Закон Евросоюза об искусственном интеллекте и правовые обязательства по стратегическому управлению информацией

Данная заметка бывшего Главного архивиста Новой Зеландии, ныне консультанта в сфере искусственного интеллекта, машинного обучения и управления информацией и данными Стивена Кларка (Stephen Clarke) была опубликована 7 июля 2025 года на сайте LinkedIn.

Закон Евросоюза об искусственном интеллекте (Artificial Intelligence Act, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2024/07/blog-post_18.html - Н.Х.) определяет «документ ИИ» (AI Record) как «любую информацию, документирующую разработку, развертывание и эксплуатацию системы ИИ» и устанавливает обязательство: «Поставщики должны документировать проектирование, разработку и предполагаемое использование системы ИИ».

Мой комментарий: Как легко проверить, ни термина «документ ИИ», ни процитированного требования европейский Закон об ИИ не содержит! Автор, скорее всего, воспользовался не вполне надёжным вторичным источником… Но вот положений о документировании информации разного рода в законе, действительно, очень много.

Вообще, термин «документ ИИ» - это специфически австралийский сленг. Например, на сайте Национальных Архивов Австралии (NAA) выложено руководство «Информационный менеджмент в отношении документов, созданных с использованием технологий искусственного интеллекта (ИИ)» (Information management for records created using Artificial Intelligence (AI) technologies, https://www.naa.gov.au/information-management/manage-information-assets/types-information/information-management-records-created-using-artificial-intelligence-ai-technologies ), в котором есть следующий раздел:

Какие существуют типы документов ИИ (AI records)?

В число типов документов, обычно генерируемых технологиями ИИ или связанных с использованием этих технологий, входят:

• выходные документы и данные, такие как созданный генеративным ИИ контент, сгенерированные ИИ традиционные рекомендации и результаты анализа данных,
  
  
• подсказки (prompts), инструкции, параметры и иные входные данные,
  
  
• исходные наборы данных, включая наборы обучающих данных,
  
  
• административные документы, поддерживающие разработку, внедрение и управление системами ИИ, такие как проектная документация систем ИИ, а также политики и процедуры, касающиеся ИИ.

Я просто не вижу инструментов управления документами, которые бы поддерживали выполнение этих требований – где указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении, где схемы метаданных для управления документами ИИ, где политики управления документами и информацией ИИ и т.д.? То ли все разрабатывают их тайком, то ли просто подвергают себя огромному риску неисполнения законодательно-нормативных требований...

И это не просто проблема, специфическая для европейского закона об ИИ - аналогичные обязательства существуют в отношении управления документами и информацией для всех видов систем обработки данных/информации (включая системы ИИ), и во многих, если не во всех юрисдикциях.

Если Вы еще начали такую работу, то самое время инвестировать в развитие этих возможностей и/или сделать их основной частью любого плана проектирования и внедрения систем ИИ, а также моделей стратегического управления информацией.

Стратегическое управление информацией - это также и стратегическое управление ИИ!

Стивен Кларк (Stephen Clarke)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/steffclarke_the-eu-ai-act-and-the-legal-obligation-activity-7347760109726388224-fLqr 

Новая книга известного эксперта в области архивного дела Марго Ноут «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/08/1_0139462126.html )

Во второй части поста о новой книге Марго Ноут я хочу предложить читателям полный перевод раздела «Введение».

Тем временем Марго Ноут (на фото) завершает работу над своей новой книгой «основы финансирования для архивистов» (Financial Foundations for Archivists), которая выйдет в 2006 году в издательстве Блумсбери (Bloomsbury)

«Архивисты работают в условиях, в которых финансовая стабильность столь же важна, как и управление архивными фондами и коллекциями. Ограниченное финансирование, конкурирующие приоритеты и необходимость обоснования расходов требуют стратегического планирования и адаптивности. Для решение экономических проблем требуется нечто большее, чем просто бюджетный контроль; для этого нужны активная информационно-пропагандистская работа, инновации и планирование.

В книге «Финансирование будущего ваших архивов» подчеркивается роль финансового менеджмента в обеспечении устойчивости и жизнеспособности архивных программ. Многие архивисты сталкиваются с трудностями при составлении бюджета и при обеспечении финансирования и долгосрочной жизнеспособности, одновременно управляя при этом развитием фондов и коллекций, взаимодействием с общественностью и решая задачу обеспечения долговременной сохранности цифровых материалов. Для достижения успеха нужно научиться балансировать между своими обязанностями в качестве ответственных хранителей, финансовых менеджеров и специалистов по стратегическому планированию.

В данной книге подчеркиваются важность согласования целей архивной работы с миссией организации и та ключевая роль, которые архивы играют в достижении организацией успеха. В книге представлены стратегии разработки бюджета, демонстрации ценности архивной работы и получения поддержки заинтересованных сторон. Применяя методы, основанные на данных, архивисты могут оценивать эффективность своих услуг, обосновывать заявки на получение финансирования и выявлять возможности для роста. Эти стратегии помогают архивистам поддерживать стабильность в условиях неопределённости.

Изложенные в этой книге принципы дают архивистам возможность эффективно управлять ресурсами. Книга предлагает адаптивные подходы к интеграции финансового менеджмента со стратегическим планированием, применимые как для небольших архивов организаций, так и для коллекций сообществ и крупных архивохранилищ.

Каждая глава содержит рабочие листы, разработанные для улучшения практического освоения материала посредством использования на практике концепций финансового и стратегического планирования. Эти упражнения помогают архивистам при подготовке бюджетных прогнозов, составлении заявок на финансирование, разработке стратегий взаимодействия с заинтересованными сторонами и при решении других ключевых задач финансового менеджмента. Используя эти инструменты, читатели могут непосредственно применять изложенные в книге принципы в своей архивной среде, закрепляя полученные знания на практике.

Книга «Финансирование будущего ваших архивов» посвящена решению задачи создания жизнеспособных архивных программ. Донося ценность архивов до руководителей учреждений и заинтересованных сторон, архивисты могут добиваться выделения им критически важных ресурсов. Укрепление финансовых стратегий интегрирует архивы в деятельность по сохранению культурного наследия и развитию учреждений, тем самым повышая их роль.

Для поддержания жизнеспособности архивов необходимо обеспечить сохранность коллекций, а также реализовать стратегическое планирование и проводить информационно-пропагандистскую работу. Книга «Финансирование будущего ваших архивов» служит руководством по преодолению этих трудностей и закладке фундамента для устойчивой и жизнеспособной архивной работы.»

Из книги Марго Ноут (Margot Note) «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (Funding Your Archives’ Future: How to Secure Support and Budget for Success)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/ready-to-read-funding-your-archives-future/ 

Австралия: Опубликован Технический стандарт по использованию искусственного интеллекта в государственных органах

30 июля 2025 года на сайте Агентства цифровой трансформации Австралии (Digital Transformation Agency, DTA см. https://www.dta.gov.au/ ) в виде веб-документа был опубликован «Технический стандарт по использованию искусственного интеллекта в государственных органах» (Technical standard for government’s use of artificial intelligence, см. https://www.digital.gov.au/policy/ai/AI-technical-standard ).

Страница «Технического стандарта по использованию искусственного интеллекта в государственных органах» на сайте Агентства цифровой трансформации

Я хотела бы обратить внимание читателей на этот документ, поскольку, как это уже стало традиционным для австралийских стандартов, он отличается краткостью, хорошим структурированием и чёткостью формулировок. В информации о его публикации отмечается следующее:

«С целью обеспечения безопасного и ответственного использования искусственного интеллекта Агентство цифровой трансформации Австралии разработало «Технический стандарт по использованию искусственного интеллекта в государственных органах» для органов федерального правительства страны. Данный стандарт предоставляет собой практическое руководство для внедряющих ИИ в государственные системы технических специалистов и владельцев деловой деятельности, обеспечивая возможность органам исполнительной власти федерального правительства Австралии уверенно экспериментировать с ИИ и отрабатывать сценарии его использования.

Стандарт описывает передовой опыт сквозного проектирования, разработки, развертывания и использования систем ИИ. Он подтверждает приверженность правительства Австралии принципам этичного использования ИИ.

Закладывая базовую техническую основу, стандарт способствует укреплению более широкой экосистемы политик, концепций, руководств и рекомендаций. Он является ключевым фактором, способствующим наращивания потенциала в рамках федерального правительства, обеспечивая органам исполнительной власти возможность внедрять инновации с использованием ИИ, одновременно сохраняя общественное доверие и обеспечивая лучшие результаты для австралийцев.

На других страницах сайта также подчёркивается:

«Технический стандарт по использованию искусственного интеллекта в государственных органах» сводит воедино набор практик проектирования, разработки, развертывания и использования систем ИИ. Он подкрепляет ранее опубликованные австралийским правительством 8 принципов этичного использования ИИ в области (Australia's Artificial Intelligence Ethics Principles,  https://architecture.digital.gov.au/strategy/australias-artificial-intelligence-ethics-principles ), встраивая принципы справедливости, прозрачности и подотчётности в набор технических требований и рекомендаций.

Настоящий стандарт дополняет:

• Политику ответственного использования ИИ в государственном управлении (Policy for responsible use of AI in government, https://architecture.digital.gov.au/policy/responsible-use-of-ai-in-government ),
  
  
• Пилотную концепцию правительства Австралии обеспечения надёжности и безопасности искусственного интеллекта (Pilot Australian Government artificial intelligence assurance framework, https://architecture.digital.gov.au/standard/pilot-australian-government-artificial-intelligence-assurance-framework ), и 
  
  
• Добровольный стандарт безопасности ИИ Voluntary AI safety standard ( https://www.industry.gov.au/publications/voluntary-ai-safety-standard ).

Положения и критерии настоящего стандарта структурированы по этапам жизненного цикла ИИ, включая те, что применяются на всех этапах жизненного цикла. Ряд положений – хотя это и не сказано явно – непосредственно связан с деятельностью по управлению документами, информацией и данными.

Требования к обеспечению объяснимости и управлению предвзятостью систем ИИ

Источник: сайт Агентства цифровой трансформации Австралии
https://www.digital.gov.au/policy/ai/AI-technical-standard 
https://architecture.digital.gov.au/standard/government-use-ai 
https://www.digital.gov.au/policy/ai/AI-technical-standard/summary-requirements-standard 

Международный совет архивов (МСА) выложил вторую версию проекта своего «Стратегического плана на 2025–2029 годы»

Обновлённый проект теперь доступен уже сейчас, до его официальной презентации на Конгрессе МСА в Барселоне и утверждения Исполнительным советом МСА в октябре 2025 года.

Данная новость была опубликована на сайте Международного совета архивов (МСА) 20 июля 2025 года.

Международный совет архивов (МСА - International Council on Archives, ICA) рад представить вторую версию проекта своего «Стратегического плана на 2025–2029 годы» (Strategic Plan 2025–2029), подготовленную в рамках широкого инклюзивного процесса, отражающего мнения членов МСА, партнёров и профессиональных заинтересованных сторон во всем мире.

Мы приглашаем Вас ознакомиться с проектом и поделиться своими комментариями и предложениями с вице-президентом МСА по программной работе Мег Филлипс (Meg Phillips) до 1 сентября 2025 года.

Проект опирается на итоги глобального опроса, проведенного в середине 2024 года ( https://www.ica.org/help-ica-develop-its-next-strategic-plan-2025-2029/ ), за которым последовала работа в фокус-группах, проведение анкетирования и собеседований в период с декабря 2024 года по февраль 2025 года. В этих мероприятиях, проходившихся на английском, французском и испанском языках (но не на русском, который, по иронии, пока ещё остаётся официальным языком МСА. Руководству МСА никто пока  ещё не рассказал, что в современном мире, мире ИИ-инструментов и автопереводчиков, вообще-то уже нет необходимости ограничивать спектр используемых языков … Напомню также, что МСА присоединилась к санкционной политике в отношении представителей России. – Н.Х.), - приняли участие члены МСА, представители органов стратегического управления, молодые профессионалы МСА и внешние партнеры, такие как компании Ancestry, FamilySearch и Artefactual.

Руководство по стратегическому планированию обеспечило согласованность в рамках всех проводимых консультаций. В марте 2025 года группа планирования, состоящая из руководителей и координаторов МСА, проанализировала собранные материалы и выделила четыре стратегических приоритета:

• Профессиональное общение и сотрудничество. Члены МСА имеют возможность находить других членов МСА и связываться с ними с целью обмена знаниями и для совместной работы. 
  
  Мой комментарий: Эту задачу проще решить (не уплачивая членских взносов) с помощью социальных сетей. К тому же большинство ведущих мировых специалистов в области управления документами и архивного дела не являются индивидуальными членами МСА, а от организаций-членов – могу это сказать по личному опыту – пользы нет никакой.
  
  
• Обучение и повышение профессиональной квалификации. Члены МСА имеют легкий доступ к ресурсам, расширяющим их профессиональные знания и технические навыки в области архивного дела, управления документами и в смежных областях.
  
  Мой комментарий: В настоящее время у МСА практически нет ресурсов, о которых стоило бы говорить. Раньше это был доступ к стандартам МСА – но МСА давно уже не выпускает новых стандартов, а старые очень сильно устарели. Порой выпускаются достаточно любопытные видеоматериалы на английском языке, но они и так находятся в свободном доступе. Остается участие в – пока ещё достаточно содержательных – конференциях и конгрессах МСА, но это дорогостоящее удовольствие, которое подавляющему большинству наших специалистов недоступно… Освоить возможности современных технологий и организовать распределенную сеть взаимного обучения и поддержки МСА так и не сумел (или не захотел).
  
  
• Стандарты и передовой опыт. Архивисты и другие заинтересованные пользователи имеют легкий доступ к актуальным и применимым (они ведь это всерьёз пишут! – Н.Х.) стандартам и передовым практикам, а также к руководствам, политикам, моделям и процедурам, которые поддерживают их профессиональную деятельность.
  
  
• Информационно-пропагандистская деятельность. МСА и ее члены обладают всем необходимым для того, чтобы убеждать обладающих влиянием и властью лиц, включая законодателей и разработчиков политик, а также специалистов в других областях и широкую общественность, в необходимости поддержки и выделения ресурсов для архивных учреждений и архивистов.
  
  Мой комментарий: Интересно, каким же сногсшибательным инструментом убеждения располагают члены МСА? По моему, это просто мечты …

В Стратегическом плане также обозначены четыре условия, обеспечивающие его реализацию: это хорошее стратегическое управление, четкое и своевременное распространение информации, прочное финансовое положение и сильный состав членов МСА.

Мой комментарий: Я бы сказала, что первые два условия выполняются где-то «на троечку», а последние два отсутствуют …

В этой второй версии проекта (доступной на английском, французском и испанском языках – но не на русском; похоже, ни мы им сейчас не интересны, ни они нам – Н.Х.) учтены замечания Исполнительного совета и Программной комиссии МСА. В настоящее время проект выложен для ознакомления членам МСА и более широкого архивного сообщества в преддверии Конгресса МСА в Барселоне, где он будет официально представлен на Генеральной ассамблее МСА.

Скачать вторую версию проекта «Стратегического плана ICA на 2025–2029 годы» на английском языке, объёмом 7 страниц, можно по адресу https://www.ica.org/app/uploads/2025/07/ICA-Strategic-Plan_2025-2029.pdf .

Если Вы хотите оставить отзыв по этому проекту, пожалуйста, отправьте свои комментарии и предложения вице-президенту МСА по программной работе Мег Филлипс (Meg Phillips) по адресу phillips@ica.org до 1 сентября 2025 года. Окончательный текст Стратегического плана будет представлен на официальное утверждение Исполнительным советом в октябре 2025 года.

Мы призываем всех членов МСА ознакомиться с этой важной «дорожной картой» будущего МСА и внести свой вклад в её разработку.

Мой комментарий: Я прочитала этот документ и обнаружила в нём много красивых, но пустых слов – не столько про конкретные, наболевшие проблемы отрасли, сколько про инклюзивность и политкорректность, да про «давайте жить дружно». Печально наблюдать, как когда-то авторитетная и полезная международная организация, начинавшаяся как высокоуровневый межгосударственный проект, продолжает тихо увядать и даже не пытается хоть как-то приспособиться к современным условиям …

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/ica-shares-second-draft-of-strategic-plan-2025-2029/  

Новая книга известного эксперта в области архивного дела Марго Ноут «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (1)

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 25 августа 2025 года на сайте компании Lucidea.

Мы (компания Lucidea – Н.Х.) рады сообщить, что новая книга Марго Ноут (Margot Note) «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (Funding Your Archives’ Future: How to Secure Support and Budget for Success, объёмом 121 страница на английском языке, см. https://lucidea.com/ebooks/funding-your-archives-future ) теперь доступна в издательстве Lucidea Press. Если вы профессионал в области архивного дела, стремящийся найти баланс между энтузиазмом и планированием, то эта книга для вас!

Мой комментарий: Читатели моего блога хорошо знакомы с идеями Марго Ноут по многочисленным переводам её постов, подборку которых можно найти здесь:  http://rusrim.blogspot.com/search?q="Марго+Ноут+(Margot+Note)"&updated-max=2024-02-07T11:00:00%2B03:00&max-results=20&start=11&by-date=true 

Архивисты работают в условиях, в которых финансовая стабильность столь же важна, как и управление архивными фондами и коллекциями. Для решение экономических проблем требуется нечто большее, чем просто бюджетный контроль; для этого нужны активная информационно-пропагандистская работа, инновации и планирование.

Изложенные в книге «Финансирование будущего ваших архивов» принципы дают возможность архивистам эффективно управлять ресурсами. В этой книге представлены адаптивные подходы к интеграции финансового менеджмента со стратегическим планированием, применимые как для небольших архивов организаций, так и для коллекций сообществ и крупных архивохранилищ.

Содержание книги следующее:

Введение: Баланс между энтузиазмом и планированием
1. Основы стратегического планирования: Мыслить масштабно, действовать разумно
2. Основы бюджетирования: Управление финансовыми проблемами
3. Отстаивание ресурсов: Подготовка делового обоснования для получения финансирования
4. Прогнозирование будущего: Планирование устойчивого развития
5. Принятие решений на основе данных: Использование показателей для измерения успеха
6. Стратегические партнёрства: Привлечение внутренних и внешних союзников
7. Преодоление нестыковок: Согласование стратегии с повседневной деятельностью
8. Лидерство в управлении финансами: Как стать защитником и добытчиком ресурсов
9. Повышение эффективности за счёт автоматизации: Использование технологий для управления архивными фондами и коллекциями
Заключение: Процветание благодаря подготовке

Книгу «Финансирование будущего ваших архивов» просто обязаны прочитать архивисты, стремящихся создать жизнеспособные архивные программы. Для поддержания жизнеспособности архивов необходимо обеспечить сохранность коллекций, а также реализовать стратегическое планирование и проводить информационно-пропагандистскую работу. Книга эксперта в области архивного дела Марго Ноут служит всесторонним руководством по преодолению этих трудностей и закладке фундамента для архивной работы в будущем.

Компания Lucidea рада предложить Вам бесплатный доступ к этой электронной книге, которую можно скачать по адресу https://lucidea.com/ebooks/funding-your-archives-future (при условии предоставления определённых персональных данных – Н.Х.).

Марго Ноут (Margot Note)

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/08/2_01923679330.html )

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/ready-to-read-funding-your-archives-future/ 

ИСО и МЭК: Опубликован новый стандарт ISO/IEC 42006:2025 «Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента искусственного интеллекта»

В конце июля 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового международного стандарта ISO/IEC 42006:2025 «Информационные технологии – Искусственный интеллект - Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента искусственного интеллекта» (Information technology - Artificial intelligence - Requirements for bodies providing audit and certification of artificial intelligence management systems) объёмом 38 страниц, см. https://www.iso.org/standard/42006 и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:44546:en .

Стандарт подготовлен подкомитетом SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial intelligence) Объединенного технического комитета ИСО/МЭК JTC1. О работе над ним я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2023/12/isoiec-dis-42006.html .

В аннотации на стандарт отмечается:

Что представляет собой стандарт ISO/IEC 42006?

Стандарт ISO/IEC 42006 устанавливает дополнительные требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента искусственного интеллекта (artificial intelligence management systems, AIMS) на соответствии требованиям стандарта IEC 42001:2023 «Информационные технологии – Искусственный интеллект - Система менеджмента» (Information technology - Artificial intelligence - Management system, см. https://www.iso.org/standard/81230.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81230:en -  а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/12/isoiec-420012023.html . Данный стандарт в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 42001-2024 «Искусственный интеллект. Система менеджмента», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=263961 , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/01/42001-2024.html ).

Стандарт ISO/IEC 42006 расширяет требования стандарта ISO/IEC 17021-1:2015 «Оценка соответствия - Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента - Часть 1: Требования» (Conformity assessment - Requirements for bodies providing audit and certification of management systems - Part 1: Requirements, см. https://www.iso.org/standard/61651.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:61651:en  - Данный стандарт в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования», см. https://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=218000 ). Он обеспечивает, чтобы органы по сертификации действовали с необходимой компетентностью и строгостью при оценке организаций, разрабатывающих, внедряющих или предлагающих системы искусственного интеллекта.

В чём важность стандарта ISO/IEC 42006?

С системами искусственного интеллекта (ИИ) связано возникновение уникальных проблемы в таких областях, как этика, качество данных, менеджмент риска и прозрачность. Для подтверждения того, что организация ответственно подходит к решению этих проблем, аудиторам необходимы специальные знания и чёткие правила проведения оценки. Стандарт ISO/IEC 42006 обеспечивает последовательное и достоверное проведение аудита и сертификации систем менеджмента ИИ, давая клиентам и заинтересованным сторонам уверенность в том, что сертифицированные организации соответствуют ожиданиям, изложенным в стандарте ISO/IEC 42001.

Преимущества

• Более чёткие сформулированные ожидания в отношении органов по сертификации, проводящих оценку систем менеджмента ИИ,
  
  
• Более высокое доверие к результатам сертификации на соответствие требованиям к системе менеджмента ИИ (AIMS),
  
  
• Способствование надёжному и последовательному аудиту связанных с ИИ рисков, а также мер и средств контроля и управления, 
  
  
• Повышение прозрачности и доверия со стороны клиентов и регулирующих органов.

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины, определения, обозначения и сокращения
4. Принципы
5. Общие требования
6. Структурные требования
7. Требования к ресурсам
8. Информационные требования
9. Требования к процессу
10. Требования систем менеджмента в отношении органов по сертификации
Приложение A: Время проведения аудита
Приложение B: Примеры расчёта времени аудита 
Приложение C: Шаблон сертификационного документа
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/42006 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:44546:en 

Важнейшая роль э-раскрытия информации (eDiscovery) в современной деловой деятельности

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 25 июля 2025 года на блоге компании Formtek.

Мой комментарий: Электронное раскрытие (э-раскрытие, англоязычный термин e-discovery) - это элемент процессуального права англосаксонских стран, представляющий собой процедуру обязательного выявления и раскрытия сторонами гражданского спора всех (именно – всех!) относящихся к рассматриваемому делу электронных документов и информации. Термин также применяется в отношении раскрытия информации перед регуляторами или правоохранительными органами в случае расследования. Электронное раскрытие является частью общей процедуры раскрытия (discovery), охватывающей все документы и информацию, находящиеся в распоряжении и под контролем организации.

Электронное раскрытие информации (э-раскрытие – e-Discovery) стало незаменимым инструментом для деловых организаций, работающих сегодня в условиях сложного нормативно-правового ландшафта. Процесс выявления, сбора и предоставления сохраняемой в электронном виде информации (ESI – термин американского права, перекочевавший также в международные стандарты ИСО/МЭК; по сути – это просто хранимая организацией электронная информация – Н.Х.), в ходе судебных разбирательств и расследований помогает организациям смягчать риски, обеспечивать соблюдение законодательно-нормативных требований и принимать обоснованные решения. В условиях стремительного роста объёмов данных и ужесточения законодательно-нормативных требований, эффективные решения для э-раскрытия уже не являются чем-то необязательным - они стали стратегической необходимостью.

Мой комментарий: Если уж говорить всю правду, то э-раскрытие – процесс сложный и дорогостоящий, создающий большие риски и требующий привлечения высококвалифицированных специалистов. Были случаи, когда выполнение требований в отношении э-раскрытия разоряло компании (либо использовалось для шантажа противостоящей стороной в судебном споре). Э-раскрытие прямо не связано с основной деловой деятельностью, так что странно говорить о каком-то «обоснованном принятии решений». 

В то же время наличие обязательного всестороннего э-раскрытия в англосаксонском праве избавляет соответствующие страны от необходимости широко использовать популярные у нас криптографические механизмы вроде усиленных электронных подписей – противника в судебном споре можно легко «размазать» объёмами принудительно раскрываемой информации и тем, что в ней можно «откопать» (при этом речь идёт о любой зафиксированной информации, а не только о той, которую кто-либо считает «документами»). Кроме того, появление э-раскрытия в своё время резко повысило статус и зарплату отвечавших за это специалистов, в числе которых было немало специалистов по управлению документами.

Как э-раскрытие улучшает процесс принятия решений

В основе э-раскрытия лежит надлежащее управление данными, обеспечивающее доступность, точность и практическую ценность информации. Централизованные хранилища данных, автоматическая классификация и расширенные возможности поиска позволяют компаниям быстро отыскивать важные доказательства в ходе судебных разбирательств или расследований. Например, во время слияний или поглощений инструменты э-раскрытия могут использоваться для анализа электронных документов приобретаемой компании для выявления имеющихся у неё обязательств или пробелов в соблюдении законодательно-нормативных требований, напрямую влияя на условия и оценку сделки. Фирма IBM отмечает, что стратегическое управление структурированными данными сокращает до 50%, задержку при принятии решений, что подтверждает ценность э-раскрытия для оперативной деятельности.

Оптимизация управления данными для э-раскрытия

Чтобы максимизировать эффективность э-раскрытия, коммерческим организациям следует:

• Внедрить облачное архивирование для консолидации электронных писем, сообщений в чатах и файлов, - в форматах, поддерживающих возможность поиска;
  
  
• Внедрить аналитику на основе искусственного интеллекта для автоматизации экспертизы документов и выявления привилегированного или конфиденциального контента (т.е. контента, который по закону можно не раскрывать противостоящей стороне – Н.Х.);
  
  
• Проводить обучение сотрудников политикам хранения данных для предотвращения рисков порчи доказательств (порчей доказательств по большей части признается преждевременное их уничтожение, и если компанию на этом поймают, то проигрыш ею судебного спора практически гарантирован; а в худшем случае виновные рискуют надолго отправиться в тюрьму – Н.Х.).

Применение в реальных условиях

Одна глобальная розничная сеть использовала программное обеспечение для э-раскрытия, чтобы быстро отреагировать на запрос данных, поступивший на основании положений Закона штата Калифорния (США) о защите неприкосновенности частной жизни потребителей (California Consumer Privacy Act, CCPA), - избежав в результате штрафов за счет точного выявления данных клиентов в более чем 20 системах. 

Аналогичным образом, одна компания из списка Fortune 500 сократила судебные издержки на 40% после внедрения «предсказательного кодирования» (predictive coding) с целью приоритизации относящихся к делу документов. 

Эти примеры демонстрируют, каким образом интеграция э-раскрытия с управлением данными преобразует исполнение законодательно-нормативных требований посредством действий после инцидентов - в стратегию действий «на опережение».

По мере эволюции законов о защите персональных данных и роста числа судебных разбирательств по трудовым спорам, инвестиции в надежные средства и инструменты э-раскрытия будут оставаться крайне важными для обеспечения жизнеспособности организации и получения ею конкурентных преимуществ.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-critical-role-of-ediscovery-in-modern-business-operations/ 

Выложена предварительная программа Конгресса Международного совета архивов, который пройдёт в Барселоне (Испания) 27-30 октября 2025 года

8 августа 2025 года на сайте Конгрессе МСА 2025 года в Барселоне (см. https://icabarcelona2025.cat/ ), который пройдет под девизом «Зная прошлое, создавать будущее» (Knowing Pasts, Creating Futures), была выложена предварительная программа, которую можно скачать по адресу: https://icabarcelona2025.cat/assets/programme/ICA%20Barcelona%202025%20Congress%20Preliminary%20Programme.pdf 

В программу включено свыше 300 докладов и семинаров. 

В программу включено очень много докладов на нескольких языках по тематике использования ИИ в архивном деле и обучении (в свой список я включила лишь часть из них). Вообще обобщающих выступлений по актуальным проблемам архивной теории и практики не очень много; доминируют описания конкретных примеров из практики. В то же время довольно много докладов с политическим подтекстом по тематике текущих и прошлых конфликтов. Моё внимание привлекли следующие доклады:

28 октября: 

• Пекка Хенттонен (Pekka Henttonen, Финляндия) «Вызов модели континуума документов» (Challenging Records Continuum Model)
  
  
• Вут ван дер Рейден (Wout van der Reijden, Нидерланды) «Концепция DUTO: Достижение устойчивой доступности информации с использованием подхода «запроектированного архивирования»» (The DUTO framework: achieving sustainable accessibility of information using an archiving by design approach)
  
  
• Антонио Гонсалес Кинтана (Antonio González Quintana) «Право знать против права быть забытым: Европейские архивы и закон GDPR о защите персональных данных» (Derecho a saber frente a derecho al olvido: los archivos europeos ante el Reglamento General de Protección de Datos) (на испанском языке)
  
  
• Зои Наваррете (Zoé Navarrete, Франция) «GIROPHARES: Платформа Национальных архивов Франции для коллективного описания архивных документов» (GIROPHARES: une plateforme des Archives nationales de France pour la description collaborative des archives) (на французском языке)
  
  
• Жун Шень (Rong Shen, Китай) «Искусственный интеллект и трансформация архивных исследований: Онтология, эпистемология и методология» (Artificial Intelligence and the transformation of archival studies: ontology, epistemology, and methodology)
  
  
• Энн Мэй (Ann May, США) «Рассекречивание исторических документов в цифровую эпоху: Использование возможностей искусственного интеллекта» (Declassification of Historical Records in the Digital Age: Harnessing Artificial Intelligence)
  
  
• Кевин Джозеф Ху (Kevin Joseph Khoo, Сингапур) «Архивы в эпоху искусственного интеллекта: Подготовка архивистов завтрашнего дня» (Archives in the AI Era: Preparing the Archivist of Tomorrow)
  
  
• Хали Аллахмагани (Khali Allahmagani, Нигерия) «Навигация по ландшафту цифровой революции: Готовность архивистов развивающихся стран к внедрению искусственного интеллекта и машинного обучения в деятельность по обеспечению долговременной сохранности архивных документов» (Navigating the Digital Revolution: Preparedness of Archivist in Developing Country for AI and Machine Learning adoption in Archives Preservation)
  
  
• Джулиана Алмейда (Juliana Almeida), Таня Гава (Tânia Gava), Хуссара Тейшейра (Jussara Teixeira, Бразилия) «Применение искусственного интеллекта в архивном деле: Автоматическая классификация документов» (Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en Archivística: clasificador automático de documentos) (на испанском языке)
  
  
• Кейбель Карпио Фернандес (Keybel Carpio Fernández), Джина Чакон Варгас (Gina Chacon Vargas), Алехандра Нуньес Сесилиано (Alejandra Núñez Ceciliano), Каталина Филлипс Гутьеррес (Catalina Phillips Gutiérrez), Хавьер Умана Уренья (Javier Umaña Ureña, Коста-Рика) «Трансформация архивов: Применение искусственного интеллекта для автоматизированного описания аудиоматериалов в Университетском архиве им. Рафаэля Обрегона Лории  Университета Коста-Рики (Archivo Universitario Rafael Obregón Loría - Universidad de Costa Rica, AUROL-UCR)» (Transformando Archivos: IA para Descripciones Automatizadas de Audios en el AUROL-UCR) (на испанском языке)
  
  
• Джон Агустин Рианьо (John Agustin Riaño), Йоханн Энрике Пирела (Johann Enrique Pirela, Колумбия) «Потенциал искусственного интеллекта в архивных процессах: Проблемы и возможности» (Potencialidades de la inteligencia artificial en los procesos archivísticos: retos y oportunidades) (на испанском языке)
  
  
• Жан-Клод Мбасси Ндзенге (Jean-Claude Mbassi Ndzengue, Габон) «Когда искусственный интеллект сеет сомнения: Распространение поддельных документов на фоне проблем управления электронными документами» (Quand l'intelligence artificielle sème le doute : la prolifération des faux documents face aux enjeux de gestion électronique des documents) (на французском языке)
  
  
• Круглый стол «Международные перспективы будущего архивного образования: Стратегии и методы подготовки архивистов завтрашнего дня» (International Perspectives on the Future of Archives Education: Strategies and Approaches to Prepare the Archivists of Tomorrow); ведущая Карен Джеймисон Триветт (Karen Jamison Trivette, США), участники Просковия Свард (Proscovia Svard, ОАЭ), Элизабет Майерс (Elizabeth Myers, США), Виктория Лемьё (Victoria Lemieux, Канада), Катарина Херинг (Katharina Hering, США), Джессика Буши (Jessica Bushey, США)

29 октября:

• Чэнь Цзи (Ji Chen), Янь Цзе (Jie Yan), Цзян Чуньчунь (Chunchun Jiang, Китай) «OFD/A: Новый формат для долговременного архивного хранения» (OFD/A: A new format for archival long-term preservation)
  
  
• Стефани Люк (Stephanie M. Luke), Регина Хеберлейн (Regine Heberlein, США) «Недостающее звено: Какова ситуация с использованием связанных данных?» (The Missing Link: Where Are We With Linked Data?)
  
  
• Рагна Кемп Харальдсдоттир (Ragna Kemp Haraldsdottir, Исландия) «Интересы на кону: Безопасность государственных документов в облачных сервисах» (Interests at stake: On the security of public records in cloud services)
  
  
• Танис Франко (Tanis Franco), Лиза Лоулис (Lisa Lawlis, Канада) «Ставим вопросы об облаке: Понимание будущего электронного архивного облачного хранения» (Throwing Questions at the Cloud: Understanding the Future of Digital Archival Cloud Storage)
  
  
• Маргарет да Силва (Margareth Da Silva), Кларисса Шмидт (Clarissa Schmidt), Алекс Холанда (Alex Holanda), Наташа Эрмида Силва (Natasha Hermida Silva, Бразилия) «Проверка аутентичности электронных архивных документов в процессе передачи в архивные учреждения» (La Verificación de la Autenticidad de los Documentos Archivísticos Digitales en el Proceso de Transferencia a las Instituciones Archivísticas) (на испанском языке)
  
  
• Зденка Семлич Райх (Zdenka Semlic Rajh), Мирослав Новак (Miroslav Novak), Спела Валадзия (Spela Valadzija, Словения) «Об «инстанциации» и «агрегации» в современной теории и практике архивного дела» (About "Instantiation" and "Aggregation" in Modern Archival Theory and Practice)
  
  
• Кан Юна (Yoona Kang), О Хё-Джон (Hyo-Jung Oh, Южная Корея) «Когда управление электронными документами пересекается с генеративным ИИ: Практическое применение и соображения» (When Electronic Records Management meets Generative AI: Practical Usages and Considerations)
  
  
• Султан Салем Альсаеди (Sultan Salem Alsaedi), Йомна Рамадан (Yomna Ramadan,, ОАЭ) «Влияние открытых данных, искусственного интеллекта и больших данных на обеспечение долговременной сохранности архивов в цифровую эпоху» (The Impact of Open Data, Artificial Intelligence, and Big Data on Archive Preservation in the Digital Era)
  
  
• Густаво Занини Канторски (Gustavo Zanini Kantorski), Маркос Винисиус Биттенкур де Соуза (Marcos Vinícius Bittencourt de Souza), Дайан Регина Сегабинацци Прадебон (Daiane Regina Segabinazzi Pradebon), Дебора Флорес (Débora Flores, Бразилия) «Архивное дело и машинное обучение: Автоматическая классификация архивных документов» (Archival Science and Machine Learning: Automatic Classification of Archival Documents)
  
  
• Франческа Маньони (Francesca Magnoni), Стефано Аллегрецца (Stefano Allegrezza), Мария Мата Каравака (María Mata Caravaca), Массимилиано Гранди (Massimiliano Grandi), Мария Герсио (Maria Guercio), Бруна ла Сорда (Bruna La Sorda), Италия и Бельгия «Роль искусственного интеллекта в выявлении или восстановлении архивных агрегаций электронных документов и в обогащении схем метаданных» (The role of Artificial Intelligence in identifying or reconstituting archival aggregations of digital records and enriching metadata schemas)
  
  
• Пол Энтони Маллон (Paul Anthony Mullon, ЮАР) «Применение ИИ в сфере обеспечения долговременной сохранности электронных материалов» (AI Applications in Digital Preservation)
  
  
• Круглый стол «Люди, власть и практика: Обеспечение будущего архивов посредством информатизации управления документами» (People, Power and Practice: Ensuring Future Archives through Recordkeeping Informatics); ведущая - Барбара Рид (Barbara Reed, Исландия); участники Рагна Кемп Харальдсдоттир (Ragna Kemp Haraldsdottir, Исландия), Аннет Деккер (Annet Dekker, Нидерланды), Фиорелла Фоскарини (Fiorella Foscarini, Канада), Серен Венделкен (Seren Wendelken, Новая Зеландия), Джиллиан Оливер (Gillian Oliver, Австралия), Чарльз Юргенс (Charles Jeurgens, Нидерланды)

30 октября:

• Ду Линьлинь (Linlin Du, Китай) «Исследование модели зрелости и способность управлять экспертизой ценности электронных архивных документов» (Research on the Maturity Model and Appraisal of Electronic Archives Management Capability)
  
  
• Хесус Мануэль Галан Санчес (Jesus Manuel Galan Sanchez, Италия) «Совершенствование стратегического управления информацией посредством управления документами» (Improving information governance through records management)

Источник: Сайт Конгресса МСА в Барселоне
https://icabarcelona2025.cat/programme/ 

Искусственный интеллект, архивы и будущее стратегического управления информацией: Ключевые итоги конференции NAGARA 2025

Данный пост президента и генерального директора Ассоциации по интеллектуальному управлению информацией (Association for Intelligent Information Management, AIIM) Тори Миллер Лю (Tori Miller Liu – на фото) был опубликован 24 июля 2025 года на сайте ассоциации AIIM.

Недавно я с большим удовольствием приняла участие в ежегодной конференции NAGARA 2025 в Оклахома-Сити, США ( https://nagara.org/annualconference ) в качестве основного докладчика. 

Мой комментарий: Данная конференция проводилась американской Национальной ассоциацией государственных архивистов и специалистов по управлению документами NAGARA (National Association of Government Archives and Records Administrators, https://nagara.org/ ).

Благодаря двухдневному общению с государственными архивистами и специалистами по управлению документами я смогла получить ценную информацию о том, что важно для федеральных, региональных и местных лидеров в сфере работы с информацией. Ниже приведены мои основные выводы по итогам этого способствующего размышлениям мероприятия.

Специалисты-практики по управлению информацией и контентом как лидеры в области ИИ

Центральной темой на протяжении всей конференции была ключевая по важности роль, которую должны играть специалисты по управлению документами в стратегическом управлении искусственным интеллектом (ИИ). Группа исследователей из Университета штата Канзас под руководством Даниэль Холл (Danielle Hall) и Райана Леймкюлера (Ryan Leimkuehler) убедительно продемонстрировала это в ходе своего годичного процесса разработки политики в области ИИ. Вместо запретительного подхода они разработали чёткие критерии различия между высокорискованными вариантами использования ИИ (вроде загрузки оценок сотрудников с целью создания отчётов) и низкорискованными вариантами (проведение мозгового штурма, проверка орфографии). Их ключевой вывод: «ИИ - это не просто техническая проблема, это проблема стратегического управления», требующая участия специалистов по управлению документами, понимающих в таких вопросах, как права собственности на данные, политики в отношении сроков хранения и концепции этичного использования.

Аналогичным образом, проект «ChatLoS» Мэрилендского университета продемонстрировал, как продуманное внедрение ИИ может трансформировать процесс доступа к материалам культурного наследия. Система, разработанная ими для коллекции «Наследие рабства» Архивов штата Мэриленд, показывает, что прозрачность и подотчётность - отличительные признаки хорошего управления документами - необходимы для этичного внедрения и применения ИИ. Каждый порождаемый ИИ ответ включает чёткие объяснения, прямые ссылки на исходные документы и прозрачные процессы принятия решений.

Подготовка к будущему, готовому к широкому использованию ИИ

Предложенная д-ром Гранта Джейкоби (Dr. Grant Jacoby) концепция управлении неструктурированными данными вызвала большой интерес у участников конференции, столкнувшихся с горами избыточного, устаревшего, тривиального контента (Redundant, Obsolete, Trivial – сокращённо ROT). Его основная мысль была чёткой: «Метаданные — это то, на чём живёт ИИ». Без точных, структурированных метаданных системы ИИ не смогут эффективно обрабатывать контент. Его вдохновляющие слова, сказанные в заключение: «Вы – волшебный единорог; Вы способны это сделать» — подчеркнули мысль о том, что специалисты информационных профессий обладают уникальными навыками, позволяющими соединить традиционное управление документами со стратегическим управлением на основе ИИ.

Человеческий фактор остаётся критически-важным

Несмотря на акцент на технологиях, конференция подтвердила, что человеческое суждение и забота по-прежнему играют первостепенную роль. В сильном пленарном докладе, посвящённом вторичной травме (secondary trauma – модная нынче тема о том, что архивисты, работающие с материалами, касающимися драматических, неприятных и т.п. событий, подвергаются эмоциональной «травме», и им за это причитается, образно говоря, «молоко за вредность» - Н.Х.), было привлечено внимание к тому факту, что архивистам, управляющим чувствительными коллекциями, необходима организационная поддержка, выходящая за рамки индивидуальной «самопомощи». Понятие «коллективной заботы» (collective care) легло в основу концепции защиты специалистов-практиков, которые обеспечивают сохранность материалов о сложных событиях, «повторно испытывая травму в то время, как идёт процесс восстановления».

Этот человеко-ориентированный подход также проявился в исследовании Всемирного банка (World Bank), проведенном Сальмой Беррадой эль Азизи (Salma Berrada El Azizi) по вопросу автоматизации процессов рассекречивания. В рамках проекта была проведена разработка инструментов ИИ для анализа грифов секретности/конфиденциальности и дат создания документов с целью подготовки рекомендаций по рассекречиванию, однако по-прежнему окончательное утверждение всех решений осуществляется человеком. Система сопровождает свои рекомендации оценками степени уверенности, но модель «человек в контуре» обеспечивает подотчётность и предотвращает чрезмерную зависимость от автоматического принятия решений. Данный подход демонстрирует, как ИИ может повысить эффективность при одновременном сохранении критически-важного для стратегического управления информацией надзора и контроля со стороны человека.

Взгляд в будущее: Стратегическое партнерство

Сделанное на конференции объявление о новом стратегическом партнерстве ассоциаций AIIM и NAGARA (https://info.aiim.org/aiim-and-nagara-announce-strategic-partnership-to-advance-information-and-records-management-profession , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/07/aiim-nagara.html - Н.Х.) стало отражением меняющийся ландшафта управления информацией. Это сотрудничество создаёт возможности для обмена знаниями между специалистами государственного и частного секторов, соединяя технологический фокус AIIM с опытом NAGARA в области управления государственными документами и архивами. Глядя на плодотворный обмен знаниями, имевший место на данной конференции, я с энтузиазмом смотрю на наше общее будущее, служащее интересам этого крайне важного профессионального сообщества.

Как неоднократно повторялось на протяжении всего мероприятия, документы принадлежат людям. Специалистам, занимающимся обеспечением сохранности, защитой и предоставлением доступа к этим документам, приходится прокладывать путь в условиях всё более сложного ландшафта, в рамках которого ИИ как открывает огромные возможности, так и создаёт серьёзные проблемы. Представленные на NAGARA 2025 идеи показывают, что сообщество специалистов по управлению информацией готово к тому, чтобы вдумчиво и ответственно руководить этой трансформацией.

Тори Миллер Лю (Tori Miller Liu)

Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/ai-archives-and-the-future-of-information-governance-key-insights-from-nagara-2025 

Усилен контроль за передачей результатов научно-исследовательской деятельности и экспериментальных разработок и/или продукции за пределы территории РФ

Федеральный закон от 24 июня 2025 года №159-ФЗ «О внесении изменений в статьи 7.1 и 16 Федерального закона «О науке и государственной научно-технической политике»», как указано в пояснительной записке к законопроекту, был «разработан в целях обеспечения национальных интересов Российской Федерации, усиления контроля за передачей результатов научной, научно-исследовательской деятельности и экспериментальных разработок, научной и/или научно-технической продукции за пределы территории Российской Федерации». 

Статья 7.1 «Единая государственная информационная система учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения» дополнена пунктом 2.1 следующего содержания (вступает в силу с 1 марта 2026 года).

2.1. Субъекты научной и/или научно-технической деятельности и субъекты инновационной деятельности независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности представляют в единую государственную информационную систему сведения о планируемых работах по направлениям научной и/или научно-технической деятельности и об экспериментальных разработках с участием иностранных граждан и/или иностранных организаций, а также российских организаций, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации, участие в которых возможно только по согласованию с ФСБ в соответствии с перечнем, установленным абзацем третьим пункта 4 статьи 16 настоящего Федерального закона.

Теперь в единой государственной информационной системе, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, будут размещаться (п.4):

• Сведения о договорах о научной и/или научно-технической деятельности и об экспериментальных разработках, заключенных научными организациями и/или образовательными организациями высшего образования (при выполнении ими работ за счет привлекаемых средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) с иностранными научными и/или образовательными организациями либо с научными организациями и/или образовательными организациями, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации в соответствии с законодательством РФ (иностранные участники), и не предусматривающих финансовых обязательств со стороны российских научных организаций и/или образовательных организаций высшего образования в отношении иностранных участников; 
  
  
• Сведения о планируемых работах по направлениям научной и/или научно-технической деятельности и об экспериментальных разработках с участием иностранных граждан и/или иностранных организаций, а также российских организаций, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации, участие в которых возможно только по согласованию с ФСБ в соответствии с перечнем (вступает в силу с 1 марта 2026 года).

Статья 16 «Международное научное и научно-техническое сотрудничество Российской Федерации» дополнена абзацами вторым - четвертым следующего содержания:

Договоры о научной и/или научно-технической деятельности и об экспериментальных разработках, заключенные научными организациями и/или образовательными организациями высшего образования (при выполнении ими работ за счет привлекаемых средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) с иностранными участниками и не предусматривающие финансовых обязательств со стороны российских научных организаций и/или образовательных организаций высшего образования в отношении иностранных участников, подлежат учету, осуществляемому Минобрнауки России, в порядке, устанавливаемом Правительством РФ, с использованием ЕГИС. 

В целях обеспечения национальных интересов РФ Правительство РФ утверждает по представлению Минобрнауки России, согласованному с ФСБ, перечень направлений научной и/или научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, участие в которых иностранных граждан и/или иностранных организаций, а также российских организаций, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации, возможно только по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности. 

Порядок согласования с ФСБ участия иностранных граждан и иностранных организаций, а также российских организаций, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации, в научной и/или научно-технической деятельности и экспериментальных разработках устанавливается Правительством Российской Федерации.

Положения пункта 2.1 и абзаца десятого пункта 4 статьи 7.1 федерального закона от 23 августа 1996 года №127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике» применяются:

• с 1 апреля 2026 года - в отношении научных организаций и образовательных организаций высшего образования, осуществляющих научные исследования (разработки) за счет средств федерального бюджета в рамках государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ);
  
  
• с 1 сентября 2028 года - в отношении предоставления российскими организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, осуществляющими научные исследования (разработки) за счет средств федерального бюджета и за счет иных источников, не запрещенных законодательством РФ, в ЕГИС учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения сведений о планируемых работах по направлениям научной и/или научно-технической деятельности и об экспериментальных разработках с участием иностранных граждан и/или иностранных организаций, а также российских организаций, участниками (учредителями) которых являются иностранные граждане и/или иностранные организации, участие в которых возможно только по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности в соответствии с перечнем. 

Научные организации и образовательные организации высшего образования должны до 1 декабря 2025 года разместить в ЕГИС учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения сведения о заключенных ими до дня вступления в силу настоящего Федерального закона договорах, учет которых предусмотрен абзацем вторым пункта 4 статьи 16 Федерального закона от 23 августа 1996 года №127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике». Указанное требование не применяется к договорам, срок действия которых истекает до 1 декабря 2025 года. 

Мой комментарий: В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «предусмотренный законопроектом механизм контроля со стороны ФСБ России позволит усилить контроль за передачей результатов научной деятельности за пределы Российской Федерации, не нарушая свободу научного творчества и не создавая препятствия для занятия организациями научной деятельностью». И этим всё сказано :)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=508288
https://sozd.duma.gov.ru/download/1efecf65-09db-6d66-81b1-2f6dd793fba5

Национальные Архивы США представили новое и улучшенное «Руководство по инвентаризации, установлению сроков хранения и уничтожению/передаче федеральных документов»

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бетани Крон (Bethany Cron – на фото) была опубликована 29 июля 2025 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Национальные Архивы США (NARA) рады представить обновленный ресурс по установлению сроков хранения и экспертизе ценности документов. Мы переработали наше «Руководство по инвентаризации, установлению сроков хранения и уничтожению/передаче федеральных документов» (Guide to Inventorying, Scheduling, and Disposition of Federal Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling , прямая ссылка на PDF-файл: https://www.archives.gov/files/records-mgmt/scheduling/isd.pdf ), представляющее собой 70-страничное справочное руководство по установлению сроков хранения и проведению экспертизы ценности федеральных документов. 

Новая редакция руководства лучше отражает текущую практику работы с электронными документами. Она также включает целый ряд новых вспомогательных материалов, которые помогут федеральным органам исполнительной власти в процессе установления сроков хранения и проведения экспертизы ценности.

В качестве составной части нового руководства мы также выпускаем следующие продукты:

• «Руководство по указаниям по срокам хранения для агрегаций документов» (Guide to Aggregate Item Schedules, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/scheduling/aggregate-item-sch.pdf - говоря об «агрегациях», также используют термины «большие корзины» и «функциональные перечни»);
  
  
• «Руководство по машинно-реализуемым инструкциям по уничтожению/передаче» (Guide to Machine-Implementable Disposition Instructions, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/scheduling/machine-implemention-dispo.pdf );
  
  
• «Руководство по установление сроков хранения №9: Установление сроков хранения для документов в электронных системах» (Scheduling Guide 9: Scheduling Records in Electronic Systems, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/sch-guide-9.pdf ).

В течение последующих семи недель мы опубликуем серию постов, рассказывающих о содержании нового Руководства. Следите за обновлениями!

Бетани Крон (Bethany Cron)

Источник: сайт NARA 
https://records-express.blogs.archives.gov/2025/07/29/announcing-the-new-and-improved-guide-to-inventorying-scheduling-and-disposition-of-federal-records/ 

Установлен формат хранения сведений в электронном виде, содержащихся в анкете для поступления на государственную службу Российской Федерации

Президент Российской Федерации Указом от 10 октября 2024 г. №870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» утвердил:

• Форму анкеты для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации;
  
  
• Форму анкеты для поступления на военную службу по контракту в органы федеральной службы безопасности;
  
  
• Форму сообщения об изменении сведений, содержащихся в анкете для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации.

В пункте 4 Указа было установлено, что с 1 января 2026 года анкета и сообщение об изменении сведений, содержащихся в ней, подлежат заполнению гражданами РФ, поступающими на государственную службу РФ и муниципальную службу, государственными и муниципальными служащими с применением функциональных возможностей специального программного обеспечения «Анкета ГС (МС)», размещенного на официальном сайте ФГИС в области государственной службы в сети «Интернет» в свободном доступе, функциональных возможностей федеральной государственной информационной системы в области государственной службы или информационных систем, используемых органами публичной власти в кадровой работе и адаптированных в соответствии с форматом хранения таких сведений в электронном виде.

Постановлением Правительства РФ от 04 июля 2025 года №1012 утверждены:

• Формат хранения сведений в электронном виде, содержащихся в анкете для и сообщении об изменении сведений, содержащихся в ней;
  
  
• Требования к цифровой фотографии, прилагаемой к анкете.

Документы вступят в силу с 1 января 2026 года.

Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ поручено в течение одного месяца со дня вступления в силу постановления разработать и утвердить детализированную спецификацию к формату хранения сведений в электронном виде, содержащихся в анкете для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и сообщении об изменении сведений, содержащихся в ней (п.2).

Формат хранения сведений в электронном виде, содержащихся в анкете для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и сообщении об изменении сведений, содержащихся в ней

Данный документ разработан в целях обеспечения совместимости сведений в электронном виде, содержащихся в анкете для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации, а также в сообщении об изменении сведений, содержащихся в ней, независимо от программного обеспечения, использованного для их формирования (п.1).

Сведения в электронном виде хранятся в ZIP-архиве, состоящем из машиночитаемой информации в файле формата XML, а также файлов приложений, включая цифровую фотографию и образы подтверждающих документов (при необходимости) (п.2).

Детализированная спецификация к формату хранения сведений в электронном виде (далее - детализированная спецификация) утверждается Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и содержит требования к логической структуре и способу хранения файлов, а также требования к матричным кодам (QR-кодам) (п.3).

Детализированной спецификацией обеспечивается полнота и однозначность заполнения полей анкеты и сообщения в соответствии с их формами, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2024 г. №870 (п.4).

Детализированная спецификация может быть дополнена необязательными (рекомендуемыми) для заполнения полями по согласованию с Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (п.5).

Единство нормативно-справочной информации, используемой для хранения сведений в электронном виде, обеспечивается путем применения уникальных кодов значений классификаторов и справочников федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (п.6).

На каждом листе либо на отдельном листе (листах) печатных форм анкеты и сообщения формируются зоны, содержащие матричные коды (QR-коды), позволяющие при их сканировании воспроизвести содержимое ZIP-архива (за исключением содержимого файлов приложений) (п.7).

Мой комментарий: Таким образом, с 1 января 2026 года в электронном виде будут храниться сведения из анкет для поступления на государственную службу Российской Федерации, а не сами анкеты. Тенденция установления требований к хранению структурированных данных постепенно распространяется на всё новые сферы, включая кадровый документооборот в государственных органах.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=509348

Почему специалистам по управлению документами следует обратить внимание на «Инициативу по документированию данных» (DDI): Предварительное знакомство со следующей важной вехой в области интероперабельности данных (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/08/ddi-1.html )

Почему специалистам по управлению документами следует обратить внимание на DDI?

DDI говорит на «нашем» языке, используя такие понятия, как «происхождение данных», «описание переменных», «интероперабельность», «обеспечение долговременной сохранности».

Специалисты по управлению документами и информации занимаются, помимо прочего, следующим:

• Описание и обеспечение долговременной сохранности сведений о контексте (т.е. метаданных – Н.Х.),
  
  
• Управление данными в различных системах,
  
  
• Поддержка воспроизводимости и прозрачности,
  
  
• Внедрение архитектур на основе моделей - привет вам, «платформенно-независимая модель» (platform independent model, PIM) и «платформенно-зависимые модели» (Platform Specific Models, PSM)!
  
  Мой комментарий: Аббревиатуры PIM и PSM появились вместе со стандартом сервисов управления документами (Records Management Services (RMS), см. https://www.omg.org/spec/RMS/1.0/PDF ), опубликованным в 2011 году «Группой управления объектами» (Object Management Group, OMG, https://www.omg.org/ ) – это международный консорциум по технологическим стандартам.

Звучит знакомо, не правда ли?

Документы DDI предлагают структурированный, основанный на стандартах подход к решению этих задач. Независимо от того, управляете ли Вы данными научных исследований, государственных опросов или данными из конвейеров машинного обучения, «каскад переменных» (variable cascade – о данном понятии говорится, что «это более тонкая модель, описывающая этапы жизненного цикла переменной от замысла до ее использования в наборе данных». Переменные могут распространять изменения от одного элемента к другим, которые зависят от них - Н.Х.) DDI (да, это ключевой элемент!) даёт Вам строительные блоки, позволяющие логически и последовательно создавать модели и объяснять наборы данных.

В настоящее время DDI привлекает к себе серьёзное внимание на международном уровне.

На арену выходит ИСО: Предложена разработка PAS-спецификаций

На недавнем пленарном заседании технического комитета ИСО TC46 в Дельфте (Голландия) центральное место заняло предложение о международной стандартизации DDI посредством публикации общедоступных спецификаций (Publicly Available Specification, PAS).

Мой комментарий: речь идёт о проекте ISO/AWI PAS 25955 «Инициатива документирования данных» (Data Documentation Initiative, см. https://www.iso.org/standard/92127.html ).

Проект PAS-спецификаций, представленный на пленарной встрече ветеранами в области метаданных Дэном Дэном Гиллманом (Dan Gillman) и Арофаном Грегори (Arofan Gregory), направлен на гармонизацию основных, неизменных функциональных возможностей, общих для DDI-Codebook, DDI-Lifecycle и DDI-CDI. К ним относятся модель описания переменных, согласование жизненного цикла данных и разделение между логическим и физическим моделированием (также известное как различие между PIM и PSM-моделями). Проект в настоящее время находится на стадии ISO 20.00 – он официально зарегистрирован и находится на ранней стадии разработки.

Зачем добиваться стандартизации DDI в ИСО? Это вопрос известности и доверия. Как и стандарт ISO 17369:2013 «Обмен статистическими данными и метаданными (SDMX)» (Statistical data and metadata exchange (SDMX)), см. https://www.iso.org/standard/52500.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:52500:en – данный формат поддерживаемый Банком международных расчётов, ЕЦБ, Евростатом, МВФ, Росстатом и иными организациями, включая статистические подразделение ООН – Н.Х.) до него, стандарт DDI может помочь национальным правительствам, агентствам ООН, научно-исследовательским учреждениям и коммерческим пользователям данных внедрять более последовательные, интероперабельные практики.

Что дальше - и какова Ваша роль

Если Ваша сфера деятельности включает обеспечение электронной сохранности, стратегии метаданных или же налаживание взаимодействия между архивами и хранилищами данных, DDI может оказаться именно тем инструментом, который Вам нужен.

• Думаете о структурированных метаданных для обучающих данных ИИ? Модель переменных и отслеживание происхождения в DDI могут помочь.
  
  
• Пытаетесь согласовать архивные системы с рабочими процессами статистики? DDI уже отражает модели жизненного цикла, такие как GSBPM.
  
  
• Разочарованы изолированными наборами данных, не имеющими надлежащего контекста? Документирование контекста является сильной стороной DDI.

По мере продвижения проекта PAS-спецификаций в техническом подкомитете ИСО TC46/SC4 «Техническая интероперабельность» (Technical Interoperability) можно ожидать более широкого вовлечения представителей различных секторов. Сейчас самое время для специалистов по управлению документами высказать своё мнение, поскольку метаданные предназначены не только для поддержки функционирования баз данных, они являются «жизненной силой» для обеспечения прозрачности, подотчётности и возможности повторного использования.

Давайте же приложи усилия для того, чтобы этот стандарт также отвечал нашим потребностям!

Хотите узнать больше? Напишите мне или свяжитесь с «Альянсом DDI».

И помните: важны не только сами данные. Важно знать, что данные означают, откуда они взялись и каким образом обеспечивается их долговечность.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/why-records-pros-should-care-about  

Австралия: Опубликован новый стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами»

Данный пост подготовлен на основе заметки руководителя проекта разработки стандарта AS 5393:2025, консультанта по вопросам управления информацией Сандры Эннор (Sandra Ennor - на фото), которая была опубликована 6 августа 2025 года на сайте Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ),, а позднее – в социальных сетях X (Twitter) и LinkedIn. Напомню, что о работе над данным стандартом я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2025/05/as-5393.html 

Для справки: Стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems) объёмом 23 страницы был опубликован 27 июня 2025 года, см. https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 . Предпросмотр первых страниц документа доступен по адресу: https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1

Появился новый эталон передовой практики в области управления документами и информацией -  недавно был опубликован австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems).

Данный стандарт, подготовленный австралийскими членами Объединённого комитета по стандартам Австралии и Новой Зеландии IT-021 «Системы управления документами и контентом» (Records and Document Management Systems), закладывает основу для более согласованного, безопасного и эффективного управления информацией во всей отрасли.

Стандарт AS 5393:2025 содержит требования, спецификации и рекомендации по проведению миграции авторитетных данных, информации и документов между системами. В нём также рассматриваются ключевые по важности аспекты, которые следует понимать высшему руководству и экспертам по стратегическому управлению информацией (information governance).

Мой комментарий: «Авторитетными» считаются документы, обладающие целостностью, аутентичностью, надёжностью и пригодностью к использованию.

Цель настоящего стандарта заключается в демонстрации того, что технологии – не единственный фактор; что миграция авторитетных данных, информации и документов между системами часто может проводиться таким образом, когда нет согласованности между надзором со стороны руководства и структурами стратегического управления, - поэтому для достижения положительных результатов требуется тщательное планирование, анализ и осведомлённость.

Стандарт AS 5393:2025 описывает причины, побуждающие к проведению миграции документов, типы миграции, преимущества, а также управление рисками. Также подробно объясняется методология миграции, позволяя организациям разобраться в вопросах оценки вариантов, планирования, оперативного и стратегического управления, с целью обеспечения контроля и минимизации рисков при реализации успешных стратегий.

Уделяя особое внимание вопросам документирования, данный стандарт также предлагает контрольный список видов ответственности и обязанностей, наряду с некоторыми ключевыми аспектами, которые организации могут принять во внимание при обновлении, выводе из эксплуатации, интеграции или переносе данных, информации и документов.

Первоначально разработанный для представителей высшего руководства организаций, данный стандарт также может быть стратегически использован в комитетах по стратегическому управлению информацией для понимания принципов успешного проведения миграции и внедрения методов, обеспечивающих необходимое базовое взаимодействие с другими ключевыми фигурами в стратегическом управлении (т.е. с экспертами в области управления информацией и документами, специалистами в области информационных технологий и информационной архитектуры, с экспертами в предметной области и т.д.).

Процесс разработки от инициирования проекта до публикации стандарта был чрезвычайно плодотворным. Я благодарю бывших и нынешних членов комитета по стандартизации, внесших вклад в разработку этого стандарта, а также все организации, выделившие время для предоставления отзывов в ходе публичного обсуждения.

Новый стандарт можно приобрести на сайте «Стандартов Австралии» (Standards Australia) по адресу https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 .

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
Раздел 1. Область применения и общие положения
Раздел 2. Контекст (условия) деловой деятельности

2.1. Движущие силы проведения миграции документов
2.2. Типы миграции
2.3. Преимущества
2.4. Риски и управление рисками

Раздел 3. Методология

3.1. Оценка вариантов миграции
3.2. Планирование, стратегическое и оперативное управление
3.3. Контрольный список способностей
3.4. Деловые требования и контрольный список для рассмотрения

Раздел 4. Соображения по документированию

4.1. Ключевые элементы
4.2. Область охвата миграции
4.3. Контрольный список видов ответственности и обязанностей

Раздел 5. Характеристики миграции между системами

5.1. Обзор
5.2. Обновление с одной версии программной системы на новую версию той же программной системы
5.3. Переход с одной программной системы на новую программную систему
5.4. Обновление существующего формата данных до нового формата данных
5.5. Вывод документов из системы и их миграция 
5.6. Интеграция систем и миграция контента между системами
5.7. Переход с сетевых дисков на новую программную систему
5.8. Управление проприетарными форматами
5.9. Переход от одних поставщиков услуг к другим

Приложение A (справочное): Соображения относительно рисков миграции
Библиография

Источник: сайт Ассоциации RIMPA
https://www.rimpa.com.au/resource/new-standard-launched-for-records-and-document.html 
https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1