10 сентября 2013 года Национальные Архивы США от имени всего сообщества федеральных специалистов по управлению документами пригласили поставщиков решений на отраслевой семинар, посвященный поиску путей решения стоящих перед государственными органами проблем.
У архивной службы США главным поводом для беспокойства являются требования к концу 2016 года обеспечить электронное управление электронной почтой и к концу 2019 года – электронное управление всеми электронными документами постоянного срока хранения. Их в любом случае было бы нелегко выполнить, однако сокращение в последние три года федерального бюджета и отсутствие денег на масштабную модернизацию процессов управления документами ставят под вопрос реальность этих планов. Но нужно отдать коллегам должное – в этой сложной ситуации они не опускают руки и делают всё, что в их силах.
Ясно, что для выполнения перечисленных требований нужно максимально упростить и автоматизировать управление документами, применяя для этого, по возможности, недорогие решения. На семинаре часто упоминался соответствующий пункт A.3 президентской Директивы по управлению документами, опубликованной 24 августа 2012 года (см. http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , а также пост на блоге http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html ):
A.3 Изучить состояние и стимулировать прикладные исследования в области автоматизированных технологий с целью уменьшения бремени, связанного с выполнением сотрудниками их обязанностей по управлению документами.В ближайшие дни Национальные Архивы обратятся к сообществу поставщиков с просьбой дать информацию о том, как и какие уже существующие решения могут быть использованы для автоматизации управления документами в федеральных органах исполнительной власти, какие технологии могут быть созданы в будущем, и что, по мнению поставщиков, Национальные Архивы могут сделать со своей стороны, чтобы способствовать появлению нужных решений. На данном семинаре представители федерального правительства США рассказывали о своих проблемах и пытались получить какую-то обратную связь от поставщиков – правда, без особого успеха, поскольку тех в основном представляли маркетологи, а не разработчики. Архивистов особенно интересует, есть ли какие-то требования президентской директивы, для исполнения которых на рынке пока ещё нет подходящих решений.
A.3.1. Национальные Архивы, Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council) и Федеральный совет по документам (Federal Records Council) будут сотрудничать с частным сектором и другими заинтересованными сторонами с целью создания экономически оправданных решений для автоматизированного управления документами. До 31 декабря 2013 Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронного документального контента, в т.ч. передовые технологии поиска. В плане должно быть описаны ожидаемые результаты и обозначены соответствующие потенциальные риски;
A.3.2. К концу 2014 года Федеральный совет ИТ-директоров и Федеральный совет по документам, совместно с Национальными Архивами, должны обеспечить привлечение внешних разработчиков решений с открытым кодом для управления документами;
Запись по трансляции этого мероприятия выложена в сети (следует иметь в виду, что первые 7-12 минут каждого видеофрагмента – «пустые»):
Наибольший интерес представляло первое получасовое выступление руководителя службы Национальных Архивов по связям с общественностью Мег Филипс (Meg Philllips), в котором она достаточно откровенно говорила о проблемах и о новой позиции Национальных Архивов.
Посвященная семинару акварель известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin)
Учитывая сложившуюся ситуацию, Национальные Архивы уже не настаивают на том, чтобы закупаемые федеральными органами исполнительной власти системы обязательно соответствовали стандарту DoD 5015.2. Официально признается, что существует много приемлемых способов управления документами, и Национальные Архивы, хоть и рекомендуют автоматизацию, но не настаивают на ней, понимая финансовые, технические и кадровые проблемы маленьких агентств.
В долгосрочной перспективе Национальные Архивы хотели бы, чтобы предлагаемые поставщиками решения были модульными, способными к взаимодействию через стандартизованные открытые интерфейсы и недорогими (а лучше бесплатными!). Правда, вопрос о том, как заставить поставщиков обеспечить интероперабельность их решений, так и не был поднят. Также предполагается разработать стандартизованные контейнерные форматы для передачи документов и их метаданных из системы в систему. Интересно отметить и тот факт, что с открытым ПО, на которое одно время была большая надежда, дело обстоит, судя по печальному тону высказываний, неважно.
Далее был проведен часовой круглый стол с участием ИТ-директоров Национальных Архивов, Министерства обороны и считающегося передовым Министерства внутренних дел. ИТ-директор Министерства внутренних дел Бернард Мазер (Bernard Mazer) рассказал о том, как в мае его ведомство перешло на единую общекорпоративную облачную систему управления электронной почтой и документами. Система была введена в эксплуатацию за 45 дней, а сейчас в ней работает более 70 тысяч пользователей. Важной особенностью системы являются средства автоматической классификации сообщений электронной почты и документов, с помощью которых решается ряд задач – отбор документов, подлежащих длительному хранению; выполнение запросов, поданных в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации, а также раскрытие информации в случае судебных исков.
ИТ-директора очень сильно подчёркивали потребность в максимально простых и удобных инструментах. Они просили поставщиков обратить внимание на то, что иногда даже одно лишнее нажатие кнопки приводит к низкой отдаче при внедрении.
Во второй части семинара был проведен круглый стол по поводу того, как решать проблемы управления документами в мелких и крупных органах исполнительной власти – на этот раз с участием специалистов, хорошо знакомых именно с проблематикой управления документами. Интересно было соотнести наш уровень и уровень американцев в некоторых вопросах – так, представитель Министерства национальной безопасности (Department of Homeland Security) с гордостью говорил о том, как его министерство завершает разработку единого ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения, который заменит собственные перечни отдельных подразделений и намного упростит целый ряд процессов!
Источник: сайт Национальных Архивов
http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/industry-day.html
http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/industry-day-agenda.pdf
