Министерство обороны установило сроки хранения документов, касающихся размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг

Приказом Министра обороны РФ от 08 декабря 2011 года № 2350 утверждено «Положение о порядке организации работы по размещению государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Вооруженных Сил Российской Федерации, заключению и контролю исполнения государственных контрактов».

В документе дается пошаговое описание деятельности по размещению государственных заказов, а также устанавливается порядок подготовки, согласования, заключения, регистрации, учета и контроля исполнения государственных контрактов, особенности заключения и контроля исполнения контрактов.

Авторы документа не забыли и том, что все документы, созданные в процессе этой деятельности нужно хранить:

57. Порядок учета и хранения документов, приведенных в Приложении N 8 к настоящему Положению, в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной Министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 г. N 205/2/588.

Для меня самым интересным - и неожиданным - оказалось именно Приложение № 8 «Перечень документов процедур размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Министерства обороны». Документы, включенные в Перечень, подлежат хранению структурными подразделениями. Всем им установлены сроки хранения:

По каждому виду торгов (запросу котировок) документы группируются в дела в соответствии с номером торгов (запроса котировок). Дела систематизируются в архиве по годам и видам торгов.

Установлен порядок документов в деле:

• заявки заказывающих органов военного управления;
• извещение о проведении торгов (запроса котировок), для запросов котировок - копии запросов котировок, направляющихся лицам, осуществляющим поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок;
• приказ о создании комиссии торгов (котировочной комиссии);
• изменения, внесенные в приказ о создании комиссии торгов (котировочной комиссии);
• документацию торгов (для торгов);
• изменения, внесенные в документацию торгов (для торгов);
• разъяснения положений документации торгов (для торгов);
• протоколы заседаний комиссии торгов (котировочной комиссии);
• аудиозаписи процедур торгов (для торгов);
• выписки из журналов регистрации заявок на участие в торгах (для торгов);
• заявки размещения заказов на участие в торгах (котировочные заявки);
• изменения, внесенные в заявки размещения заказов на участие в торгах (котировочные заявки);
• жалобы участников размещения заказов (если имеются);
• возражения по жалобам участников размещения заказов;
• иски в суд участников размещения заказов (если имеются);
• отзывы на иски в суд участников размещения заказов;
• иные документы, относящиеся к проведению торгов (запроса котировок).

Информация о вновь заведенных делах (выписка из журнала регистрации единиц хранения) ежеквартально должна направляться структурным подразделением в Управление государственного заказа Министерства обороны.

Если работа с бумажными документами у меня не вызывает каких-либо сомнений, то к процедуре электронных аукционов есть серьезные вопросы. Вызывает опасения содержащаяся в формулировке срока хранения этих документов фраза «хранятся в копиях». Получается, что хранение документов электронных аукционов в подлинниках не предусмотрено (?!).

Внимательное изучение самого Положения выявило и тот факт, что и хранение контрактов в электронном виде фактически не предусмотрено:

«Положение о порядке организации работы по размещению государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Вооруженных Сил Российской Федерации, заключению и контролю исполнения государственных контрактов» (утв. Приказом Министра обороны РФ от 08 декабря 2011 года № 2350)

35. Государственный контракт и его экземпляры, подписанные уполномоченными лицами обеих сторон и скрепленные их печатями, регистрируются Управлением государственного заказа Министерства обороны, и в течение одного рабочего дня со дня их регистрации экземпляр Министерства обороны направляется Управлением государственного заказа Министерства обороны:

• в Департамент финансового обеспечения Министерства обороны …
• в структурное подразделение…

Государственные контракты, заключенные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ в форме электронных документов и подписанные сторонами электронными цифровыми подписями, представляются в копиях, распечатанных на бумажных носителях из личного кабинета заказчика на электронной площадке, на которой был определен победитель аукциона в электронной форме. Подлинность и достоверность бумажной копии электронного государственного контракта заверяются уполномоченным представителем Министерства обороны, чьей электронной цифровой подписью подписан электронный государственный контракт.

Если подлинные государственные контракты на бумажных носителях направляются для хранения и работы с ними в Департамент финансового обеспечения Министерства обороны и в структурное подразделение, то электронный подлинник государственного контракта хранится в личном кабинете заказчика на электронной площадке, а для регистрации предоставляется копия, распечатанная на бумажном носителе.

Что касается сроков хранения документов, то они отличаются от тех, что установлены в перечне 2010 года, причем срок хранения документов уменьшен до трех лет (правда, срок хранения в Перечне установлен только для документов по открытым конкурсам):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=523759