Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 16 октября 2023 года на сайте компании Lucidea.Управление документами и обеспечение их долговременной сохранности чрезвычайно важны для эффективного функционирования организаций и сохранения культурного наследия.
Модель континуума документов (records continuum model –
австралийская модель, противостоящая традиционной модели на основе жизненного цикла документов. Данная модель оказала позитивное влияние на теоретическое осмысление произошедших перемен в работе с документами, в первую очередь связанных с появлением электронных документов и широким внедрением ИКТ. В то же время сама теория континуума так и не сумела получить мировое признание и осталась нишевой для стран Австралазии – Н.Х.) представляет собой сдвиг парадигмы в теории, который устраняет разрыв между ролями архивистов и специалистов по управлению документами.
Данная модель отходит от традиционного взгляда на архивистов и специалистов по управлению документами как на специалистов, которые работают независимо друг от друга в своих нишах. Вместо этого модель континуума предусматривает интегрированный подход к управлению документами и обеспечению их сохранности. Модель континуума признаёт, что функции управления документами и архивного дела взаимосвязаны, и что сотрудничество между этими дисциплинами необходимо для реализации всесторонней эффективной стратегии управления информацией.
Ключевые элементыВ основе модели лежит управление документами от момента их создания до уничтожения либо долгосрочного хранения. На протяжении всего жизненного цикла архивисты и специалисты по управлению документами взаимодействуют друг с другом в ключевые моменты, обеспечивая плавный переход и практическое обеспечение сохранности ценных документов.
Сотрудничество между архивистами и специалистами по управлению документами начинается в момент создания документов (
на самом деле в отношении многих видов документов, особенно в государственном секторе, это сотрудничество начинается ещё до создания документов и документных систем – например, в виде работы по установлению сроков хранения и определения действий по их истечении; по установлению требований к обрабатывающим документы информационным системам; по регламентации свойств носителей информации, используемых для создания документов длительного и постоянного сроков хранения; по регламентации реквизитов и метаданных и т.п. – Н.Х.) . Сюда входит разработка руководств по созданию документов, обеспечение надлежащей классификации документов и захват необходимых метаданных, которые облегчают управление документами на протяжении всего их жизненного цикла.
Ключевым моментом является момент перехода от активного к неактивному использованию и затем к архивному хранению (
Из сказанного видно, что автор на самом деле не очень хорошо понимает теорию континуума, которая как раз отрицает наличие чётко определенных этапов, через которые документ проходит последовательно – в теории континуума допускается нахождение документа как бы одновременно на нескольких традиционных этапах, например, выполнение определенных архивных операций и повторное использование документов одновременно с их активным использованием по первоначальному назначению – Н.Х.). Архивисты играют ключевую роль в определении того, какие документы имеют непреходящую ценность и заслуживают долгосрочного хранения. В то же время специалисты по управлению документами обеспечивают уничтожение не имеющих постоянной или длительной ценности документов в соответствии с законодательно-нормативными требованиями.
Чего хотят архивистыДля укрепления модели важно понимать желания архивистов. Архивисты хотят иметь возможность, когда это необходимо, пересиливать указания по срокам хранения и действиям по их истечении (и составленные из них перечни) с целью захвата в архивные фонды документов, имеющих значительную историческую ценность. Такая гибкость позволяет им сохранять документы, которые, возможно, не вписываются в жёсткие перечни, но содержат ключевую информацию для понимания прошлого.
Еще одним пожеланием архивистов является использование упрощенных систем индексации дел. Простота систем классификации даст возможность создателям документов легко следовать рекомендациям, что приведёт к лучшей организации документов и более простому поиску по ним в будущем.
Архивисты также выступают за использование ограниченного числа серий документов с различными сроками хранения. Такой подход позволяет им сосредоточить внимание на наиболее исторически ценных документах и не обременять себя бессрочным хранением всех документов.
Наконец, для архивистов первостепенное значение имеет контекст. Понимание процесса создания документов и более широкого исторического и социального контекста повышает ценность и обеспечивает надлежащее сохранение документов.
Нежизнеспособное разделение
Признание необходимости сотрудничества и понимание неустойчивости раздельного существования архивистов и специалистов по управлению документами (
напомню, что в ряде мировых традиций, например, во французской, архивисты и специалисты по управлению документами рассматривались и рассматриваются как представители одной профессии – Н.Х.) имеет критически-важное значение. В эпоху цифровых технологий обеспечение долговременной сохранности документов становится общей ответственностью. Технологические достижения дают возможность архивам вмешиваться в жизненный цикл документа гораздо раньше, что требует сотрудничества начиная с момента создания документа.
Архивистам, в частности, необходим доступ к информации о процессе и контексте создания электронных документов. Эти знания повышают ценность документов и обеспечивают надлежащее обеспечение их долговременной сохранности
Укрепление взаимоотношенийЧтобы способствовать развитию отношений сотрудничества, архивисты и специалисты по управлению документами должны понимать приоритеты друг друга. Регулярное общение и возможности для совместного обучения могут способствовать такому взаимопониманию, что приведёт к более всестороннему подходу к управлению информацией.
Решение фундаментальных вопросов – таких, как нахождение баланса между непосредственными потребностями деловой деятельности и обеспечением сохранности исторических документов - может привести к решениям, которые пойдут на пользу обеим профессиям. Предусматривающие сотрудничество проекты, предполагающие совместное принятие решений, также могут способствовать укреплению взаимоотношений между представителями различных «информационных» профессий.
Объединенные континуумомМодель континуума документов представляет собой прогрессивный, унифицированный подход к управлению информацией, связывающий роли архивистов и специалистов по управлению документами. Совместно обе профессии могут эффективно обеспечивать долговременную сохранность документов и более широкого культурного наследия, взаимодействуя друг с другом в ключевые моменты жизненного цикла документов и используя единое понимание и передовые практики.
Данная точка зрения бросает вызов традиционному разделению на архивистов и специалистов по управлению документами, продвигая интегрированный подход к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов. По мере эволюции цифрового ландшафта сотрудничество между двумя профессиями становится все более важным, обеспечивая, что ценные документы не будут потеряны для истории и что коллективная память сбудет сохраняться с течением времени.
Марго Ноут (Margot Note)Мой комментарий: Будучи сама профессиональным архивистом, Марго Ноут не очень хорошо понимает, что следует со своей стороны сделать архивистам, чтобы не только найти общий язык со специалистами по управлению документами, но и повысить собственный статус и зарплату. Я бы в первую очередь отметила следующие моменты:
- Архивисты не должны забывать, кто платит им зарплату – им не стоит пытаться создавать проблемы своему работодателю и вводить его в расходы, в том числе посредством навязывания морально устаревших технологий и процессов работы с документами. Наоборот, они должны всячески стараться продемонстрировать измеримую экономическую отдачу от своей деятельности. Если же работодателя действительно нужно в чём-то переубедить, то ссылаться при этом нужно (заранее заручившись поддержкой других структурных подразделений и служб) на законодательство, судебную практику и экономические расчёты, а не на Росархив;
- Архивисты, не забывая о сохранении исторической памяти, должны намного активнее поддерживать основную оперативную деятельность организации и помогать организации в отстаивании своих прав в судебных спорах, при проведении контрольных мероприятий и т.д. – тогда на архивное подразделение не будут смотреть как на чисто затратное;
- Во многих организациях сейчас нецелесообразно организовывать отдельное хранение оперативных и архивных документов, особенно когда речь идёт об электронных документах. Архиву организации желательно как можно скорее забирать документы у деловых подразделений, и особенно – электронные. Меры по обеспечению долговременной сохранности электронных документов на практике также приходится принимать ещё до их создания. Таким образом может пойти слияние двух профессий не на словах, а в ходе практической работы.
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/the-records-continuum-model-bridging-the-gap/
%202-0.png)
