Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало новую редакцию спецификаций PROS 25/02 S1 «Спецификации для оцифровки» (Digitisation Specification) объёмом 11 страниц, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2502-s1-digitisation-specification (прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2502s1v1.0.pdf ). Документ заменил действовавшие ранее одноимённые спецификации PROS 19/05 S1 (о них см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/10/2_27.html – Н.Х.).
Спецификации необходимо использовать совместно с «Перечнем с указанием сроков хранения и действий по их истечении для конвертированных или оцифрованных документов» (PROS 19/07, Retention and disposal authority for converted or digitised records, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1907-converted-or-digitised-records , прямая ссылка: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1907.pdf .
Настоящие спецификации авторизуют уничтожение некоторых оригинальных исходных документов при соблюдении определенных условий.
Все государственные органы и учреждения штата Виктория обязаны соблюдать данные спецификации при оцифровке документов с целью использования оцифрованных копий в качестве официальных документов.
Примечание: Если в государственном органе или учреждении уже осуществляется проект или процесс, основанный на заменённых спецификациях для оцифровки PROS 19/05 S1, то в этом случае применять требования новых спецификаций PROS 25/02 S1 не нужно.
Содержание документа следующее:
1. Введение
2. Область применения
3. План проведения оцифровки
4. Требования к процессу создания электронных копий при оцифровке
5. Требования к контролю качества
6. Уничтожение/передача на архивное хранение электронных документов, которая будут использоваться в качестве официальных документов [после замещающей оцифровки – Н.Х.]
7. Уничтожение оригинальных исходных документов
Основные изменения в новой редакции спецификаций
Сертификат соответствия
Управление государственных документов (PROV) теперь уже не требует от государственных органов и учреждений подготовки и представления сертификата соответствия (Certificate of Compliance). Государственным органам и учреждениям по-прежнему следует подготовить «План проведения оцифровки» (Digitisation Plan), который может представлять собой отдельный документ либо являться частью более крупного плана выполнения проекта. Государственный орган обязан по требованию Управления PROV представить ему копию «Плана проведения оцифровки».
Контроль качества
Больше внимания уделяется теперь контролю качества, включая мониторинг показателей деятельности поставщиков услуг оцифровки.
Минимальная информация, которая должна присутствовать в «Плане проведения оцифровки»
В «План проведения оцифровки» теперь требуется включать более детальные сведения. Это изменение отражает повышение внимания к обеспечению того, чтобы оцифрованные документы являлись полным и точным представлением оригиналов и удовлетворяли текущим и будущим потребностям.
Требования к графическим образам
В требования к графическим образам теперь включено меньше технических деталей, поскольку современное сканирующее оборудование обычно создает графические образы хорошего качества. Вместо этого повышенное внимание уделяется обеспечению читаемости и пригодности для использования оцифрованных документов.
В новых «Спецификациях» установлено, что:
- Текст в оцифрованных документах должен быть таким же четко читаемым, как и в исходных документах,
- Ключевое содержание нетекстуальных документов (например, лица людей, точная линия установки забора, или слова, произнесенные в аудиозаписи) должно быть таким же недвусмысленным в оцифрованной копии, как и в документе-источнике.
Новые «Спецификации» называют литературные источники, которые предлагают минимальные настройки для широкого спектра форматов.
Мой комментарий: Отмечу, что по-прежнему допускается минимальная разрешающая способность при сканировании в 200 точек на дюйм (что на практике требует уже понижения разрешающей способности по умолчанию имеющегося на рынке оборудования). Допускается сканирование нецветных документов в градациях серого цвета, а вот чёрно-белое сканирование не рекомендуется.
Более подробную информацию о требованиях к «Плану проведения оцифровки» см. в разделе «Сравнение минимальной информации, подлежащей включению в План проведения оцифровки» (Comparison of Minimum Information Required in a Digitisation Plan), https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Govt%20Services%20General/Digitisation%20Spec%20-Requirements%20Comparison%20June%202025.docx .
Мой комментарий: Ниже приведен перевод раздела 7.1, устанавливающего требования к процессу уничтожения оригинальных исходных документов.
7.1. Требования
Если государственные органы и учреждения штата намерены впредь рассматривать оцифрованные документы как официальные документы и уничтожить исходные документы, то они должны сначала убедиться, что уничтожение является законным в соответствии с «Перечнем с указанием сроков хранения и действий по их истечении для конвертированных или оцифрованных документов».
Государственные органы и учреждения штата обязаны выполнить эту проверку на ранней стадии процесса планирования, до либо в ходе подготовки «Плана проведения оцифровки».
Государственные органы и учреждения штата не вправе уничтожать исходные документы, пока не будут выполнены требования «Перечня с указанием сроков хранения и действий по их истечении для конвертированных или оцифрованных документов».
Государственные органы и учреждения штата не вправе уничтожать исходные документы до тех пор, пока не будут завершены соответствующие процессы контроля качества и не будут выполнены все необходимые корректирующие действия.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-digitisation-specification
Комментариев нет:
Отправить комментарий