Решение судьбы документов в национальных отделениях Мирового Банка

Согласно политике «группы Мировой Банк» в области управления документами и архивного дела, одна из обязанностей архива заключается в методическом руководстве и консультировании персонала банка по вопросам управления документами. Многие сотрудники работают за пределами столицы США Вашингтона, - в национальных отделениях банка, расположенных в различных странах мира. Поздней осенью 2008 года, я и двое моих  коллег посетили несколько таких отделений в странах Восточной Азии,  с целью - как мы это называем – проведения профессиональной подготовки персонала и решения судьбы документов с истекшими сроками хранения. Обучающая часть нашей миссии включает в себя курсы и семинары по таким темам, как «Перечни документов, образующихся в деятельности Банка, с указанием сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении», «Хорошая практика делопроизводства», «Использование системы электронного документооборота Банка», а также многие другие. Часть миссии, связанная с решение судьбы документов с истекшими сроками хранения, включает использование перечней для принятия решений либо о передаче их на хранение в архив Банка в Вашингтоне, либо об их уничтожении.

Для сотрудников Банка, передача на постоянное хранение либо уничтожение документов с истекшими сроками хранения - желанное событие. Многим приятно сознавать, что некоторые из отработанных ими документов станут частью обширных фондов архива Банка – и тем самым они внесут свой вклад в те знания об экономическом развитии и сокращении масштабов нищеты, которые мы передадим будущим поколениям. А для других сотрудников, эта операция – прекрасная и законная возможность освободить место в постоянно переполняющихся офисах.

По мере того, как все большая часть сотрудников переводится на работу в национальные отделения (большой приоритет в деятельности Банка), в этих отделениях остается всё меньше свободных офисных площадей. Высвобождение офисных площадей в процессе уничтожения документов с истекшими сроками хранения  - это та «морковка», которую архив активно использует в интересах решения другой важнейшей задачи: отбора и передачи документов на постоянное хранение в архив Банка. 

Архив на практике убедился, что одного лишь аргумента о высвобождении площадей достаточно, чтобы убедить как руководителей производящих документы национальных отделений, так и их начальников в Вашингтоне, принять участие в полном или частичном финансировании наших операций по обучению персонала и уничтожению документов! Иногда сотрудники неохотно расстаются со своими бумагами, - даже если они им больше не нужны для работы, - но возможность освободить офисные площади обычно является достаточно сильным стимулом для того, чтобы организовать отбор документов на постоянное хранение и на уничтожение. Интересно, есть ли другие организации с децентрализованной структурой, в которых сложилась такая же ситуация?

В ходе нашей поездки по отделениям в странах Восточной Азии, мы отобрали и передали на хранение в архив 165 погонных футов (50 погонных метров) документов, имеющих постоянную архивную ценность. Многие из этих документов относятся к завершенным проектам экономического развития, таким, как проект по повышению производительности сельского хозяйства в Камбодже. Скоро эти документы станут частью ценные фондов архива Банка. Итак, если решение судьбы документов для местных отделений означает больше свободного места в офисах, то для архива – это увеличение количества ценных документов постоянного срока хранения, хранящихся в его фондах.

Эйприл Миллер (April Miller), архивист «группы Мировой банк»

Источник: Not Just Another Archive Blog
http://archivists.wordpress.com/2009/02/25/records-disposition-in-the-world-banks-country-offices/