воскресенье, 7 июня 2009 г.

Конференция MER 2009 в Чикаго: Взгляд на положение дел в управлении документами

О своих впечатлениях о конференции рассказывает Бассам Заркаут (Bassam Zarkout).

18-20 мая я участвовал в проходившей в Чикаго конференции «Управление электронными документами» (Managing Electronic Records, MER), организованной компанией Cohasset Associates, Inc. (сайт www.cohasset.com ). Посещение этой конференции стало ежегодным ритуалом, - здесь профессионалы в области управления документами (и старые друзья) встречаются и пытаются осмыслить, где отрасль находится  и куда движется.

Что-то изменилось в этом году ... произошёл очень интересный сдвиг. Появилось ощущение, что управление документами как дисциплина медленно, но верно движется под «крышу» «управления информацией» (Information Governance, IG), новой развивающейся дисциплины, охватывающей выемку и извлечение электронных документов (в ходе судебных споров), защиту персональных данных, управление контрольной информацией (журналами аудита), управление жизненным циклом информации (ILM) при её хранении, управление правами на использование цифрового контента и т.д.

Складывается впечатление, что «миссия» управления документами фундаментально изменяется, по крайней мере, по двум направлениям:

1) Организации хотят управлять всеми аспектами жизненного цикла своих документов, а не просто решать вопросы их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения:
  • Жизненный цикл метаданных может отличаться от жизненного цикла самих документов (такое требование присутствует в стандартах DoD 5015.2 и MoReq2);

  • Открытые ключи (функционирование которых поддерживается инфраструктурой открытых ключей PKI), которые контролируют доступ к документам вне пределов организации, должны иметь собственный жизненный цикл, и этот жизненный цикл должен быть увязан с жизненным циклом самих документов;

  • Правила жизненного цикла в ILM-блоке системы хранения уже не могут оставаться независимыми от жизненного цикла документа, устанавливаемого нормативными документами, регламентирующими его срок хранения и последующие действия;

  • Большинство законов о защите персональных данных ограничивают сроки хранения «сверху» (в том числе, предельный срок хранения может быть привязан к событию - вы должны уничтожить документ после наступления указанного события), и / или требуют анонимизации (обезличивания) документов на каком-то этапе их жизненного цикла.
Все больше и больше оспариваются претензии отрасли управления документами на всеобъемлющий контроль над жизненным циклом документов. В рамках дисциплины «управления информацией», специалисты в области управления документами  является важными (я бы сказал, ключевыми) – но не единственными членами команды.

2) Одни и те же корпоративные политики должна распространяться на документы всех  форм и форматов, а не только на те документы, которые являются дискретными артефактами (т.е. на электронные и физические документов). Ниже приведены примеры:
  • Сохраняемая объёмная отчетность (выписки по счетам клиентов, телефонные счета и т.д.);

  • Содержимое приложений, работающих с базами данных (данные в системах автоматизированного проектирования и в географических информационных системах, финансовая отчетность, и т.д.)

  • Контент «хранилищ данных» (data warehouses).
Вывод: Очень трудно обосновать внедрение корпоративного решения для управления документами, если всё, что оно делает – это обработка одной группы документов, и только на одном из этапов их жизненного цикла.

Приведенная диаграмма иллюстрирует переход от управления лишь отдельными видами документов на некоторых этапах их жизненного цикла – к управлению всеми документами организации, на протяжении всего их жизненного цикла

Важность сказанного выше была подчёркнута в следующих двух докладах на конференции:

Первым было выступление  д-ра Кена Тибодё (Ken Thibodeau), директор проекта Национальных архивов США по созданию электронного архива (ERA Project).

Д-р Тибодё прямо высказался о "а) непрекращающемся умножении новых форм создания, сбора и объединения информации; б) всё более разнообразных способах применения технологий при ведении деловой деятельности, и в) расширении возможностей по повторному использования данных и их использованию в иных целях". Он также отметил, что "специалисты по управлению документами должны а) уметь работать со всеми проявлениями всепроникающей электронной информации; б) признать, что устоявшиеся методы и знания ограниченно применимы в киберпространстве, и в) увидеть те возможности, которые для профессии открывают электронные технологии ". Далее он описал, как требования к компонентам набора услуг по управлению документами (RMS, Records Management Services) будут изменять будущее дисциплины управления документами.

Второй доклад сделала Джулия Гейбл (Julie Gable), президент компании Гейбл Консалтинг, известный среди специалистов своими выступлениями.

Г-жа Гейбл говорила об управления метаданными как «новом фронте в управлении документами». Она процитировала ряд судебных решений и стандартов (Sedona, ISO 23081-1, MoReq2), которые подчеркивают важность метаданных при управлении жизненным циклом документов.

Корпоративную модель управления документами  она описала как федеративное решение, ядром которого является «Центральный каталог», нормализованное мастер-хранилище всех метаданных документов в рамках предприятия. В конце своего выступления она  описала RSD GLASS  (нашу собственное базовое решение для управления  информацией), в качестве наиболее яркого примера этой новой волны решений.

Мне кажется, что отрасль управления документами уже достигла той точки, когда ей необходимо пересмотреть многие из своих исходных предпосылок ... и придти к  «решению», учитывающему меняющиеся потребности миссии по «управлению информацией».

«Управление информацией» (Information Governance) – это командный вид спорта (в гораздо большей степени, чем им когда-либо было управление документами) ... и место в «команде» нужно заслужить! Профессионалы в области ИТ, защиты персональных данных и управления жизненным циклом в системах хранения  уже позиционирования себя в качестве активных участников этой игры. Специалисты по управлению документами должны дать достойный ответ на этот вызов, и выйти за узкие рамки внутренних дискуссий о тонкостях классификации документов и  обсуждения причин того, почему корпорации часто не уделяют должного внимания и не выделяют достаточных средств на управление документами.

Бассам Заркаут (Bassam Zarkout)

Источник: блог RSD
http://blogs.rsd.com/corporate/2009/06/index.html

Комментариев нет:

Отправка комментария