С моей точки зрения, существует только три проблемы, которые мы действительно можем решить, а всё остальное является их составной частью.
Эти три проблемы следующие:
- Мы не знаем, где находится наша документированная информация (иначе говоря, мы не в состоянии найти её или же найти её достаточно быстро и с достаточно небольшими затратами);
- Мы слишком рано уничтожили документированную информацию;
- Мы не уничтожили документированную информацию своевременно, когда должны были / могли бы это сделать.
Это действительно те проблемы, решение которых в организации обеспечивает высокую отдачу.
Мой комментарий: Такая точка зрения на проблемы, которые способны решить службы и специалисты по управлению документами, кажется несколько узкой для Карла Мелроуза – всё здесь почему-то свелось к срокам хранения и к организации поиска. Я бы, например, в список важных проблем и задач добавила:
- Выявление документов, которые необходимо создавать, как в интересах деловой деятельности, так и во исполнение законодательно-нормативных требований;
- Обеспечение безопасности документов и надлежащей защиты персональных данных, в первую очередь посредством управления доступом;
- Обеспечение и сохранение в длительной перспективе юридической силы документов, их аутентичности, целостности и пригодности к использованию – особенно в отношении электронных документов. Сюда входит своевременное проведение конверсии и миграции документов, а также организации эмуляции документов в устаревших форматах;
- Превращение документов в корпоративный актив посредством взятия службой управления документами (возможно, в сотрудничестве с другими службами) интеллектуального и (где это уместно) физического контроля над ними;
- Поддержка работы со специфическими видами документов и системами документации, поддержка работы с секретной и конфиденциальной информацией;
- Поддержка таких видов деятельности, как обеспечение непрерывности деловой деятельности и восстановление после катастроф; раскрытие документов и информации в ходе проверок, расследований и судебных разбирательств; в России – также контроль исполнения;
- Организация эффективной доставки документов и информации как внутри организации, так и внешним сторонам;
- Организация эффективного хранения бумажных и электронных документов, включая минимизацию затрат на хранение;
- (этот список можно продолжить).
Если мы отвлекаемся от этих трёх проблем, то в конечном итоге сосредотачиваемся на одной из двух вещей: либо на полезной отдаче, получение которой мы не в состоянии обеспечить; либо на полезной отдаче, получение которой кто-то иной обеспечивает более эффективно, чем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.].
Если это полезная отдача, получение которой мы не в состоянии обеспечить - значит, мы даём обещания, которые не можем выполнить, вследствие чего теряем доверие нашей организации.
Если речь идёт о полезной отдаче, получение которой представители другой профессии обеспечивают более эффективно, чем мы, - то нам следует проявлять крайнюю осторожность. Если у нас нет абсолютной уверенности в том, что наше решение – наилучшее, то мы просто подставляем себя, рискуя тем, что в будущем нашу службу станут считать затратной и неэффективной. Хорошим примером тому является обеспечение подотчётности: мы не в состоянии обеспечить её сами, но любим притворяться, что можем сделать это; - мы сохраняем аудиторские отчёты, потому что аудиторы на самом деле могут обеспечить определенную форму отчетности, равно как и суды. Мы можем поддерживать оба этих процесса, но не в состоянии обеспечить подотчетность самостоятельно.
Мой комментарий: Пример с подотчётностью, с моей точки зрения, крайне спорный. Архивисты и специалисты по управлению документами способствуют обеспечению подотчётность тем, что собирают и сохраняют документальные доказательства деятельности организации, и без этих документов о подотчётности вообще нет смысла говорить. Да, мы действуем не в одиночку – эту работу не сделать без представителей других профессий, но и без нас её тоже не сделать!
Нам также нужно быть очень осторожными с разницей между существованием проблемы и возможностью её решить. Ассоциация DAMA и её «Свод знаний по управлению данными» (DMBOK) отлично справляются объяснением этого ключевого различия через свое определение понятия «контроль/управление» (control). В терминологии DAMA контроль/управление - это «механизм, используемый для поддержания приемлемой производительности процесса».
Мой комментарий: Здесь речь идёт о «Своде знаний по управлению данными» (Data Management Body of Knowledge, DMBoK), подготовленном добровольной международной некоммерческой организацией «Ассоциация по управлению данными» (Data Management Association, DAMA International, https://www.dama.org/ ) – подробнее об этом см. пост http://rusrim.blogspot.com/2023/11/dmbok.html .
Важными здесь являются слова «приемлемая производительность процесса».
Суровая правда заключается в том, что в большинстве случаев мы не в состоянии внедрить в наших организациях практики управления документами, потому что ответственные руководители считают текущее положение дел приемлемым или же полагают, что меры по управлению документами приведут к дополнительными накладным расходам, которые снизят текущий уровень эффективности.
Разница между просто существованием проблемы и существованием возможности внедрить практики управления документами для решения проблемы заключается в наличии в организации, заинтересованной стороны, которая
- несёт ответственность за эффективность и производительность рассматриваемого процесса, и считает, что текущие эффективность и производительность неприемлемы - либо как в качестве общей оценки, либо по сравнению с тем, что, по их мнению, может быть достигнуто, и
- может потратить деньги на то, чтобы изменить эту эффективность и производительность.
Без всего этого у нас нет возможностей для управления документами. Мы совершим одну из двух ошибок - или мы попросим кого-то потратить деньги на нечто такое, что его не интересует; или же мы попросим денег у того, кто не может позволить себе их потратить.
Если же у нас есть всё перечисленное, то тогда нам лишь нужно убедительное объяснение того, как мы будем решать проблему, в которое заинтересованная сторона сможет поверить и которое она сможет поддержать и профинансировать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/problems-we-can-actually-solve-in
Комментариев нет:
Отправить комментарий