Директор по маркетинговой политике компании Locarchives Эммануэль Фор (Emmanuel Faure) рассказывает о пяти ключевых тенденциях, которые в 2018 году будут способствовать повышенному вниманию к вопросам управления документами.
1. 2018 год – это год вступления в силу нового европейского законодательства о персональных данных: Управляйте персональными данными
Вы соблюдаете установленные законодательством сроки хранения? С 25 мая 2018 года Вам придётся принимать во внимание требования европейских «Единых правил управления персональными данными» (Règlement Général sur la Gestion des Données Personnelles, RGPD – англ. General Data Protection Regulation, GDPR) по защите персональных данных. В противном случае Вы можете быть подвергнуты административным штрафам.
Переход на использование электронных технологий, распространение облачных вычислений, интенсификация информационного взаимодействия оказывают непосредственное влияние на безопасность и конфиденциальность не только самих документов, но и содержащихся в них персональных данных, которые могут присутствовать либо непосредственно в контенте, либо в описательных метаданных, которые позволяют отыскивать нужные электронные документы. Когда в своей базе данных Вы ссылаетесь на бумажное дело или досье, содержащие данные, относящиеся к определенному физическому лицу или позволяющие идентифицировать человека (номер социального страхования, идентификатор и т.д.), Вы используете персональные данные.
Личные дела, сведения о клиентах и поставщиках, данными о здоровье – это всё персональные данные, охватываемые законодательством, как и весь цикл их обработки: сбор, документирование, хранение, доступ, обновление, обмен ...
«На практике закон влияет на все аспекты Вашего управления информацией, и следует придерживаться следующих принципов: ограничение срока хранения персональных данных и своевременное исполнение обязательств по их уничтожению; защита специальных персональных данных, таких, как сведения о здоровье; внедрение политики, направленной на обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных; управление полномочиями, использование усиленных средств аутентификации и т.д. Отсюда следует важность обеспечения протоколирования и отслеживания всех выполненных операций обработки персональных данных (журналы аудита, логии операций). Год 2018, несомненно, станет годом RGPD».
2. Исчезнет ли бумага в 2018 году? Осваивайте надёжную юридически-значимую оцифровку
Переход на использование электронно-цифровых технологий, электронное управление – в новом цифровом мире мы почти забываем о том, что бумажные документы пока что не вымерли. В то же время существует много решений для частичного преодоления неудобств, связанных с «бумагой».
Проведение надёжной оцифровки (numérisation fidèle), регламентированной французским национальным стандартом NF Z 42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations), позволяет уничтожить бумажные оригиналы при условии, что они представляют собой верные надёжные копии, которые будут храниться в условиях, обеспечивающих сохранение их целостности. «Эта интересная возможность для компаний, у которых пока ещё много бумажных документов. В то же время мы констатируем, что большая часть проектов такого рода остаётся на концептуальной стадии. Мы наблюдаем определенную осторожность компаний, которые пока что не решаются на то, чтобы сделать решительный шаг.»
Эффективное уничтожение бумажных оригиналов должно стать частью глобальной стратегии управления документами и применяться на основе анализа особенностей конкретных типов документов, в соответствии с потребностями деловой деятельности и уровнем риска, особенно финансового.
Нормативно-правые рамки для этого всё еще не в полной мере сложились, и компании не имеют достаточно ясного представления о возможных интерпретациях норм и их конкретном воздействии. В 2017 году фирмы явно выжидали и наблюдали. Перспектива избавления от бумаги, однако, очень сильно интересует большинство организаций, и год 2018 год должен стать годом широкого распространения надёжной оцифровки.
3. Заключение контрактов онлайн в целях повышения оперативности деловой деятельности
Контракты лежат в основе многих видов деятельности, как при взаимодействии коммерческих структур друг с другом (B-to-B), так и с клиентами (B-to-C): это банковское дело, страхование, телекоммуникации и многое другое. «Ветер в паруса» процесса перевода контрактной работы в электронный вид поддувают два фактора: это, с одной стороны, простота и надежность использования решений для электронного подписания, а с другой стороны – регламентация таких решений новым европейским законом eIDAS, который устанавливает понятие «электронной идентичности» (identité numérique) и способствует укреплению доверия.
Когда нужно формализовать коммерческое соглашение с партнером, подписать договор аренды недвижимости, нанять нового сотрудника, то во всех таких случаях обе стороны выигрывают от перевода процесса обработки и проверки контрактов в электронную форму и от его автоматизации. Сбор/захват подтверждающих документов, проверка полноты досье, выявление фальсификаций, удалённое подписание контракта, организация одновременного подписания в случае нескольких подписантов – переход на электронные технологии позволяет выполнять все эти операции в режиме реального времени, открывая возможности для их оптимизации. Для обеспечения безопасности необходимо отслеживать все выполненные транзакции, начиная от момента заключения контракта и до его архивирования, обеспечивая долговременную сохранность и целостность всех обеспечивающие юридическую силу контракта доказательств.
Желая повысить эффективность и упростить деловые процессы, организации внимательно изучают решения такого рода, в том числе и потому, что они также облегчают работу пользователей и способствуют формированию современного имиджа организации в глазах клиентов и собственных сотрудников. Технически и юридически всё готово к тому, чтобы сделать год 2018 отличным годом для освоения электронной контрактной работы.
4. Используйте интеграцию для того, чтобы оптимизировать и сделать более безопасным управление Вашими документами
Электронно-цифровая трансформация охватывает всю последовательность процессов управления документами: от создания/получения документа до его передачи на архивное хранение или уничтожения, не забывая при этом обработку и оперативное управление. Многие крупные компании (банки, страховые компании, представители промышленности и сферы услуг) уже развернули электронные решения, большинство из которых опираются на ряд технических блоков: передачи информации, редактирования, захвата, оцифровки, управления потоками процессов, электронного подписания, управления электронными документами (GED), электронной архивации (SAE), «электронного сейфа» и др. Когда решений становится много, возникают риски и проблемы при их эксплуатации и обеспечении долговечности, тем более, что каждый разработчик развивает свои продукты независимо от других.
Поиск поставщиков услуг, способных объединить все эти решения в единую глобальную платформу, становится всё более важной проблемой на рынке электронных решений. Помимо обеспечения наличия новейшей версии всех решений и, следовательно, расширенных функциональных возможностей, такие платформы позволяет снизить уязвимости системы безопасности, особенно в ходе обмена информацией между различными инструментами, и объединить финансовые ресурсы. Интеграция с деловыми приложениями (ERP, кадровыми системами, CRM и т.д.) также является фактором успеха, особенно в плане безопасности и прозрачности для пользователей. Ключевым фактором остается разработка API-интерфейсов, позволяющих всем этим экосистемам сосуществовать в режиме «программное обеспечение как услуга» (SaaS). Ещё одним преимуществом является также наличие единого эксперта-консультанта по всем этим блокам.
5. Подать руку деловым подразделениям
«С развитием облачных технологий и SaaS-решений мы все чаще наблюдаем, как деловые подразделения принимают непосредственное участие в выборе и внедрении решений, адаптированных к их конкретным проблемам и потребностям».
«Вертикализация» проектов перевода деловых процессов на электронные технологии (т.е. осуществление таких преобразований в рамках определенной отрасли или вида деятельности – Н.Х.) - лучший способ учесть специфику каждой службы.
Workflow-инструменты позволяют, например, автоматизировать проверку счетов-фактур или заявлений на отпуск. И если общий подход не зависит от рассматриваемого процесса, то его реализация должна учитывать специфику конкретного потока: Каковы заинтересованные стороны? Что из себя представляет процесс проверки? Кто его контролирует? Как распространяется информация? Вплоть до информационных систем, специфических для каждого направления деловой деятельности: ERP, CRM, кадровых систем...
Имея дело с бухгалтерами, кадровиками, юристами, специалистами по управлению отношениями с клиентами, нужно говорить на том же языке, что и коллеги из этих подразделений и служб – это обеспечит глубокое понимание их работы и учет специфических для них законодательно-нормативных требований и ограничений, и в итоге позволит создать успешное решение, соответствующие всем потребностям.
Некоторые ключевые проблемы, такие как управление документами и архивация, заслуживают рассмотрения в масштабе всей компании. В остальном же многие компании постепенно отказываются от «всеобъемлющего» подхода на удовлетворение всех потребностей сразу, переориентируясь на конкретные нужды ограниченного круга заинтересованных сторон.
Эммануэль Фор (Emmanuel Faure)
Источник: сайт Global Security Mag
http://www.globalsecuritymag.fr/Gestion-documentaire-tendances,20171212,75703.html
