Мой комментарий: Речь идёт о руководстве «Критерии успешности оцифровки документов постоянного срока хранения» (Success Criteria for Digitizing Permanent Records) объёмом 14 страниц, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/digitization (прямая ссылка на PDF-файл:
https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/digitization-success-criteria.pdf ).
Данное руководство содержит высокоуровневые критерии успешности оцифровки документов постоянного срока хранения. Эти критерии организованы вокруг четырех ключевых концепций: политики, доступ, системы и уничтожение/передача (Policies, Access, Systems, Disposition).
Критерии успешности были опубликованы на странице веб-сайте Национальных Архивов США (NARA), посвящённой оцифровке федеральных документов.
Если у Вас есть вопросы или комментарии по поводу данного руководства или других продуктов, выложенных на веб-сайте Национальных Архивов, свяжитесь с нами по адресу rmstandards@nara.gov .
Энди Поттер (Andy Potter)
Мой комментарий: Стоит напомнить, что к 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти США обязаны обеспечить управление всеми документами постоянного срока хранения в электронных форматах, а после этой даты документы постоянного срока хранения должны будут передаваться на архивное хранение в Национальные Архивы США только в электронных форматах вместе с соответствующими метаданными.
Приведу цитату из данного Руководства:
«Национальные Архивы США (NARA) измеряют успешность управления документами через способность федеральных органов исполнительной власти решать четыре ключевые вопроса: политик, систем, доступа и уничтожения/передачи. Когда федеральные органы решают эти вопросы применительно к проектам оцифровки, им следует:
- Разработать эффективные политики оцифровки, интегрирующие деятельность по оцифровке в существующие процессы управления документами и служащие основой для разработки учебных материалов;
- Использовать системы, способные оцифровывать документы постоянного срока хранения в соответствии с установленных электронными документами и метаданными вплоть до их окончательной передачи на архивное хранение в Национальные Архивы;
- Поддерживать во времени способность предоставлять доступ к электронным документам для поддержки деловых потребностей федерального органа исполнительной власти, обеспечивать успешную миграцию данных и документов между системами, а также отвечать на запросы на основе закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и на запросы в рамках э-раскрытия (e-discovery);
- Проверить, что процесс оцифровки соответствует требованиям Свода федеральных нормативных актов США (CFR), раздел 36 CFR 1236, подраздел E «Оцифровка федеральных документов постоянного срока хранения» (см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E );
- И что уничтожение/передача как исходных документов, так и электронных документов выполняются в соответствии с применимым типовым перечнем документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) либо перечнем федерального органа исполнительной власти.»
Источник: сайт LinkedIn / сайт NARA
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7137507862846611458/
https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/digitization
https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/digitization-success-criteria.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий