрим, однако, насколько хорошо удастся авторам на этой основе смоделировать, например, традиционный стиль работы с томами дела (автоматическая отсечка по разнообразным критериям, автоматическое закрытие тома при открытии следующего тома и т.д.), хорошо проработанный в MoReq2.

Сроки хранения агрегациям не устанавливаются, однако они уничтожаются после  уничтожения последнего содержащегося в них документа, а агрегации более высоких уровней – после уничтожения всех содержащихся в них агрегаций.

Документы и их компоненты

Документ может состоять из нескольких компонент (например, файлов). MoReq2010 подразделяет компоненты на «управляемые» (managed components) и «неуправляемые» (unmanaged components): первые хранятся в самой документной системе, а вторые – вне её. К неуправляемым компонентам, помимо электронных файлов, хранящихся  во внешних системах, относятся также бумажные документы; такие физические объекты, как различные виды носителей информации; а также структурированные документы (например, данные о финансовых транзакциях, хранящиеся в базах данных).

В этом смысле, MoReq2010 не различает «структурированные» и «неструктурированные» или «физические» и «электронные» документы: различие есть только между «управляемыми» и «неуправляемыми» компонентами.

Интересно, что в случае помещения документа в несколько агрегаций логический объект «документ» размножается (причём дублируются метаданные и история событий), однако компоненты не дублируются и используются совместно.

Метаданные и шаблоны

Шаблоны могут создаваться администраторами из определенного набора элементов метаданных, и «привязываться» к объектам. Если, например, агрегация документов ассоциирована с определенным шаблоном, то при помещении пользователем документа в агрегацию все элементы шаблона будут добавлены  в метаданные документа.

Шаблоны могут быть созданы для рубрик, агрегаций и документов, и, кроме того, есть специальные типы шаблонов – для компонент и для пользователей. Шаблоны для компонентов поставляются разработчиком системы и служат для автоматического извлечения метаданных из распространенных файловых форматов и записи их в метаданные  компонент. Шаблоны для пользователей, формируемые администраторами системы, используются для получения значений метаданных от внешних служб управления пользователями и группами и записи их в метаданные описывающих пользователей объектов в MoReq2010-системе.

Указание по срокам хранения

Здесь тоже новации. По словам авторов, «в MoReq2010 агрегациям указания по срокам хранения не устанавливаются, - а только документам, которые наследуют эти указания от своих «первичных» рубрик в соответствие с упомянутым выше принципом – что судьба документов определяется судьбой той первичной рубрики, к которой они «привязаны»». Агрегации оказывают влияние через механизм наследования – когда документ наследует первичную рубрику от родительской агрегации.

Администратор может заменить у документа унаследованное указание по срокам хранения на другое, либо сменить ему первичную рубрику.

Каждому документу может быть назначено одно и только одно указание по срокам хранения – с моей точки зрения, это большой шаг назад от MoReq2. И всё это только потому, что разработчики не смогли толком «запрограммировать» процесс отслеживания сроков хранения!

При уничтожении уничтожаются компоненты документов, а также часть метаданных и часть записей в истории событий, с тем, чтобы удалить персональные данные и сделать невозможным восстановления документа по оставшимся метаданным.

Приостановление уничтожения

Указание о приостановлении уничтожения рассматривается в MoReq2010 как отдельный объект, с которым ассоциируются соответствующие документы и агрегации

Экспорт и импорт

Концепция MoReq2010 заключается в том, что в целях обеспечения максимальной интероперабельности, объекты экспортируются полностью, и невозможно экспортировать только компоненты документа без метаданных. Сразу же, однако, возникает проблема, связанная с тем, что очень многие объекты системы взаимосвязаны, и абсолютно полный экспорт объекта вполне мог бы потребовать экспорта всего контента системы! Чтобы такого не случилось, те объекты, на которые экспортируемый объект ссылается, заменяются «экспортными заголовками» (export header), которые по умолчанию включают лишь системные идентификаторы объекта и его типа, но могут настраиваться администратором. Как опцию, администратор может указать число уровней ссылок, до которого объекты, на которые ссылается экспортируемый объект, также полностью экспортируются.

Требования к импорту, в отличие от требований к экспорту, не включены в «ядро» MoReq2010 ввиду их сложности. Я считаю, что такой подход небезопасен - он вполне может привести к ситуации, когда все сертифицированные системы способны экспортировать данные в стандартном формате, но ни одна не способна их прочитать!

Нефункциональные требования

Сохранение нефункциональных требований – большая победа сил добра :) В MoReq2010 они присутствуют в виде вопросов, которые должна задать организация во время закупки и внедрения системы.

Источник: сайт публичного обсуждения проекта MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/

Арбитражная практика: Налогоплательщик имеет право на ознакомление со всеми материалами налоговой проверки

Рано или поздно каждую организацию ждет испытание в виде выездной налоговой проверки. Возможность ознакомиться с имеющимися у налоговой службы документами  является правом организации, в том числе и тогда, когда эти документы содержат налоговую тайну - так решили все три судебные инстанции, и эту позицию судов поддержал и Высший арбитражный суд в своем определении от 4 октября 2010 года №ВАС-10356/10.
   
ООО «Юком» обратилось в суд с требование признать незаконным бездействие налоговой службы, которая отказала организации в возможности ознакомиться с материалами выездной налоговой проверки, и обязать её предоставить возможность ознакомиться с указанными материалами с правом снятия копий необходимых документов.

Арбитражный суд Красноярского края заявленное требование удовлетворил частично. Бездействие инспекции в форме непредставлении обществу возможности ознакомиться с запросами в коммерческие банки и ответами на них, запросами в органы исполнительной власти и ответами на них было признано незаконным как не соответствующее Налоговому кодексу РФ. Это решение поддержали и Третий арбитражный апелляционный суд, и Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа. Налоговый орган, не согласившийся с данными решениями, обратился  в Высший Арбитражный Суд.

Здесь следует также отметить, что судом первой инстанции не был разрешен вопрос о праве снятия копий с документов, имеющихся в деле по налоговой проверке.   Этот вопрос был рассмотрен Третьим арбитражным апелляционным судом, который указал, что «статьи 21 и 22 Кодекса, а также его иные положения не предусматривают право налогоплательщика и, соответственно, обязанность налогового органа предоставлять материалы налоговой проверки для снятия копий необходимых документов в порядке статьи 101 Кодекса».

Свой отказ в ознакомлении с материалами проверки налоговый орган аргументировал, прежде всего, отсутствием норм в налоговом законодательстве, которые бы обязывали предоставлять налогоплательщику какие-либо иные материалы проверки кроме итогового акта. Помимо этого, налоговики обращали внимание на то, что информация, на ознакомлении с которой настаивает общество, относится к конфиденциальным сведениям (налоговой тайне).

Однако и Высший арбитражный суд не поддержал точку зрения налоговой службы, исходя из того, что возможность ознакомиться с материалами проверки (и с учетом этого сформулировать свои возражения) является гарантией соблюдения прав налогоплательщика.

Суд отметил, что отсутствие в законе прямого указания на наличие соответствующей обязанности у налогового органа не означает, что налогоплательщик лишен права обладать полной информацией о вменяемом ему нарушении, и что налоговый орган не должен обеспечить налогоплательщику возможности для защиты своих прав и законных интересов, в том числе путем представления ему для ознакомления всех имеющих доказательств, а также подготовки им объяснений и возражений.

Довод инспекции о том, что документы, на ознакомлении с которыми настаивает заявитель, содержат налоговую тайну, и их представление налогоплательщику не входит в обязанности налогового органа, был отклонен судом первой инстанции как противоречащий положениям части 2 статьи 24 Конституции Российской Федерации.

ВАС также указал, что «выводы суда первой инстанции были поддержаны судами апелляционной и кассационной инстанций и согласуются с официальной судебно-арбитражной практикой по рассмотрению данной категории дел». На этом основании было оказано в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации для пересмотра его в порядке надзора.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://kad.arbitr.ru