Управление документами эволюционирует в управление информацией

Своими впечатлениями о прошедшей в ноябре 2010 года конференции ARMA International - международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией - Гордон Хоук (Gordon Hoke) поделился в статье, опубликованной в январском номере журнала KMWorld. Местами идеи автора довольно спорные, однако, как мне кажется, знакомство с такой точкой зрения также полезно.

Управление документами ныне уже совсем не такое, как во времена наших родителей. Старомодное библиотечное обслуживание, битком набитое сроками хранения и контролем версий, ушло. Сейчас новые среды распространения информации, размещаемые на хостинге решения, раскрытие электронной информации в ходе судебных споров и расследований, контекстная аналитика, облачные вычисления и многое другое сходятся вместе, превращая управление документами в управление информацией (information governance).

Эта эволюция получила своё отражение на прошедшей в ноябре 2010 года в Сан-Франциско ежегодной конференции ассоциации ARMA International. Главное место заняли новые технологии и новые применения недавно появившихся технологий. Опубликованные в прошлом году ассоциацией ARMA «Общепринятые принципы делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP), вышли на авансцену в качестве основного инструмента для истолкования происходящих событий и всего того, что раньше называлось «управлением документами».

Принципы GARP определяют управление документами как дисциплину. Это воплощение тысячелетий развития практики работы с документами. Для ARMA эти принципы стали, как и предполагалось, основным инструментом самоидентификации, разработанным таким образом, чтобы показать взаимосвязи с профессионалами в сферах права, финансов, информационных технологий и других областях. ARMA также продвигает сопровождающую принципы GARP модель зрелости в качестве инструмента для измерения рисков, являющихся следствием недостатков в управлении документами в организациях.

Примерно 2700 человек (существенный рост по сравнению с прошлым годом) приняло участие в работе секций, на которых было сделано в общей сложности 80 докладов. Кроме того, стендовые доклады, круглые столы по отраслевой тематике и оживленная выставка также отразили серьёзную заинтересованность практиков в эволюции в сторону управления информацией.

Как и должно быть на новом этапе, была задана масса вопросов, связанных с новейшими технологиями. Эти вопросы, как и другие, которые не были высказаны вслух, вновь и вновь всплывали в ходе всей конференции:

• Как нам наладить сотрудничество с ИТ?
  
  
• Как гармонизировать сроки хранения, если компания работает во многих странах на различных континентах?
  
  
• Как нам управлять документами в «облаках»?
  
  
• Как организовать раскрытие переписки, ведущейся через социальные сети, такие как Facebook, в случае судебных споров или расследований?
  
  
• Как контролировать заброшенные сайты для совместных разработок?

Примеры успешного практического опыта/истории «боевых действий» отыскать было сложно, что совсем не удивительно для нового направления. Стив Нельсон (Steve Nelson), менеджер бизнес-процессов в «Медицинской компании св. Иуды» (St. Jude Medical, http://sjm.com/ ), поясняет: «Если что-либо делается не так же просто, как в SharePoint, то люди не готовы это внедрять. Есть вопросы, касающиеся затрат (крупные производители не облегчают жизнь тем, кто предпочёл бы начать с малого), и вопросы, связанные с простотой и удобством использования. Проблема в том, что основное внимание уделяется краткосрочным задачам. Отдача [от новых технологий] отходит на второй план. Если компания главное внимание уделяет ежеквартальным доходам, а вы пытаетесь сделать что-то, что даст плоды через 5-10 лет, то такие идеи трудно «продать» руководству компании. Они не видят выгоду, которая будет в долгосрочной перспективе».

Традиционное управление документами по-прежнему представляет серьезную задачу, и практики в этой области прилагают усилия для того, чтобы отыскивать, сохранять в течение установленных сроков, уничтожать или архивировать документы. Новые среды распространения информации также создают проблемы, поскольку специалисты по управлению документами стремятся к тому, чтобы «держать в узде» не только нарастающие объёмы электронной почты, но также и твитттер- и VoIP-сообщения, жесткие диски многофункциональных принтеров, и многое другое.

Атмосфера на конференции ARMA-2010 была определенно обнадеживающей. На заднем плане, однако, маячила малоприятная проблема, которую практически никто не упоминал: обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Хотя основная масса деловых документов «живёт» непродолжительное время, - от шести месяцев до пяти лет, - существует несколько стратегий обеспечения долговременной сохранности документов, требующих длительного хранения.

К счастью, два фактора дают надежду. Во-первых, дисциплина управления документами нейтральна по отношению к средам/носителям информации. Ценность информации и способы управления ею определяются её содержанием, а не формой или форматом. Во-вторых, никуда не исчезают ни бумага (которая потенциально может храниться около тысячи лет), ни микроформы (способные выдержать до 500 лет хранения). На проходящей в рамках конференции выставке были представлены как производители архивных коробов для бумажных документов, так и новые разработки в области микроформ фирм Kodak, Fujifilm и др.

Благодаря принципам GARP и сопровождающей их модели зрелости, специалисты в области управления информацией и документами, похоже, готовы встать плечом к плечу с лидерами в области права, ИТ, финансов и в других областях. решая проблемы, связанные с новыми технологиями. Управление информацией на основе принципов GARP – это наилучшая за последнее время возможность для отрасли управления документами внести крупный вклад в успешную деловую деятельность организаций.

Наболевшие проблемы

Стратеги и отраслевые лидеры считают, что управление информацией предлагает решения для ряда самых наболевших потребностей государственного и частного секторов:

• Корпоративная юридическая служба нуждается во всеобъемлющем, экономически эффективном поиске и раскрытии электронной информации в случае судебных споров и расследований,
  
  
• Лидеры в сфере информационных технологий хотят каким-то образом решить проблемы, связанные с экспоненциальным увеличением объёмов хранимой информации,
  
  
• Специалисты деловых подразделений нуждаются в быстром доступе к деловым и клиентским документам,
  
  
• Комплаенс-специалисты хотят облегчить бремя исполнения законодательно-нормативных требований,
  
  
• Специалисты по безопасности хотят гарантий защищённости ценной или персональной информации.

Гордон Хоук (Gordon Hoke)

Источник: KMWorld
http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Feature/Records-management-evolves-to-information-governance-72918.aspx