Переписные листы Всероссийской переписи населения 2010 г. будут храниться постоянно в электронном виде

Подготовка к проведению Всероссийской переписи населения 2010 г. идет полным ходом.
Правительство РФ уже определилось с тем, какие документы, сколько времени и кто будет хранить, утвердив своим Постановлением от 26 июля № 554 «Правила хранения переписных листов и других документов Всероссийской переписи населения 2010 г.».

Хранение переписных листов в электронном виде будет осуществляться следующим образом (п.2):

• один экземпляр будет храниться постоянно в Федеральной службе государственной статистики (Росстат);
  
  
• два экземпляра с программным обеспечением для просмотра переписных листов до 1 января 2014 года будут переданы на постоянное хранение в Государственный архив РФ.

Переписные листы на бумажных носителях после завершения их автоматизированной обработки будут храниться в Федеральной службе государственной статистики и ее территориальных органах в течение одного года со дня официального опубликования предварительных итогов Всероссийской переписи населения 2010 года.

Документы переписи на бумажных носителях и/или в электронном виде (за исключением переписных листов) по перечню, утвержденному вместе с Правилами, будут храниться в Федеральной службе государственной статистики и ее территориальных органах в соответствии с установленными в перечне сроками хранения (п.3).

Хранение переписных листов и других документов Всероссийской переписи должно осуществляться в условиях, при которых обеспечивается предотвращение утраты, искажения, подделки информации в соответствии с законодательством РФ.

Перечень включает 18 видов документов (за исключением переписных листов), из них 13 видов документов предполагается хранить только на бумажных носителях (72%); 5 - на бумажных носителях и в электронном виде. После публикации результатов, только в электронном виде будут храниться переписные листы.

Двум видам документов, которые планируется хранить, в том числе и в электронном виде, установлен постоянный срок хранения (11%).

Мой комментарий: Данным нормативным документом утвержден мини-перечень документов с указанием сроков их хранения. Мне кажется, что это интересный опыт в плане установления/актуализации соков хранения не для всех документов ведомства разом, а для отдельной компактной их группы.

Будем надеяться, что прием электронных образов переписных листов на хранение в ГАРФ в этот раз пройдёт уже более-менее гладко, - тем более, что у ГАРФ еще есть несколько лет на подготовку.

С моей точки зрения, срок передачи электронных образов переписных листов на архивное хранение неоправданно затянут – я бы сделала это сразу же по завершении обработки бумажных переписных листов, когда ещё есть у кого уточнить недостающие сведения, и есть возможность, при необходимости, сверить электронные образы с бумажными или заново их отсканировать (в случае, если часть информации не будет читаться). Не нужно также давать ГАРФу шанс ещё раз «динамить» приём электронных документов в течение нескольких лет.

Я бы также записала в документе, что уничтожение бумажных переписных листов проводится не ранее приема на постоянное хранение в ГАРФ (с контролем качества графических образов и читаемости носителей) их электронных копий.

Источник: Консультант+
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=102988