воскресенье, 15 августа 2010 г.

Электронные архивы: Детские шажки вперед

Данная заметка была опубликована британским архивистом Сью Доннели (Sue Donnelly) 2 августа 2010 года на блоге “Out of the Box”. Публикуется с сокращениями.

Одной из наших первоочередных задач в предстоящем году будет разработка систем и процессов, для того, чтобы начать улучшать управление нашими электронными коллекциями, включая принятие на хранение изначально электронных архивных материалов, - поэтому мне было интересно поучаствовать во встрече, организованной Национальными Архивами Великобритании, и принять участие в обсуждении того, как можно было бы интегрировать нашу систему управления архивом CALM [calm – по-английски «спокойствие». – Н.Х.] с системой управления электронным архивом. Целью было посмотреть, как CALM могла бы поддерживать работу по приёму на хранение и использование электронных архивов пользователями.

[ CALM - широко используемая в Великобритании и Ирландии система управлениям архивными, библиотечными и музейными коллекциями. Система, разработанная компанией Axiell (ранее DS Limited) работает под различными версиями Windows, и поддерживает приём на хранение, иерархическую каталогизацию, управление доступом, управление передачей материалов в аренду и их перемещениями, веб-доступ для публики и т.д. – Н.Х.]

Сначала Адриан Браун (Adrian Brown) из Парламентских Архивов (Parliamentary Archives) рассказал об обследования, проведенного в прошлом году для выявления потребностей будущих пользователей в отношении управления электронными архивами.

Ключевым вопросом является необходимость помещения электронных документов в управляемую среду. Похоже, что для большинства специалистов приоритетными задачами, наряду с созданием электронных хранилищ, являются поиск ресурсов для выполнения этой новой работы, подготовка кадров и разработка политик и руководств.

В будущем архивисты надеются связать CALM с электронными документами, и развивать её связи с электронными хранилищами. Мы хотим, чтобы система соответствовала появляющимся национальным и международным стандартам, поддерживала обеспечение долговременной сохранности документов и автоматизацию, и была проста в использовании! Дальнейшее развитие этих требований пойдёт по пути разработки модели метаданных, особенно технических метаданных, думая о том, как CALM будет работать с электронными хранилищами, а также о необходимости поддерживать постоянные идентификаторы документов.

После Адриана прошла пара докладов о текущих проектах электронных архивов. Саймон Уилсон (Simon Wilson) из Исторического центра Халла (Hull History Centre) представил проект AIMS, в рамках которого изучается возможность интеграции системы хранения  Fedora с системами управления архивами. Участники проекта изучают широкий спектр форматов, включая планы, фотографии, устную историю и создание соответствующих workflow-процессов. Поставлена цель, на основе опыта работы с реальными архивными коллекциями, разработать руководство по наилучшей практике, подходящее как для новичков, так и экспертов. Собственный отчет о данном мероприятии Саймон выложил на своём блоге «Изначально-электронные архивы» (Born-Digital Archives), см. http://born-digital-archives.blogspot.com/search/label/AIMS

Одним из интересных направлений развития является стремление сформировать группу «ключевых друзей» из числа фондообразователей и пользователей архива, которая помогла бы в анализе вопросов доступа, и, можно надеяться, стимулировала бы использование электронных архивов. Разрабатывается два набора инструментов:

  • Средства для развития коллекций, включая обследования; условия депозита, ввода в систему и приема на архивное хранение; а также пилотные проекты для оценки ценности новых электронных архивов;

  • Средства упорядочивания и описания, для управления привилегиями пользователей, для организации электронных объектов, а также для обеспечения возможности просмотра документов. Эти инструменты, вероятно, будут созданы на основе существующего инструментария для самостоятельной архивации, разработанного в Стэнфорде (Stanford).

Проект AIMS  учитывает значительные масштабы электронных архивов, и их влияние на решение задач каталогизации и управления доступом. Исторический центр Халла уже обсуждает вопрос о том, не окажется ли, что больше информации будет предоставляться на уровне серий документов, а не на уровне дел.

Затем выступила Натали Уолтерс (Natalie Walters) из группы Курирования цифровых материалов (Digital Curation team) библиотеки Wellcome. Она рассказала об их опыте каталогизации электронных документов.

Начала она с того, что обратила внимание на некоторые отличия, возникшие при работе с электронными архивами - например, частые случаи существование нескольких копий, отсутствие у документов определенного физического местоположения, создание организациями и частными лицами собственных персональных иерархических структур, и влияние «Веб 2,0», допускающего наличие нескольких создателей.

Но – многое осталось неизменным, в особенности, принцип происхождения фондов, а также необходимость сохранять аутентичность документов. Натали уже имеет опыт работы с двумя гибридными коллекциями, и пришла к определенным первоначальным выводам: что нет необходимости описывать архивы до уровня отдельных объектов, что существует большая потребность в пропагандистской работе с фондообразователями и создателями архивов, с тем, чтобы они поняли проблемы, связанные с доступом и правами управления. Ясно также, что существует необходимость в определенной «точной настройке» при использовании стандарта архивного описания ISAD(G).

Представитель Национальных Архивов Малькольм Тодд (Malcolm Todd) представил некоторые технологии, которые можно использовать при обеспечении длительной сохранности электронных материалов, особенно выделив ключевые вопросы модульности, интероперабельности/совместимости, устойчивости и экономической эффективности. Текущее состояние характеризуется словами «скудное сохранение», под этим подразумевается использование существующей технической инфраструктуры, подстройка и улучшение стандартных хороших практик в области ИКТ, и точечное использование различного открытого программного обеспечения. Малкольм подчеркнул, что архивисты должны быть способны проводить анализ систем, которые они используют для управления архивами, - это даст им возможность указать, какие сервисы им необходимы.

Завершилось обсуждение докладом Малкольма Ховитта (Malcolm Howitt) и Найджел Пегг (Nigel Pegg) из компании Axiell [разработчика системы CALS – Н.Х.], которые кратко проинформировали о планах развития CALM на ближайшие годы.

Сью Доннели (Sue Donnelly), архивист

Источник: блог "Out of the Box"
http://lib-1.lse.ac.uk/archivesblog/?p=2354

2 комментария:

  1. "Натали уже имеет опыт работы с двумя гибридными коллекциями, и пришла к определенным первоначальным выводам: что нет необходимости описывать архивы до уровня отдельных объектов..."

    Это как, просто привязывать объекты к мегаобъекту (делу), а содержание объектов автоматически индексировать? Не кидать же их в общую кучу.

    С уважением, Андрей Пантелеев

    ОтветитьУдалить
  2. Думаю, что имеется в виду именно что-то в этом роде - отказ от поштучной регистрации объектов, и использование вместо этого иерархической структуры хранения и средств поиска.

    В наших бумажных архивах часто встречается аналогичная практика - когда в делах нет внутренних описей. Заголовок дела в описи указан, но он не всегда даёт точное представление о его составе, а вот какие конкретно документы в деле лежат, можно узнать, только перелистав это дело.

    ОтветитьУдалить